Un dossier clos reste consultable, des années après

Le professionnel clôt le dossier. S’il reste des demandes ouvertes, il en est averti et peut clore quand même : elles sont alors marquées « non traitées à la clôture », plutôt que de disparaître dans le lot. C’est une information utile : elle évite de croire, en relisant, que tout avait été fourni.

Votre équipe est prévenue, et le dossier passe en lecture seule pour tout le monde. Plus rien ne s’y ajoute, rien ne s’y modifie, les commentaires compris. Mais tout reste : les demandes, les pièces déposées, les accords avec leur date et leur nom, les décisions prises.

Un dossier clos sort du quota de dossiers actifs. Les dossiers clos sont illimités, sur tous les plans, y compris le plan Gratuit.

Chacun reste en mesure de consulter le dossier clos, à vie, tant que l’espace du professionnel existe. Vos clients gardent leur lien : ils relisent ce qu’on leur avait demandé et ce qu’ils avaient fourni, sans vous écrire.

Chaque participant peut aussi exporter le dossier tel qu’il le lisait :

• le fil en PDF, avec page de garde, participants, et en option les commentaires, notes vocales, réactions ou historique des modifications
• les documents d’origine
• pour l’équipe seulement, un paquet JSON réimportable, qui permet de restaurer le dossier dans un autre espace
• au choix, une période limitée, sur la date de publication

L’export se prépare en arrière-plan et un e-mail donne le lien de téléchargement. Ce lien est valable 7 jours, et l’autorisation est revérifiée au moment du téléchargement. Le client reçoit ainsi une copie qui lui appartient, indépendamment du professionnel.

Bâtiment, rénovation. Le chantier est livré, le litige sur une finition arrive deux ans plus tard. Le devis accepté, avec sa date et le nom de celui qui l’a accepté, est toujours là, comme les photos déposées.

Cabinets d’avocats et d’expertise comptable. Un dossier clos garde sa trace de ce qui a été demandé, fourni et décidé. Le cabinet l’exporte en PDF avec ses pièces pour le classer selon ses propres règles de conservation, et le client en garde sa copie.

L’accès dure tant que l’espace du professionnel existe, quel que soit son plan, y compris après résiliation de l’abonnement. Si le professionnel supprime son espace, tous les interlocuteurs de ses dossiers sont prévenus par e-mail 30 jours avant et peuvent télécharger l’export de chaque dossier ; au terme, dossiers et documents sont purgés. Le plan de l’espace ne change donc rien à l’accès, mais l’espace lui-même peut disparaître : exporter les dossiers qui comptent reste une précaution utile.

Cette archive est une trace datée et nominative, pas un coffre-fort à valeur probante, et vos obligations de conservation légales restent les vôtres. Si l’espace active l’option, les intervenants à accès limité perdent leur accès à la clôture, et le retrouvent à la réouverture. L’espace peut aussi leur retirer l’export. Un dossier rouvert redevient actif, avec tout son historique, et recompte dans le quota.

• Confidentialité des pièces, pour ce que seules l’équipe et les personnes nommées lisent
• Bon pour accord, la trace datée de ce qui a été accepté
• Le fil du dossier, ce que l’archive conserve