Garder la trace de tout le dossier, des années après
Aujourd’hui, sans Kolinea
Tout est là, mais éparpillé
Retrouver qui a validé quoi, et quand, oblige à fouiller plusieurs boîtes mail et messageries
La question revient toujours, six mois après, parfois des années après : ce qui avait été validé, ce qui avait été envoyé, à quelle date. Elle tombe presque toujours au mauvais moment : une finition contestée après la livraison, un acquéreur qui cherche ses diagnostics, un client qui reprend contact avec son conseiller.
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Dispersion
L’information existe encore, mais répartie entre une boîte mail, un disque partagé, un fil WhatsApp et la mémoire d’un collaborateur parti depuis.
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Oui en passant
Il faut fouiller plusieurs boîtes pour retrouver un accord donné en passant, sans savoir sur quelle version du document il portait.
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Pièces sensibles
Qui a reçu celles du client, qui les a ouvertes ? Quand elles ont circulé par transfert d’e-mail, pièce par pièce, personne ne peut plus le dire.
Avec Kolinea, en quelques étapes
Faire valider ce qui compte, au fil du dossier
Chaque devis, avenant ou document important passe en bon pour accord. L’acceptation garde la date, l’heure, le nom de la personne et l’objet exact accepté.
Avec Bon pour accordRéserver les pièces sensibles à qui doit les lire
Une pièce d’identité ou une offre de prêt se publie en confidentiel : seuls l’équipe et les intervenants nommés la lisent. Le journal d’accès dit qui a consulté quel document, et quand.
Avec ConfidentialitéClore le dossier
Le dossier passe en lecture seule pour tout le monde, et tout y reste : demandes, pièces déposées, accords et décisions. Les demandes encore ouvertes sont marquées « non traitées à la clôture » plutôt que de disparaître.
Avec Clôture et archiveRelire ou exporter le dossier quand la question revient
Vous et votre client gardez l’accès au dossier clos, par le même lien. Chacun peut aussi l’exporter tel qu’il le lisait : le fil en PDF et les documents d’origine.
Avec Clôture et archiveLe résultat
Avant
Ce qui a été validé, éparpillé entre une boîte mail, un disque partagé et la mémoire de quelqu’un qui est parti
Avec Kolinea
Un dossier en lecture seule, que vous et votre client relisez avec chaque accord, sa date et son nom
Vos questions sur ce cas
Tant que l’espace du professionnel existe, quel que soit son plan, y compris après la résiliation de l’abonnement. Si le professionnel supprime son espace, tous les interlocuteurs de ses dossiers sont prévenus par e-mail 30 jours avant et peuvent télécharger l’export de chaque dossier.
Non. Un dossier clos sort du quota de dossiers actifs, et les dossiers clos sont illimités sur tous les plans, y compris le plan Gratuit. Rouvert, il redevient actif avec tout son historique et recompte dans le quota.
C’est une trace datée et nominative, pas un coffre-fort à valeur probante, et vos obligations de conservation légales restent les vôtres. Le bon pour accord est une validation simple, sans valeur de signature électronique qualifiée.
Oui. Chaque participant peut exporter le dossier tel qu’il le lisait, avec le fil en PDF et les documents d’origine. Il reçoit ainsi une copie qui lui appartient, indépendamment du professionnel.
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