Organisme de formation : réunir les pièces de chaque session
Les preuves d’une session, dispersées dans vos e-mails
Avant la session, il vous faut l’organigramme, les fiches de poste et la liste des participants pressentis. La responsable des ressources humaines les envoie en trois e-mails, la convention revient signée par un autre canal, et la liste définitive des stagiaires change encore la veille du démarrage.
Après la session viennent les feuilles d’émargement, les évaluations à chaud et le relevé des absences. Le jour de l’audit Qualiopi, ou quand un financeur demande les preuves d’une session de l’an dernier, il faut fouiller plusieurs boîtes pour retrouver qui a accepté le programme, et quand.
Ce que Kolinea change pour vous
Demandes de documents
Les pièces de chaque session, réunies dans une seule demande
Fiches de poste, liste des stagiaires, émargements : l’entreprise dépose chaque pièce sur sa ligne ; vous acceptez ou refusez avec la raison.
- Une liste de pièces par demande, avec échéance
- Refus motivé : l’entreprise sait quoi redéposer
- La demande se clôt quand tout est accepté
Votre client dépose ses pièces depuis son téléphone
Clôture et archive
Les preuves d’une session, retrouvées des mois après
Clos, le dossier passe en lecture seule : convention acceptée, émargements et évaluations restent consultables à vie par chacun, tant que l’espace existe.
- Lecture seule pour tous à la clôture
- Chaque pièce garde sa date et le nom de qui l’a déposée
- Export du fil en PDF, avec ses pièces
Longtemps après, vous relisez ce qui a été demandé, décidé et validé
Ce que Kolinea règle pour les organismes de formation
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Avant : Les pièces arrivent par e-mail, par SMS et par des liens qui expirent, et personne ne sait ce qui manque encore
Une ligne par pièce attendue, un dépôt depuis un simple lien, et des rappels qui partent seuls.
Voir comment -
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Kolinea règle aussi
Modèles de dossier
Chaque session, préparée d’avance
Le modèle « Parcours de formation » prépare le recueil des besoins, la validation du programme et les pièces de fin de session, avec leurs échéances.
- Demandes prévues, dans l’ordre
- Des échéances calées sur chaque session
- Vos propres modèles, partagés avec votre équipe (Premium)
Vous écrivez vos demandes une fois pour tous vos clients
Chaque session suivie dans un dossier partagé avec l’entreprise
La responsable des ressources humaines et la direction de l’entreprise cliente entrent par un lien, sans compte. Elles peuvent aussi vous écrire ou déposer une pièce hors de vos demandes. Votre équipe, formateurs et chargés de formation, voit les mêmes pièces dans un dossier ouvert à partir du modèle « Parcours de formation ».
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Recueil des besoins
Organigramme, fiches de poste, liste des participants pressentis, synthèse anonymisée des entretiens professionnels, chacun avec son statut. Une pièce refusée revient avec le motif, puis elle est redéposée et acceptée (les demandes de documents, en détail).
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Programme et convention
Soumis en bon pour accord avant le démarrage. Le dirigeant les accepte ou les refuse, à son nom et avec la date.
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Pièces de fin de session
Feuilles d’émargement signées, évaluations à chaud, relevé des absences, chacune sur sa ligne. Ce qui manque encore se voit d’un coup d’œil.
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Questions de l’entreprise
Un stagiaire de plus, une salle à réserver. La réponse reste rattachée à la question.
Le bon pour accord est une validation simple, sans valeur de signature électronique qualifiée : la convention se signe comme vous en avez l’habitude. D’une session à l’autre, le dossier repart du même modèle (un modèle par type de dossier).
Des pièces datées, retrouvées des mois après
Les rappels partent seuls vers l’entreprise : deux jours avant l’échéance, le jour même, le lendemain, puis sept jours après, et s’arrêtent dès que la demande est traitée. Vous ajoutez des jalons au dossier : première journée, dernière journée, évaluation à froid.
Une fois la session bouclée, vous clôturez le dossier. La convention acceptée, les émargements et les évaluations, chacun avec sa date et le nom de qui l’a déposé ou validé, restent consultables par l’organisme et par son client tant que l’espace de l’organisme existe. Vous pouvez aussi exporter le dossier, le fil en PDF et ses pièces, pour le classer selon vos propres règles de conservation (clôture et archive).
Questions fréquentes
Une autre question ?
Contactez-nousVotre espace passe au plan Gratuit, sans limite de durée : 2 dossiers actifs à la fois et 2 membres. L’essai ne demande pas de carte bancaire. Au-delà de 2 dossiers actifs, la création de nouveaux dossiers attend qu’un dossier soit clos, ou que vous choisissiez Premium.
Pendant l’offre Membres Fondateurs, Premium est offert à votre espace dès votre réservation, sans carte bancaire, pendant toute la phase de lancement. Vous gardez ensuite le tarif Fondateur à vie, tant que vous restez abonné : 6 € HT par mois, ou 60 € HT par an, au lieu de 9 € HT par mois ou 84 € HT par an. Un seul abonnement par espace, membres et dossiers illimités. Vos clients ne paient jamais.
Premium offert dès aujourd’hui, pendant toute la phase de lancement, puis jusqu’à −33 % à vie
100 places restantes sur 100 À réserver depuis votre espace, une fois inscrit
Vos dossiers en cours continuent, et vos clients gardent leur accès aux dossiers clos, à vie, tant que votre espace existe. Si vous supprimez l’espace, chacun est prévenu par e-mail 30 jours avant et peut télécharger l’export de ses dossiers.
Pas si vos échanges sont ponctuels, sans suivi dans la durée : un e-mail suffit. Ni s’il vous faut facturer vos clients, ou une signature électronique qualifiée : Kolinea ne facture pas, et son bon pour accord est une validation simple, datée et au nom de la personne qui l’a donnée, sans valeur de signature qualifiée. Il garde la trace de ce qui a été accepté et de la date ; si votre acte exige une signature qualifiée, il faut un autre outil.
Ils n’ont rien à installer ni à retenir : ils ouvrent leur lien et voient d’abord ce que vous attendez d’eux, sur téléphone comme sur ordinateur.
En savoir plusDepuis sa fiche, vous générez un lien à usage unique, à ouvrir sous 24 h, et un code à 6 chiffres, que vous lui transmettez vous-même : le lien par SMS ou messagerie, le code par téléphone ou de vive voix. Son appareil reste ensuite reconnu pour vos dossiers.
En savoir plusChaque métier présenté ici a son modèle de dossier, avec les demandes habituelles déjà rédigées : « Contentieux » pour un avocat, « Clôture annuelle » pour un expert-comptable, « Mise en location » pour un gestionnaire locatif, et ainsi de suite. Ils sont utilisables dès le plan Gratuit ; écrire vos propres modèles et ajouter des champs personnalisés (surface, budget, type de bien…) est réservé à Premium.
En savoir plusInvitez vos collègues dans votre espace : 2 membres sur le plan Gratuit, autant que vous voulez sur Premium. Chacun accède aux dossiers où il intervient ; les propriétaires et administrateurs voient tous les dossiers, et les retards de toute l’équipe.
En savoir plusOui, gratuitement. Vous ouvrez le dossier, y déposez vos documents et créez un compte gratuit, sans mot de passe, puis vous lui envoyez le lien. Il lit le dossier depuis ce lien et le prend en charge pour vous répondre ; sans prise en charge, le dossier est supprimé au bout de 30 jours.
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