Politique de confidentialité

1. Introduction

La présente politique de confidentialité vous informe des traitements de données effectués par OXPEO. Nous nous engageons à protéger vos informations personnelles et votre droit à la vie privée. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant notre politique ou nos pratiques relatives à vos informations personnelles, veuillez nous contacter à hello@oxpeo.com.

Lorsque vous visitez notre site https://kolinea.com et utilisez nos services, vous nous confiez vos informations personnelles. Nous prenons votre vie privée très au sérieux. Dans cette politique de confidentialité, nous décrivons notre politique en matière de protection de la vie privée. Nous nous efforçons de vous expliquer le plus clairement possible quelles informations nous collectons, comment nous les utilisons et quels sont vos droits à cet égard.

Si vous n'êtes pas d'accord avec certaines dispositions de cette politique de confidentialité, veuillez cesser d'utiliser nos sites et services.

2. Quels types d'informations collectons-nous ?

Nous collectons les informations personnelles que vous nous fournissez, telles que le nom, l'adresse, les coordonnées, les mots de passe et données de sécurité, ainsi que les informations de paiement.

• Nom et coordonnées :
  • Nous collectons vos nom et prénom, adresse e-mail, adresse postale, numéro de téléphone et autres coordonnées similaires.
• Données de paiement :
  • Nous collectons les données nécessaires au traitement de votre paiement si vous effectuez des achats, telles que le numéro de votre moyen de paiement (par exemple, un numéro de carte de crédit) et le code de sécurité associé. Toutes les données de paiement sont stockées et traitées par Paddle (Merchant of Record). OXPEO n'a jamais d'accès direct à vos informations de paiement complètes.
• Photo de profil :
  • Vous pouvez déposer votre propre photo de profil depuis les paramètres de votre compte ; elle est alors retraitée sur nos serveurs (redimensionnée, dépouillée de ses métadonnées, y compris la localisation GPS) avant d'être stockée. À défaut, une photo peut être affichée automatiquement à partir de votre compte de réseau social connecté, ou résolue auprès de Gravatar ou Libravatar à partir d'une empreinte (hash) de votre adresse e-mail — jamais l'adresse elle-même. Vous pouvez désactiver cette résolution automatique à tout moment depuis les paramètres de votre compte.
• Messages envoyés via le chat de support :
  • Lorsque vous nous écrivez depuis le chat de support, nous recevons le contenu de vos messages. Aucun nom ni aucune adresse e-mail n'est nécessaire pour écrire : ces deux informations sont facultatives et ne sont enregistrées que si vous choisissez de les laisser, afin que nous puissions vous répondre en différé.
  • À l'envoi, nous enregistrons aussi automatiquement votre adresse IP, l'adresse de la page depuis laquelle vous écrivez, votre langue, votre fuseau horaire et les caractéristiques de votre navigateur (user-agent), pour traiter votre demande dans son contexte et limiter les abus.

Toutes les informations personnelles que vous nous fournissez doivent être véridiques, complètes et exactes, et vous devez nous informer de tout changement de ces informations.

3. Réseaux sociaux OAuth

Lorsque vous connectez votre compte de réseau social favori (comme Google, Apple, LinkedIn, etc.) à notre application, nous collectons et stockons de manière sécurisée votre adresse e-mail associée pour permettre l'envoi d'e-mails en votre nom, ainsi que les adresses e-mail de vos destinataires pour faciliter la livraison des messages.

Ces données sont utilisées strictement pour l'envoi d'e-mails via notre service et l'affichage des réponses reçues en temps réel, sans les enregistrer ni les stocker.

Votre adresse e-mail et celles de vos destinataires sont stockées de manière sécurisée dans notre système, tandis que les réponses aux e-mails restent transitoires et ne sont jamais sauvegardées.

Nous ne partageons, ne vendons ni ne transférons vos données personnelles ou celles de vos destinataires à des tiers.

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité strictes pour protéger la confidentialité de toutes les données stockées, garantissant qu'elles restent sécurisées et inaccessibles aux parties non autorisées.

4. Informations collectées automatiquement

Certaines informations — telles que l'adresse IP et/ou les caractéristiques du navigateur et de l'appareil — peuvent être collectées automatiquement lorsque vous visitez nos services.

