Savoir à tout moment qui attend quoi
Aujourd’hui, sans Kolinea
Reconstituer qui doit quoi
Sans statut ni échéance, il faut relire chaque dossier pour savoir qui doit agir
Plusieurs dossiers en cours, autant de fils de messages à relire pour savoir qui doit répondre à qui. Cette réponse n’est consignée nulle part : elle se reconstitue à chaque fois.
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Tableur
Tenu à jour au début, il s’éloigne vite de la réalité, et plus personne ne s’y fie.
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Qui bloque
Votre client ne sait pas ce qu’on attend de lui, et vous ne savez pas toujours si le point bloqué attend une réponse de sa part ou de la vôtre.
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Relance générale
Un message groupé part à tous les clients, y compris à ceux qui ont déjà tout fourni.
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En équipe
Personne ne voit où les dossiers coincent avant qu’un client ne s’en plaigne.
Avec Kolinea, en quelques étapes
Écrire chaque attente comme une demande
Ce que vous attendez de quelqu’un se publie dans le dossier comme une demande, avec son destinataire et, si vous le souhaitez, une échéance. Une promesse faite au téléphone n’y figure pas tant qu’elle n’est pas écrite.
Traiter d’abord ce qui attend de vous
Chaque dossier sépare ce qui attend de vous et ce qu’on attend de l’autre côté, et les retards ressortent en tête. Votre client voit la même chose de son côté, en arrivant sur « En attente de moi ».
Avec Vue « En attente »Laisser les rappels relancer qui fait attendre
Les rappels partent aux personnes nommées sur la demande : deux jours avant l’échéance, le jour même, le lendemain, puis sept jours après. Ils s’arrêtent dès que la demande est traitée.
Avec Rappels automatiquesMettre de côté ce qui peut attendre
« Me le rappeler » retire un élément de votre liste jusqu’à la date choisie, puis l’y ramène. Les rappels adressés à son destinataire continuent pendant ce temps.
Avec Vue « En attente »Repérer ce qui coince d’un mois à l’autre
Avec Premium, les propriétaires et administrateurs de l’espace suivent le délai de réponse des intervenants, les échéances tenues et la charge de chaque responsable. Rien n’est saisi : tout vient de ce qui s’est passé dans les dossiers.
Avec Statistiques de l'espaceLe résultat
Avant
Chaque dossier relu un à un pour reconstituer qui doit quoi
Avec Kolinea
Ce qui attend de vous et ce qui attend des autres, séparés dans chaque dossier, les retards en tête
Vos questions sur ce cas
Oui. En ouvrant le dossier, il arrive sur « En attente de moi », avec ce qu’on lui demande, dans l’ordre.
Oui. Les propriétaires et administrateurs d’un espace voient les retards des dossiers où ils n’interviennent pas, en nombre seulement, jamais le contenu.
Peu. Un indépendant voit déjà, dossier par dossier, ce qui attend et ce qui est en retard. La page Statistiques sert à une petite équipe ; elle est réservée aux propriétaires et administrateurs et fait partie de l’offre Premium.
Non. Un jalon n’attend rien de personne : une fois sa date passée, il remonte seulement comme « à confirmer » pour qui peut le marquer.
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