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Nouveautés

Ce qui a changé dans Kolinea, mise en ligne après mise en ligne

Cette semaine

5 fonctionnalités · 7 améliorations · 2 corrections

Un client remplit les champs personnalisés d’un dossier ouvert pour un professionnel

Avant la prise en charge, le client voit et remplit les champs du dossier, y copie les groupes de son espace et ajoute les siens. Les groupes suivent le dossier quand le professionnel le prend en charge ; sans la formule adaptée, les réglages montrent la fonction à l’œuvre.

La fiche de chaque intervenant dit ce qu’il voit et ce qui l’attend

La fiche d’une personne indique en une ligne ce qu’elle voit du dossier et combien de demandes l’attendent. « Écrire » et « Modifier ma fiche » s’y trouvent, et la fiche se télécharge ou se partage en fichier .vcf.

« Ma fiche » : vos coordonnées, saisies une fois, partagées comme vous le décidez

Vous saisissez votre nom en deux parties et vos coordonnées une seule fois, puis choisissez quels espaces les voient, ou donnez à un espace sa propre valeur. Vous pouvez arrêter de partager à tout moment.

Un client utilise les modèles de son espace dans un dossier

Un client qui appartient à un espace de travail choisit désormais parmi les modèles de cet espace quand il écrit dans un dossier. Le modèle indique ce qu’il reste à remplir et ce qu’il laisse de côté ; le client ne choisit que dans l’espace où il est connecté.

À la clôture d’un dossier, chaque intervenant est prévenu par e-mail

Chaque contact ayant un accès reçoit désormais un e-mail annonçant que le dossier est clos : il reste consultable, ou l’accès limité prend fin. Rien n’est envoyé à celui qui a clos le dossier ni à la réouverture.

Améliorations

7
  • Un clic sur la vignette ouvre le plan en grand dans une fenêtre centrée, et non plus dans un panneau serré à côté de la page. « Ouvrir avec… » se place en haut à droite de la vignette pour partir directement vers l’itinéraire.

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  • Au lieu d’un simple « En attente de prise en charge », la ligne nomme le professionnel (ou indique « Professionnel non désigné ») et dit où en est le client : compte à créer, lien refusé, lien à envoyer, envoyé ou ouvert, avec le moment. Un dossier sans publication prend le dernier mouvement du lien comme dernière activité.

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  • La feuille glisse par-dessus la page assombrie, avec une poignée : tirez-la vers le bas pour fermer, ou touchez la page derrière. Le brouillon est conservé, et la page ne défile plus sous le clavier. Le bouton d’aide s’efface pendant que la feuille est ouverte.

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  • Quand une fonction de formule supérieure est refusée (modèles, champs personnalisés, statistiques), un court aperçu animé montre ce qu’elle apporte. Sur les modèles, le bouton « Nouveau » reste à sa place, marqué de la formule, et ouvre cet aperçu au lieu d’une bannière.

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  • Les options courtes (« Oui », « Mardi ») restent sur une même ligne ; dès qu’une option est une phrase, elles s’empilent. Une option vide ou en double reçoit son propre message, et le panneau se ferme d’un clic à l’extérieur.

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  • La liste signale un dossier qui attend son professionnel par un badge, remplace les cellules vides par un tiret et masque les vues de relance vides. À la création, « Pour moi » ou « Pour quelqu’un d’autre » se choisit sur deux cartes, et chaque étape place le curseur dans son premier champ.

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  • Chaque objet dit ce qui attend, qui a écrit ou ce qui a changé, au lieu d’un « Du nouveau » générique. Demandes, documents et bons pour accord sont listés en lignes, le rappel nomme qui attend votre réponse, et chaque e-mail porte une seule ligne d’aide. Dans Gmail en mode sombre, le bouton principal garde sa couleur et son texte blanc.

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Corrections

2
  • Le filtre des dossiers, les variables de modèle, les écrans de transfert et la fiche des modèles de dossier disaient encore « organisation » ou « entreprise ». Ils disent maintenant « espace de travail », comme le reste de l’application.

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  • Les messages, le bouton d’aide et la flèche « ↑ » se placent au-dessus de la barre d’écriture au lieu de la couvrir, et aucune seconde barre vide ne reste affichée. Dans le fil, les visages et le menu « … » d’une publication restent alignés avec leur auteur, et le fil d’Ariane tient sur une ligne.

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Semaine du 5 octobre

6 fonctionnalités · 16 améliorations · 4 corrections

Ouvrir un dossier pour un professionnel sans rien lui envoyer d’office

L’adresse saisie à la création est conservée, mais rien n’est envoyé automatiquement. Le dossier s’ouvre sur « Envoyer le lien » : un clic pour écrire au professionnel, ou « Autres moyens » (copier, WhatsApp, SMS, messagerie, partage). Chaque étape est marquée au fil de l’eau, et le formulaire est le même depuis la page d’accueil.

