Réunir toutes les pièces d’un dossier sans courir après
Aujourd’hui, sans Kolinea
Des pièces partout, aucune liste
Les pièces arrivent par e-mail, par SMS et par des liens qui expirent, et personne ne sait ce qui manque encore
Vous demandez la liste des pièces dans un e-mail, et elles reviennent dans le désordre. Personne ne sait ce qui manque encore.
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Pièces dispersées
Un relevé en pièce jointe, un avis d’imposition sur un lien de partage expiré à l’ouverture, une pièce d’identité photographiée de travers dans un SMS, et celle que votre client jure avoir envoyée.
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Liste à côté
Pour savoir ce qui manque, vous relisez le fil, ouvrez chaque fichier et tenez une liste à côté. Votre client ne sait ni ce qu’il a déjà donné ni ce qui reste à fournir.
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Pièce refusée
Quand une pièce ne va pas, votre réponse se perd au milieu des autres messages et il renvoie tout.
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Relances
Il faut se souvenir de qui doit quoi, écrire un message qui ne soit pas sec, recommencer la semaine suivante. Souvent, on ne relance pas, et le dossier attend.
Avec Kolinea, en quelques étapes
Lister les pièces attendues
Vous nommez chaque pièce sur sa propre ligne, avec une consigne si besoin (« toutes les pages », « de moins de trois mois ») et une échéance pour l’ensemble. Vous désignez la personne qui doit déposer, ou vous laissez la demande à l’autre partie du dossier.
Avec Demandes de documentsLaisser votre client déposer depuis son lien
Votre client ouvre le dossier par son lien, confirmé par un code reçu par e-mail sur un nouvel appareil. Il dépose chaque fichier en face de la pièce qu’il concerne, pas dans un dossier commun.
Avec Accès client sans compteNe plus relancer à la main
Les rappels partent deux jours avant l’échéance, le jour même, le lendemain, puis sept jours après. Ils s’arrêtent dès que la demande est traitée.
Avec Rappels automatiquesAccepter ou refuser chaque pièce
Vous acceptez une pièce, ou vous la refusez avec un motif que votre client lit avant de ne renvoyer que celle-là. La demande passe « traitée » quand toutes les pièces sont acceptées.
Avec Demandes de documentsLe résultat
Avant
Des pièces jointes dans plusieurs messageries, et la liste de ce qui manque tenue de mémoire
Avec Kolinea
Chaque pièce à sa ligne, avec son statut, et une demande qui se referme quand tout est accepté
Vos questions sur ce cas
Il ouvre le lien qui lui est envoyé par e-mail et, sur un appareil qu’il n’a jamais utilisé, saisit un code à usage unique reçu par e-mail. L’appareil est ensuite reconnu, et il ne ressaisit rien à la visite suivante.
Vous la refusez avec un motif, obligatoire. Les fichiers refusés restent visibles, barrés, et la pièce repasse « à fournir » : votre client lit la raison et ne refait que celle-là.
Dès que la demande est traitée, c’est-à-dire quand toutes les pièces sont acceptées, ou dès qu’elle est annulée ou que le dossier est clos. Une demande sans échéance ne déclenche aucun rappel.
Non. Kolinea range et suit les pièces ; c’est vous qui décidez qu’un relevé est lisible, complet et du bon mois.
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