Architecte : un accord daté du client à chaque phase du projet
Chaque phase attend un accord, et l’accord se perd
Vous menez l’extension d’une maison pour un couple. Les trois esquisses sont parties par e-mail ; la réponse est revenue sur WhatsApp, d’un seul des deux. L’avant-projet a été accepté au téléphone, un soir, et le dossier de permis attend une pièce du lotissement que personne ne se souvient d’avoir demandée.
Puis, pendant la consultation des entreprises, le client revient sur la largeur de la baie. Vous cherchez dans votre boîte la date à laquelle il avait accepté l’avant-projet, et sous quelle forme. Chaque phase repose sur un accord que vous ne retrouvez qu’à moitié.
Ce que Kolinea change pour vous
Décisions à choix
L’esquisse choisie, datée et au nom du client
Une option par esquisse, les images jointes à la question : votre client choisit dans le dossier, et sa réponse ne se perd plus entre deux e-mails.
- Deux à six options, au choix unique ou multiple
- Les esquisses jointes à la question
- Réponse datée, visible des deux parties
Plus de décision retrouvée trois semaines trop tard
Bon pour accord
Chaque phase validée, datée, au nom de chacun
Soumettez l’avant-projet ou le dossier de permis avant le dépôt. Chaque client l’accepte ou le refuse depuis son téléphone.
- Couple ou indivision, chacun répond
- Acceptation datée et nominative
- Rien ne se modifie après coup
Une validation simple et datée, sans valeur de signature qualifiée
Rendez-vous
Les présentations du projet, calées dans le dossier
Proposez plusieurs créneaux pour présenter l’esquisse ou l’avant-projet. Votre client choisit ; l’invitation d’agenda part avec l’adresse de l’agence ou le lien de visio.
- Plusieurs créneaux, un seul choix
- À l’agence, sur place ou en visio
- Invitation d’agenda à la confirmation
Un rendez-vous confirmé arrive avec son invitation d’agenda
Ce que Kolinea règle pour les architectes
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Avant : Une décision prise par e-mail ou par SMS reste là où elle est tombée, et personne ne la retrouve au moment d’agir
Chaque choix posé comme une question à options, tranché depuis un lien, daté et rangé dans le dossier.
Voir comment -
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Kolinea règle aussi
Modèles de dossier
Chaque projet, prêt d’avance
Le modèle « Extension de maison » prépare le choix de l’esquisse, l’accord sur l’avant-projet, les pièces du permis et l’accord avant le dépôt, avec leurs échéances.
- Demandes prévues, dans l’ordre
- Des échéances calées sur chaque dossier
- Vos propres modèles, partagés avec l’équipe (Premium)
Vous écrivez vos demandes une fois pour tous vos clients
Un dossier par projet, une validation par phase
Vos clients entrent par un lien, sans compte, et voient à chaque phase ce qu’on attend d’eux. Votre équipe travaille dans le même dossier, ouvert à partir du modèle « Extension de maison », qui prépare le choix de l’esquisse, l’accord sur l’avant-projet, les pièces du permis et l’accord avant le dépôt.
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Esquisses
Une décision à choix, une option par esquisse, les images jointes à la même publication. Le client choisit ; sa réponse est datée et porte son nom.
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Avant-projet et dossier de permis
Chacun soumis en bon pour accord. Chaque client l’accepte ou le refuse, avec la date et son nom, et rien ne se modifie après coup.
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Pièces du permis
Plan de bornage, photos depuis la rue, accord du lotissement, chacune sur sa ligne et avec une échéance. Vous acceptez la pièce, ou vous la refusez en disant pourquoi.
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Présentations et relevés
Des créneaux proposés, à l’agence, sur place ou en visio ; le client en choisit un et reçoit une invitation d’agenda.
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Entreprises consultées
Chacune est ajoutée comme intervenant, avec un accès limité si vous le choisissez. Elle ne lit alors que ce qui la nomme ou la mentionne.