Une visite guidée du dossier à la première ouverture, et « Premiers pas »

À la première visite d’un dossier, une visite guidée présente l’écran côté équipe ou côté contact. Elle ne se joue qu’une fois, attend qu’une fenêtre ouverte se ferme, et se rejoue depuis le menu « … ». « Premiers pas » coche trois premiers gestes au fil de l’usage.

Un client fait entrer lui-même son conjoint ou un proche dans le dossier

Un contact en accès complet invite quelqu’un depuis les personnes du dossier : nom, adresse, fonction et un mot au responsable. Le responsable répond dans une seule fenêtre en choisissant l’accès ; l’espace peut aussi laisser les contacts inviter directement. La personne admise a son propre lien.

Le professionnel voit le vrai dossier avant de le prendre en charge

Le lien ouvre désormais le vrai dossier, en lecture seule et en direct, avec une carte pour le prendre en charge. Le professionnel peut aussi dire que le lien n’est pas pour lui : le client est alors invité à vérifier l’adresse. Le client note comment il a transmis le lien, corrige les noms et l’objet, et peut partir d’un modèle ; l’e-mail de bienvenue suit le chemin par lequel chacun est arrivé.

Confier un dossier à n’importe quel membre de l’espace, et quitter celui qu’on transmet

N’importe quel membre de l’espace peut prendre la responsabilité d’un dossier, qu’il y soit déjà ou non, depuis la liste des personnes ou le panneau du dossier. Le responsable précédent peut le quitter dans le même geste : il perd l’accès, le fil continue de le nommer. Rôle, lien, vue restreinte et retrait se gèrent depuis la fiche de chaque personne.

Les modèles gardent aussi rendez-vous, jalons et lieux

Un modèle peut désormais contenir un rendez-vous, un jalon ou un lieu ; leurs dates sont recalculées à partir du jour où vous utilisez le modèle. L’adresse exacte d’un lieu est chiffrée. Un modèle de dossier n’a plus besoin d’une publication pour exister, et le bouton « Écrire une publication » ouvre l’éditeur de modèle directement.

Améliorations

16
  • Admissions, invitations, accès, photos, contact supprimé et chaque étape de la prise en charge mettent désormais à jour les onglets déjà ouverts sur le dossier. Le professionnel que le dossier attend apparaît dans le panneau latéral comme responsable, avec un badge « En attente ».

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  • La photo d’un contact est recherchée sur Gravatar et Libravatar à partir de son adresse, puis mise à jour chaque jour. Elle est effacée avec le contact, et le choix d’un compte qui refuse ces services est respecté.

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  • Les en-têtes des réglages passent à la ligne sur téléphone et le tableau des quotas suit la largeur de sa carte. Les pages d’utilisation et d’abonnement reprennent les libellés du menu, et le compteur de places précise, dans une info-bulle, que les invitations en attente comptent.

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  • Chaque propriétaire ou administrateur a sa propre adresse d’agenda pour tout l’espace ; elle cesse de fonctionner s’il quitte l’espace ou n’en est plus administrateur. En option, les créneaux encore proposés s’ajoutent comme événements provisoires, chez celui qui les a proposés seulement. Chaque événement porte le titre du rendez-vous et le nom du dossier.

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  • Le fil se filtre sur « à faire », « en attente » ou « en retard », vus de votre côté et comptés comme dans le panneau latéral. Un raccourci réduit le fil et amène le premier élément à traiter à l’écran.

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  • Un rendez-vous peut porter un titre (« Réception des travaux ») ; sans titre, le lieu le nomme. Le menu « + Ajouter » liste chaque type avec une ligne d’aide, et « Modèles » dit ce que demande chaque modèle.

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  • Le code de connexion propose de créer un compte quand l’adresse n’en a pas encore, et explique pourquoi vous le recevez. Quand un compte a été préparé pour vous, l’acceptation des conditions le dit et précise par qui.

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  • Messages, commentaires, demandes de pièces, modèles et notes vocales appliquent les mêmes limites. Le navigateur refuse un fichier trop gros ou non pris en charge avant de l’envoyer, et les gros fichiers venus d’un téléphone ont davantage de temps pour arriver.

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  • Au lieu d’un assistant plein écran, une petite fenêtre qu’on peut fermer demande votre nom et celui de votre espace, déjà préremplis. Une fois, puis c’est fini.

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  • Les trois pages ont désormais le même enchaînement : le bouton « Nouveau… » dans l’en-tête, des onglets, une barre de filtres avec recherche, puis le tableau. Les menus « … » et les messages de liste vide sont les mêmes partout, et « Nouveau dossier » se repère d’emblée.

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  • Saisissez votre adresse : un seul e-mail part, avec le code en tête et le lien dessous, et l’écran attend le code. Il fonctionne même si vous lisez le mail sur votre téléphone en vous connectant sur un ordinateur. Au cœur d’un parcours, la connexion s’ouvre dans la fenêtre habituelle et vous laisse là où vous étiez.

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  • Sous la navigation, une section porte le nom de votre espace : les membres avec leur nombre, l’abonnement pour ceux qui peuvent le gérer, et une roue pour tous les réglages. Le bouton isolé en bas de la barre disparaît.

