Une demande de documents, une ligne par pièce attendue
Demandes de documents
Carte grise et constat, déposés depuis le téléphone
Carte grise, carnet d’entretien, constat amiable, numéro de sinistre : votre client dépose chaque pièce sur sa ligne ; vous la validez, ou vous la rejetez avec le motif.
- Une liste de pièces par demande, avec échéance
- Rejet motivé : le client sait quoi reprendre en photo
- Tout est prêt avant le passage de l’expert
Remplace : Pièces jointes · WeTransfer · Drive partagé
Votre client dépose ses pièces depuis son téléphone
Une liste avant les fichiers
Une demande de documents commence par la liste des pièces attendues, avant tout fichier. Chaque pièce a sa place ; une fois déposée, elle y reste. Votre client voit à tout moment ce qu’il a déjà remis et ce qu’il lui reste à fournir, et Kolinea referme la demande quand tout est accepté.
De la liste à la demande refermée
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Depuis un message
Si vous écrivez « pouvez-vous me transmettre les bulletins de salaire de décembre » dans un message ordinaire, le composeur vous demande « Vous demandez des pièces ? » et, si vous répondez « Demander les pièces », reprend dans la liste les pièces que votre message nomme. « Ignorer » garde le message tel quel. Un message déjà publié se rattrape aussi, depuis son menu « … » : « En faire une demande de documents » l’ouvre pour les mêmes destinataires, et le message reste dans le fil.
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La liste
Vous nommez les pièces attendues, une ligne par pièce, avec une consigne facultative (« toutes les pages », « de moins de trois mois ») et une échéance pour l’ensemble, elle aussi facultative.
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Le destinataire
Vous nommez la personne qui doit déposer, ou vous laissez la demande à l’autre partie du dossier. Une seule personne suffit à la traiter.
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Le dépôt
Votre client ouvre le dossier par son lien, confirmé par un code reçu par e-mail, sans créer de compte. Il dépose un ou plusieurs fichiers en face de chaque pièce, pas dans un dossier commun.
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La revue
Une pièce déposée passe à « À valider ». Vous la validez (« Valider »), ou vous la rejetez (« Rejeter ») avec un motif, obligatoire, que vous écrivez ou choisissez parmi « Illisible », « Expiré », « Incomplet », « Pas le bon document ». Les fichiers rejetés restent visibles, barrés, et la pièce, « Rejetée », attend un nouveau dépôt : votre client lit la raison et ne refait que celle-là. La personne qui a déposé ne valide jamais ses propres pièces.
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L’état
Chaque pièce est « À fournir », « À valider », « Validée » ou « Rejetée ». La demande est « À faire », puis « En cours » dès qu’un fichier est déposé, puis « Traitée » quand toutes les pièces sont validées. Les fichiers déposés apparaissent aussi dans l’onglet « Documents » du dossier.
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« Je m’en occupe »
Tant qu’une pièce attend son dépôt, le destinataire peut le dire, avec le jour où ce sera fait et un mot. Les rappels automatiques attendent ce jour-là. Au-delà de l’échéance, c’est une demande de délai que l’auteur accepte ou refuse. Voir Je m’en occupe et demande de délai.
En situation
Bâtiment et rénovation. Le modèle « Maison individuelle » du catalogue ouvre sur les pièces du permis de construire : plan cadastral, titre de propriété du terrain, étude de sol G1 (« complète, toutes les pages »), attestation d’assurance dommages-ouvrage. Si l’étude de sol arrive amputée, vous la refusez en disant laquelle des pages manque, et l’acquéreur ne renvoie que celle-là.
Cabinets comptables et d’avocats. À l’ouverture d’un client : extrait Kbis de moins de trois mois, statuts à jour, relevé d’identité bancaire. À la clôture annuelle : relevés de décembre, factures fournisseurs non parvenues, contrats de prêt, tableau des immobilisations. En contentieux, la liste s’étend aux contrats, bons de commande, factures impayées et à la mise en demeure déjà envoyée.
Ce que ça ne fait pas
- Juger une pièce à votre place. Kolinea range et suit ; c’est vous qui décidez qu’un relevé est lisible, complet, du bon mois.
- Dire quelles pièces la loi vous impose. Les listes du catalogue sont des points de départ à relire et à adapter à votre matière, pas un avis sur ce que votre dossier exige.
À lire aussi
Pour envoyer des pièces plutôt qu’en demander, voyez les pièces transmises. La demande de documents tient mieux avec ses rappels : vous fixez l’échéance, et les rappels automatiques sont envoyés deux jours avant, le jour même, le lendemain, puis sept jours après, et s’arrêtent au traitement ; ils se mettent aussi en pause quand le destinataire dit s’en occuper. Pour ne pas réécrire la même liste à chaque client, les modèles de dossier la rangent une fois.
Côté méthode, l’article relancer un client qui n’envoie pas ses pièces explique comment rédiger la liste et à quel rythme relancer, et la liste des pièces d’un dossier de prêt immobilier donne un cas détaillé. Si vous venez d’un outil de collecte de pièces, lisez l’alternative à Content Snare.
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