Avocat : partager les pièces d’un litige avec le client
Un litige commercial, des pièces qui arrivent en vrac
Une société vous confie des factures impayées. Il vous faut le contrat cadre, les bons de commande et de livraison, les e-mails sur le retard, la mise en demeure déjà envoyée, puis les attestations avant la réunion de conciliation. Tout arrive par e-mail ou en photo.
Les dirigeants ne savent pas ce qui manque. La présidente et le directeur général n’ont pas reçu les mêmes messages, et le montant en dessous duquel ils refuseraient un accord s’est fixé dans une conversation qu’il faudra retrouver.
Ce que Kolinea change pour vous
Rédiger une demande
Votre message devient une liste point par point
Vous écrivez comme d'habitude. Sauf qu'à l'arrivée, votre client ne reçoit pas un long message : il reçoit une liste claire, point par point, avec une échéance. Et vous voyez ce qui est fait et ce qui manque.
- Aussi simple qu'écrire un e-mail
- Chaque point suivi jusqu'à sa réponse
- Vos messages habituels prêts en modèles
Votre client sait quoi faire, et vous voyez où il en est
Demandes de documents
Les pièces du dossier, réunies dans une seule demande
Contrats, factures, correspondances : votre client dépose chaque pièce dans la demande ; vous acceptez ou refusez avec la raison.
- Une liste de pièces par demande, avec échéance
- Refus motivé : le client sait quoi redéposer
- La demande se clôt quand tout est accepté
Votre client dépose ses pièces depuis son téléphone
Bon pour accord
L'accord du client sur le protocole, daté
Soumettez un protocole, une convention ou une stratégie. Votre client accepte ou refuse, et la réponse reste datée, à son nom.
- Chaque client sollicité répond
- Acceptation datée et nominative
- Rien ne se modifie après coup
Une validation simple et datée, sans valeur de signature qualifiée
Ce que Kolinea règle pour les avocats
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Avant : Les pièces arrivent par e-mail, par SMS et par des liens qui expirent, et personne ne sait ce qui manque encore
Une ligne par pièce attendue, un dépôt depuis un simple lien, et des rappels qui partent seuls
Voir comment -
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Kolinea règle aussi
Modèles de dossier
Chaque dossier contentieux, prêt d'avance
Le modèle « Contentieux » prépare la convention d'honoraires, les pièces du litige, la préparation de l'audience et l'accord sur les conclusions, avec leurs échéances.
- Demandes prévues, dans l'ordre
- Des échéances calées sur chaque dossier
- Vos propres modèles, partagés avec votre cabinet (Premium)
Vous écrivez vos demandes une fois pour tous vos clients
Chaque litige a son dossier, avec ses notes internes
La présidente et le directeur général ont chacun leur lien, sans compte. Chacun peut vous écrire ou déposer une pièce de sa propre initiative. Vous et votre équipe partagez le dossier, ouvert à partir du modèle « Contentieux », avec des notes internes que le client ne voit jamais.
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Pièces du dossier
Contrat cadre, bons de livraison, factures impayées, mise en demeure. Chaque pièce est demandée à son destinataire et suivie jusqu’au dépôt.
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Stratégie
Accord amiable ou assignation ? Une décision à choix, avec la réponse de chacun.
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Montant plancher
La somme sous laquelle le client refuse de transiger, soumise en bon pour accord avant la conciliation. Chaque dirigeant l’accepte à son nom, avec la date.
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Protocole transactionnel
Le protocole suit le même chemin, puis un rendez-vous de signature est fixé.
Le bon pour accord date et nomme celui qui l’a donné. C’est une validation simple, sans valeur de signature électronique qualifiée : le protocole se signe selon vos usages.
Une pièce sensible qui reste entre vous et le client
L’expert-comptable de la société peut être ajouté comme intervenant. Une pièce sensible se publie en confidentiel : le cabinet et les personnes que vous nommez, le client par exemple, la lisent ; un intervenant que vous n’avez pas nommé ne la voit pas.
Le journal d’accès du dossier dit qui a consulté quelle pièce, et vous pouvez retirer un accès à tout moment. Le détail est sur la page Sécurité et confidentialité ; le cloisonnement des pièces et les habitudes de partage ont chacun leur page.
Un client qui sait où en est l’affaire
Les rappels relancent chaque pièce ou validation en attente : deux jours avant l’échéance, le jour même, le lendemain, puis sept jours après. Au terme du litige, vous clôturez le dossier : la stratégie choisie et le montant accepté, avec leur date, restent consultables par le cabinet et par le client tant que l’espace du cabinet existe.
Les autres fonctions pour votre métier
Questions fréquentes
Votre espace passe au plan Gratuit, sans limite de durée : 2 dossiers actifs à la fois et 2 membres. L’essai ne demande pas de carte bancaire. Au-delà de 2 dossiers actifs, la création de nouveaux dossiers attend qu’un dossier soit clos, ou que vous choisissiez Premium.
Un seul abonnement Premium par espace : 9 € HT par mois, ou 84 € HT par an (soit 7 € HT par mois), pour jusqu’à 20 membres et 50 dossiers actifs. Vos clients ne paient jamais.
Vos dossiers en cours continuent, et vos clients gardent leur accès aux dossiers clos, à vie, tant que votre espace existe. Si vous supprimez l’espace, chacun est prévenu par e-mail 30 jours avant et peut télécharger l’export de ses dossiers.
C’est une validation simple, datée et au nom de la personne qui l’a donnée, sans valeur de signature électronique qualifiée. Elle garde la trace de ce qui a été accepté et de la date ; si votre acte exige une signature qualifiée, il faut un autre outil.
Ils n’ont rien à installer ni à retenir : ils ouvrent leur lien et voient d’abord ce que vous attendez d’eux, sur téléphone comme sur ordinateur.
En savoir plusDepuis sa fiche, vous générez un lien à usage unique, à ouvrir sous 24 h, et un code à 6 chiffres, que vous lui transmettez vous-même : le lien par SMS ou messagerie, le code par téléphone ou de vive voix. Son appareil reste ensuite reconnu pour vos dossiers.
En savoir plusChaque métier présenté ici a son modèle de dossier, avec les demandes habituelles déjà rédigées : « Contentieux » pour un avocat, « Clôture annuelle » pour un expert-comptable, « Mise en location » pour un gestionnaire locatif, et ainsi de suite. Ils sont utilisables dès le plan Gratuit ; écrire vos propres modèles et ajouter des champs personnalisés (surface, budget, type de bien…) est réservé à Premium.
En savoir plusInvitez vos collègues dans votre espace : 2 membres sur le plan Gratuit, jusqu’à 20 sur Premium. Chacun accède aux dossiers où il intervient ; les propriétaires et administrateurs voient tous les dossiers, et les retards de toute l’équipe.
En savoir plusOui, gratuitement. Vous ouvrez le dossier, y déposez vos documents et créez un compte gratuit, sans mot de passe, puis vous lui envoyez le lien. Il lit le dossier depuis ce lien et le prend en charge pour vous répondre ; sans prise en charge, le dossier est supprimé au bout de 30 jours.
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