Des phases qui avancent, des accords qu’on retrouve
La vue « en attente » montre à vos clients ce qu’on attend d’eux, et à vous ce qui retient la phase suivante. Les rappels partent deux jours avant l’échéance, le jour même, le lendemain, puis sept jours après, jusqu’à ce que la demande soit traitée. Vous posez des jalons (esquisse retenue, avant-projet validé, dépôt du permis, réception) : chacun voit le même avancement.
Le bon pour accord est une validation simple, datée et nominative ; il ne remplace pas la signature de votre contrat d’architecte. À la réception, vous clôturez le dossier : vos clients et vous y retrouvez l’esquisse choisie, l’avant-projet accepté et la date de chaque accord, tant que votre espace existe.
Questions fréquentes
Une autre question ?
Contactez-nousVotre espace passe au plan Gratuit, sans limite de durée : 2 dossiers actifs à la fois et 2 membres. L’essai ne demande pas de carte bancaire. Au-delà de 2 dossiers actifs, la création de nouveaux dossiers attend qu’un dossier soit clos, ou que vous choisissiez Premium.
Pendant l’offre Membres Fondateurs, Premium est offert à votre espace dès votre réservation, sans carte bancaire, pendant toute la phase de lancement. Vous gardez ensuite le tarif Fondateur à vie, tant que vous restez abonné : 6 € HT par mois, ou 60 € HT par an, au lieu de 9 € HT par mois ou 84 € HT par an. Un seul abonnement par espace, membres et dossiers illimités. Vos clients ne paient jamais.
Premium offert dès aujourd’hui, pendant toute la phase de lancement, puis jusqu’à −33 % à vie
100 places restantes sur 100 À réserver depuis votre espace, une fois inscrit
Vos dossiers en cours continuent, et vos clients gardent leur accès aux dossiers clos, à vie, tant que votre espace existe. Si vous supprimez l’espace, chacun est prévenu par e-mail 30 jours avant et peut télécharger l’export de ses dossiers.
Pas si vos échanges sont ponctuels, sans suivi dans la durée : un e-mail suffit. Ni s’il vous faut facturer vos clients, ou une signature électronique qualifiée : Kolinea ne facture pas, et son bon pour accord est une validation simple, datée et au nom de la personne qui l’a donnée, sans valeur de signature qualifiée. Il garde la trace de ce qui a été accepté et de la date ; si votre acte exige une signature qualifiée, il faut un autre outil.
Ils n’ont rien à installer ni à retenir : ils ouvrent leur lien et voient d’abord ce que vous attendez d’eux, sur téléphone comme sur ordinateur.
En savoir plusDepuis sa fiche, vous générez un lien à usage unique, à ouvrir sous 24 h, et un code à 6 chiffres, que vous lui transmettez vous-même : le lien par SMS ou messagerie, le code par téléphone ou de vive voix. Son appareil reste ensuite reconnu pour vos dossiers.
En savoir plusChaque métier présenté ici a son modèle de dossier, avec les demandes habituelles déjà rédigées : « Contentieux » pour un avocat, « Clôture annuelle » pour un expert-comptable, « Mise en location » pour un gestionnaire locatif, et ainsi de suite. Ils sont utilisables dès le plan Gratuit ; écrire vos propres modèles et ajouter des champs personnalisés (surface, budget, type de bien…) est réservé à Premium.
En savoir plusInvitez vos collègues dans votre espace : 2 membres sur le plan Gratuit, autant que vous voulez sur Premium. Chacun accède aux dossiers où il intervient ; les propriétaires et administrateurs voient tous les dossiers, et les retards de toute l’équipe.
En savoir plusOui, gratuitement. Vous ouvrez le dossier, y déposez vos documents et créez un compte gratuit, sans mot de passe, puis vous lui envoyez le lien. Il lit le dossier depuis ce lien et le prend en charge pour vous répondre ; sans prise en charge, le dossier est supprimé au bout de 30 jours.
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