Garage indépendant : devis et travaux en plus acceptés par écrit
« Je n’avais pas dit oui pour les disques » : la réparation qui se décide au téléphone
Une voiture entre à l’atelier pour la distribution. Le devis s’accepte au comptoir ou au téléphone, la carte grise arrive en photo par SMS. Puis, en démontant les roues, votre mécanicien trouve des disques sous la cote minimale. Vous appelez la cliente, qui ne répond pas ; vous laissez un message, elle rappelle pendant que vous êtes sous une autre voiture.
La voiture occupe une place pendant ce temps. Et le jour de la facture, il ne reste aucune trace écrite de ce qui a été accepté, ni de quand.
Ce que Kolinea change pour vous
Annotations
La pièce usée, montrée sur la photo
Sur la photo du disque ou du pneu, tracez une zone, écrivez votre annotation et mentionnez votre client. Il voit ce que vous voyez à l’atelier, répond à cet endroit, et l’annotation devient d’un clic une demande.
- Un point ou une zone, sur la photo comme sur le devis
- Les réponses sur place, et « traitée » quand c’est réglé
- Une publication ou une demande en un clic
Inclus dans Premium : vos clients annotent aussi, même depuis leur téléphone
Demandes de documents
Carte grise et constat, déposés depuis le téléphone
Carte grise, carnet d’entretien, constat amiable, numéro de sinistre : votre client dépose chaque pièce sur sa ligne ; vous la validez, ou vous la rejetez avec le motif.
- Une liste de pièces par demande, avec échéance
- Rejet motivé : le client sait quoi reprendre en photo
- Tout est prêt avant le passage de l’expert
Votre client dépose ses pièces depuis son téléphone
Rappels automatiques
La réponse arrive avant que la voiture bloque le pont
Accord sur le devis, travaux en plus, pièces de l’assurance : fixez l’échéance et Kolinea rappelle votre client, deux jours avant, le jour même, le lendemain, puis sept jours après. Dès que votre client répond, Kolinea arrête.
- Deux jours avant, le jour même, le lendemain, sept jours après
- Arrêt dès que la demande est traitée
- Relancer à la main reste possible
Vos clients retrouvent ce qu’on attend d’eux en ouvrant le dossier
Ce que Kolinea règle pour les garages
-
Avant : Un accord donné par SMS ou au téléphone ne se retrouve plus le jour où on le conteste
Un devis ou un avenant soumis dans le dossier, accepté ou refusé par chaque personne nommée, avec la date et son nom.
Voir comment -
-
Kolinea règle aussi
Modèles de dossier
Chaque réparation, prête d’avance
Le modèle « Réparation mécanique » prépare les papiers du véhicule, l’accord sur le devis, la question des travaux supplémentaires et la checklist avant de récupérer le véhicule, avec leurs échéances.
- Demandes prévues, dans l’ordre
- Un modèle « Carrosserie après sinistre » pour les dossiers d’assurance
- Vos propres modèles, partagés avec l’atelier (Premium)
Vous écrivez vos demandes une fois pour tous vos clients
Pilotage
Tous vos dossiers, une action à la fois
Chaque point ouvert de vos dossiers est une action pour vous ou un suivi que Kolinea assure à votre place. La session enchaîne vos actions au clavier, du premier au dernier.
- Une action par point : valider, répondre, publier, appeler
- Les points en suivi, relancés par Kolinea
- Les jalons à tenir, avec leur météo
Inclus dans tous les forfaits
Une réparation, un dossier : le devis, les travaux en plus, la restitution
Votre client ouvre le dossier par un lien, sans compte, depuis son téléphone. Il y dépose les pièces que vous demandez, ou vous pose une question sur un bruit qu’il a remarqué. Votre mécanicien travaille dans le même dossier, ouvert à partir du modèle « Réparation mécanique ».
-
Devis
Vous joignez le devis, et votre client l’accepte ou le refuse en bon pour accord, avec la date et son nom. Kolinea ne chiffre ni ne facture : il garde la trace de l’accord (le bon pour accord en détail).
-
Travaux supplémentaires
La photo de la pièce usée, annotée à l’endroit qui compte, puis une décision à choix (remplacer maintenant, à la prochaine visite, me rappeler) ; la réponse est datée (les décisions à choix).
