Mise en location suivie avec propriétaires et locataires
Entre le propriétaire et le locataire, tout passe par vous
Un T3 se libère. Le propriétaire veut savoir quand il sera reloué, le peintre attend un accord sur son devis, et trois candidats envoient leurs pièces par e-mail, en photos de travers, sans l'avis d'imposition. Le garant de celui que vous retenez répond deux semaines plus tard.
Vous faites la navette entre tout ce monde : le devis transféré au propriétaire, sa réponse retrouvée dans un fil de messages, l'état des lieux recalé deux fois par téléphone. Le jour où un propriétaire demande pourquoi les travaux ont été faits, il faut retrouver qui a dit oui, et quand.
Ce que Kolinea change pour vous
Demandes de documents
Les pièces du candidat et du garant, demandées à chacun
Listez ce qu'il vous faut pour étudier la candidature. Le candidat dépose chaque pièce ; vous acceptez ou refusez avec la raison.
- Identité, revenus, avis d'imposition
- Refus motivé : le candidat sait quoi redéposer
- La même demande pour le garant
Votre client dépose ses pièces depuis son téléphone
Bon pour accord
L'accord du propriétaire sur les travaux, daté et à son nom
Soumettez le devis reçu. Le propriétaire l'accepte ou le refuse, et la réponse reste datée.
- Le devis joint à la demande
- Acceptation datée et nominative
- Rien ne se modifie après coup
Une validation simple et datée, sans valeur de signature qualifiée
Rendez-vous
L'état des lieux, calé en un clic
Proposez plusieurs créneaux au locataire. Il choisit ; l'invitation d'agenda part avec l'adresse du logement.
- Plusieurs créneaux, un seul choix
- Adresse du logement jointe
- Invitation d'agenda à la confirmation
Un rendez-vous confirmé arrive avec son invitation d’agenda
Ce que Kolinea règle pour les gestionnaires locatifs
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Avant : Les pièces arrivent par e-mail, par SMS et par des liens qui expirent, et personne ne sait ce qui manque encore
Une ligne par pièce attendue, un dépôt depuis un simple lien, et des rappels qui partent seuls
Voir comment -
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Kolinea règle aussi
Modèles de dossier
Chaque mise en location, prête d'avance
Le modèle « Mise en location » prépare le dossier du candidat et du garant, l’accord du propriétaire sur les travaux, l’état des lieux et l’accord sur le bail, avec leurs échéances.
- Demandes prévues, dans l'ordre
- Des échéances calées sur chaque dossier
- Vos propres modèles, partagés avec votre agence (Premium)
Vous écrivez vos demandes une fois pour tous vos clients
Le préavis, le candidat et les travaux dans un seul dossier
Le propriétaire et le locataire ont chacun leur lien, sans compte. Le locataire y dépose ses pièces quand il les retrouve, le propriétaire y écrit au lieu de vous appeler. Vos collègues de l’agence partagent le dossier, ouvert à partir du modèle « Mise en location ». Le peintre, ajouté avec un accès limité, ne voit que ce qui le nomme.
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Dossier du candidat
Pièce d'identité, justificatifs de revenus, avis d'imposition, une ligne et un statut par pièce. Ce qui manque se voit d'un coup d'œil, et le dossier du garant suit le même chemin.
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Travaux
Le devis soumis au propriétaire en bon pour accord, avec sa réponse, la date et son nom. S'il refuse, il dit pourquoi.
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État des lieux
Des créneaux proposés au locataire, qui en choisit un ; la confirmation rejoint son agenda. Une checklist rappelle les compteurs à relever et les clés à remettre.
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Bail
Le projet de bail relu et validé par le propriétaire avant la signature.
Le bon pour accord est une validation simple, sans valeur de signature électronique qualifiée : le bail se signe comme vous en avez l'habitude.
Un propriétaire informé sans que vous ayez à l'appeler
Les rappels partent seuls vers le candidat et son garant : deux jours avant l’échéance, le jour même, le lendemain, puis sept jours après. Le propriétaire suit l'avancement dans le dossier au lieu de vous le demander.
Une fois le bail signé, vous clôturez le dossier. Le jour où un propriétaire demande pourquoi les travaux ont été faits, le devis validé, sa date et la personne qui l’a accepté sont consultables par lui et par l’agence, tant que l’espace de l’agence existe.
Questions fréquentes
Votre espace passe au plan Gratuit, sans limite de durée : 2 dossiers actifs à la fois et 2 membres. L’essai ne demande pas de carte bancaire. Au-delà de 2 dossiers actifs, la création de nouveaux dossiers attend qu’un dossier soit clos, ou que vous choisissiez Premium.
Un seul abonnement Premium par espace : 9 € HT par mois, ou 84 € HT par an (soit 7 € HT par mois), pour jusqu’à 20 membres et 50 dossiers actifs. Vos clients ne paient jamais.
Vos dossiers en cours continuent, et vos clients gardent leur accès aux dossiers clos, à vie, tant que votre espace existe. Si vous supprimez l’espace, chacun est prévenu par e-mail 30 jours avant et peut télécharger l’export de ses dossiers.
C’est une validation simple, datée et au nom de la personne qui l’a donnée, sans valeur de signature électronique qualifiée. Elle garde la trace de ce qui a été accepté et de la date ; si votre acte exige une signature qualifiée, il faut un autre outil.
Ils n’ont rien à installer ni à retenir : ils ouvrent leur lien et voient d’abord ce que vous attendez d’eux, sur téléphone comme sur ordinateur.
En savoir plusDepuis sa fiche, vous générez un lien à usage unique, à ouvrir sous 24 h, et un code à 6 chiffres, que vous lui transmettez vous-même : le lien par SMS ou messagerie, le code par téléphone ou de vive voix. Son appareil reste ensuite reconnu pour vos dossiers.
En savoir plusChaque métier présenté ici a son modèle de dossier, avec les demandes habituelles déjà rédigées : « Contentieux » pour un avocat, « Clôture annuelle » pour un expert-comptable, « Mise en location » pour un gestionnaire locatif, et ainsi de suite. Ils sont utilisables dès le plan Gratuit ; écrire vos propres modèles et ajouter des champs personnalisés (surface, budget, type de bien…) est réservé à Premium.
En savoir plusInvitez vos collègues dans votre espace : 2 membres sur le plan Gratuit, jusqu’à 20 sur Premium. Chacun accède aux dossiers où il intervient ; les propriétaires et administrateurs voient tous les dossiers, et les retards de toute l’équipe.
En savoir plusOui, gratuitement. Vous ouvrez le dossier, y déposez vos documents et créez un compte gratuit, sans mot de passe, puis vous lui envoyez le lien. Il lit le dossier depuis ce lien et le prend en charge pour vous répondre ; sans prise en charge, le dossier est supprimé au bout de 30 jours.
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