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  • Le survol d’un dossier récent affiche une carte : le responsable, qui tient le dossier, le nombre de demandes en attente, celles en retard et le dernier mouvement. Le nom de l’espace n’apparaît que si vous en avez plusieurs à distinguer.

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  • Chaque fenêtre et chaque panneau partage désormais le même en-tête (icône, titre, une ligne d’aide), les mêmes largeurs et les actions au même endroit. Sur téléphone, les fenêtres s’ouvrent en feuille.

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  • Le client crée son compte avec un code à six chiffres saisi sur place, sans lien qui l’emmène ailleurs. Une carte lui montre l’envoi, l’ouverture et la prise en charge au fur et à mesure, et il peut corriger l’objet, la description ou le nom du professionnel tant que personne n’a pris le dossier en charge. Le client ne devient plus par erreur le professionnel d’un dossier qu’il a ouvert pour quelqu’un d’autre.

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  • Le panneau d’abonnement propose d’abord les agendas, l’adresse du flux se replie. Un dossier sans aucune date affiche un seul message vide, au lieu de plusieurs.

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Corrections

4
  • Un brouillon que vous aviez vidé revenait au chargement suivant : il est maintenant bien supprimé. Le menu de publication se lit « Publier le message en tant que… ».

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  • Le rappel envoyé à un client français ne mélange plus l’anglais quand le professionnel n’a pas été nommé : il parle de « votre professionnel ». L’e-mail qui apporte le lien n’évoque plus de formule payante et précise que prendre le dossier en charge ne coûte rien.

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  • En production, les graphiques de la page Statistiques s’affichaient tous dans la couleur du texte. Chaque série reprend sa couleur.

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  • Les fiches de contact d’un dossier pouvaient s’effacer après un rafraîchissement de la page, sans aucune erreur. Elles restent affichées.

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Semaine du 28 septembre

8 fonctionnalités

Caler un rendez-vous sans les allers-retours

Vous proposez plusieurs créneaux : votre client en choisit un ou en demande d’autres, et la confirmation part avec l’invitation d’agenda. Une adresse se partage exacte ou approximative, sur un plan.

Vos dossiers récurrents, préparés d’avance

Un modèle range les demandes, accords et décisions d’un type de dossier, avec des échéances comptées dès le jour où vous l’utilisez. Des modèles par métier sont fournis ; vos propres modèles sont réservés à Premium.

Essayer un vrai dossier avant de créer son compte

Depuis le dossier d’exemple de votre métier, vous en ouvrez une copie rien qu’à vous pendant 24 heures : vous écrivez, demandez et validez, sans compte et sans qu’aucun message parte.

Chaque pièce visible seulement par qui doit la voir

Les notes internes restent dans votre équipe, et une pièce confidentielle n’est lue que par l’équipe et les intervenants qu’elle nomme. Un journal indique qui a consulté quoi.

Une demande de documents, une ligne par pièce attendue

Vous listez ce qu’il vous faut : votre client dépose chaque pièce sur sa ligne, et vous l’acceptez ou la refusez avec la raison. Vous écrivez la demande comme un e-mail, votre client la reçoit point par point, avec une échéance.

Chaque intervenant a l’accès que vous lui donnez

Vous ajoutez artisans, banque ou co-acquéreur à un dossier, avec un accès complet ou limité : en accès limité, une personne ne lit que ce qui la nomme ou la mentionne. Vos dossiers se partagent aussi avec votre équipe.

Exporter un dossier : le fil en PDF et ses documents

Vous préparez une archive : le fil en PDF, les documents d’origine, ou seulement ce que lisent les intervenants, sur une période si besoin. Un e-mail vous prévient quand l’archive est prête.

Votre client entre par un lien, sans créer de compte

Chaque personne reçoit son propre lien, confirmé par un code reçu par e-mail sur chaque nouvel appareil, et vous retirez un accès en un clic. Pour un client sans e-mail, vous remettez un lien à usage unique, à ouvrir sous 24 h, avec un code à 6 chiffres.

Semaine du 21 septembre

5 fonctionnalités

Des rappels automatiques, qui s’arrêtent dès que la demande est traitée

Deux jours avant l’échéance, le jour même, le lendemain, puis sept jours après : les rappels partent sans vous, et plus rien ne part dès que la demande est traitée.

Savoir qui doit agir, sans rien chercher

Ce qui attend de vous d’un côté, ce qu’on attend de vos clients de l’autre, et les retards ressortent d’eux-mêmes.

Des notifications regroupées, et un onglet « Pour moi »

Les notifications répétées se regroupent en une seule ligne, et l’onglet « Pour moi » réunit les mentions et ce qui vous est adressé.

Le fil du dossier, où rien ne se perd

Chaque dossier a son fil, que vous et vos clients lisez et alimentez. Vous y écrivez, répondez, laissez une note vocale et mentionnez la personne concernée.

Kolinea s’installe sur l’écran d’accueil de votre téléphone

Vous ajoutez Kolinea à l’écran d’accueil de votre téléphone, avec son icône, et vous l’ouvrez comme une application.

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