-
Papiers du véhicule
Carte grise, carnet d’entretien, et pour un sinistre le constat amiable et le numéro de sinistre, chacun avec une échéance ; vous acceptez chaque pièce, ou la refusez en donnant le motif (les demandes de pièces).
-
Restitution
Des créneaux proposés pour rendre la voiture ; le client en choisit un et reçoit l’invitation d’agenda (la prise de rendez-vous).
Le bon pour accord est une validation simple, sans valeur de signature électronique qualifiée.
Du dépôt à la restitution, le client sait où en est sa voiture
Chaque demande a un destinataire et une échéance. Les rappels partent deux jours avant l’échéance, le jour même, le lendemain, puis sept jours après, et s’arrêtent dès la réponse. Vous ajoutez des jalons au dossier : véhicule déposé, réparation faite, véhicule prêt.
Pour une réparation prise en charge par l’assurance, l’expert entre dans le dossier comme intervenant à accès limité : il ne lit que ce qui le nomme ou le mentionne, et vos notes internes restent entre vous.
À la restitution, vous clôturez le dossier. Votre client et vous y retrouvez le devis accepté, les travaux en plus et la date de chaque étape, tant que votre espace existe. Si la voiture revient sous garantie, vous rouvrez le dossier et tout y est encore.
Les autres fonctions pour votre métier
Questions fréquentes
Une autre question ? Contactez-nous
Votre espace passe au plan Gratuit, sans limite de durée : 2 dossiers actifs à la fois et 2 membres. L’essai ne demande pas de carte bancaire. Au-delà de 2 dossiers actifs, la création de nouveaux dossiers attend qu’un dossier soit clos, ou que vous choisissiez Premium.
Un seul abonnement Premium par espace : 159 € HT par mois, ou 1 548 € HT par an (soit 129 € HT par mois), membres et dossiers illimités. Vos clients ne paient jamais.
Vos dossiers en cours continuent, et vos clients gardent leur accès aux dossiers clos, à vie, tant que votre espace existe. Si vous supprimez l’espace, chacun est prévenu par e-mail 30 jours avant et peut télécharger l’export de ses dossiers.
En savoir plusPas si vos échanges sont ponctuels, sans suivi dans la durée : un e-mail suffit. Ni s’il vous faut facturer vos clients, ou une signature électronique qualifiée : Kolinea ne facture pas, et son bon pour accord est une validation simple, datée et au nom de la personne qui l’a donnée, sans valeur de signature qualifiée. Il garde la trace de ce qui a été accepté et de la date ; si votre acte exige une signature qualifiée, il faut un autre outil.
Ils n’ont rien à installer ni à retenir : ils ouvrent leur lien et voient d’abord ce que vous attendez d’eux, sur téléphone comme sur ordinateur.
En savoir plusDepuis sa fiche, vous générez un lien à usage unique, à ouvrir sous 24 h, et un code à 6 chiffres, que vous lui transmettez vous-même : le lien par SMS ou messagerie, le code par téléphone ou de vive voix. Son appareil reste ensuite reconnu pour vos dossiers.
En savoir plusChaque métier présenté ici a son modèle de dossier, avec les demandes habituelles déjà rédigées : « Contentieux » pour un avocat, « Clôture annuelle » pour un expert-comptable, « Mise en location » pour un gestionnaire locatif, et ainsi de suite. Ils sont utilisables dès le plan Gratuit ; écrire vos propres modèles et ajouter des champs personnalisés (surface, budget, type de bien…) est réservé à Premium.
En savoir plusInvitez vos collègues dans votre espace : 2 membres sur le plan Gratuit, autant que vous voulez sur Premium. Chacun accède aux dossiers où il intervient ; les propriétaires et administrateurs voient tous les dossiers, et les retards de toute l’équipe.
En savoir plusOui, gratuitement. Vous ouvrez le dossier, y déposez vos documents et créez un compte gratuit, sans mot de passe, puis vous lui envoyez le lien. Il lit le dossier depuis ce lien et le prend en charge pour vous répondre ; sans prise en charge sous 30 jours, le dossier reste à vous, et il peut toujours le reprendre.
Votre prochain dossier, sans rien perdre en route
Pas le bon moment ?
Recevez le lien par e-mail et reprenez plus tard, depuis votre ordinateur.
Un seul e-mail, et votre adresse n’est pas conservée.