Ces informations ne révèlent pas votre identité spécifique (comme votre nom ou vos coordonnées) mais peuvent inclure des informations sur votre appareil et son utilisation, telles que votre adresse IP, les caractéristiques du navigateur et de l'appareil, le système d'exploitation, les préférences linguistiques, les URL de provenance, le nom de l'appareil, le pays, la localisation, des informations sur la façon dont vous utilisez nos services et d'autres informations techniques.

Ces informations sont principalement nécessaires pour maintenir la sécurité et le fonctionnement de nos services, ainsi que pour nos analyses et rapports internes.

La mesure d'audience est assurée par notre propre application, sans cookie ni outil tiers. Pour reconnaître une même visite sans rien déposer sur votre appareil, l'application calcule, à partir de votre adresse IP et de l'identifiant de votre navigateur, une empreinte qui change chaque jour grâce à une clé aléatoire effacée sous 48 heures : pour un visiteur non connecté, cette empreinte ne permet ni de le suivre d'un jour à l'autre, ni de retrouver son adresse. Votre adresse IP et l'identifiant brut de votre navigateur ne sont pas conservés. Nous gardons seulement le type d'appareil, la famille de navigateur et de système, la langue, le site dont vous venez, les paramètres de campagne de l'adresse d'arrivée et les pages consultées (sans identifiant d'enregistrement ni paramètre). Ces données sont conservées 13 mois.

Lorsque vous êtes connecté, vos visites et vos actions dans le service (par exemple la création d'un élément) sont rattachées à l'identifiant technique de votre compte : c'est ce qui nous permet de suivre l'usage du service d'un jour à l'autre et de mesurer la prise en main. Ce traitement repose sur notre intérêt légitime à améliorer le produit (statistiques d'usage). Ces données sont conservées 13 mois ; le lien avec votre compte est coupé si vous l'anonymisez ou le supprimez. À partir de ces actions, nous posons sur votre compte et sur votre espace de travail des marqueurs : une étape franchie (par exemple « premier élément créé »), un état calculé chaque nuit (par exemple « inactif depuis 14 jours ») ou une étiquette posée par notre équipe. Ils reposent sur le même intérêt légitime et nous servent à suivre la prise en main du service et à repérer les comptes qui s'en éloignent ; ils ne déclenchent aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard. Ils sont inclus dans l'export de vos données et effacés lors de l'anonymisation de votre compte.

Vous pouvez vous opposer à cette mesure — visites, actions et marqueurs — à tout moment et sans avoir à vous justifier : par le signal « Do Not Track » ou « Global Privacy Control » de votre navigateur, ou par le réglage « Ne pas me suivre (Do Not Track) » de la page « Paramètres de mon compte ». Plus rien n'est alors enregistré à votre sujet et plus aucun marqueur n'est posé sur votre compte ; les états calculés déjà posés sont retirés lors du passage de la nuit suivante. Pour faire effacer aussi l'historique déjà enregistré, écrivez-nous ou anonymisez votre compte.

Si vous nous indiquez le segment d'audience qui vous correspond (par exemple en choisissant une option « Vous êtes : … » sur notre page d'accueil, ou en consultant une page écrite pour ce segment), nous conservons cette déclaration avec les autres informations de première visite sur votre compte dès votre inscription. Elle est incluse dans l'export de vos données et effacée lors de l'anonymisation de votre compte.

Si vous utilisez « Recevoir le lien » pour recevoir notre lien d'inscription par e-mail plutôt que de vous inscrire tout de suite, l'adresse que vous saisissez n'est utilisée que pour cet unique envoi et n'est jamais stockée : elle n'est écrite dans aucune table, n'apparaît pas sur votre compte une fois inscrit, et n'est conservée pour aucun autre usage.

5. Comment utilisons-nous vos informations ?

Nous traitons vos informations à des fins fondées sur des intérêts commerciaux légitimes, l'exécution de notre contrat avec vous, le respect de nos obligations légales et/ou votre consentement.

• Communications marketing :
  • Nous pouvons utiliser les informations personnelles que vous nous envoyez à des fins marketing, si cela est conforme à vos préférences marketing. Vous pouvez vous désabonner de nos e-mails marketing à tout moment.
• Informations administratives :
  • Nous pouvons utiliser vos informations personnelles pour vous envoyer des informations sur les produits, les services et les nouvelles fonctionnalités et/ou des informations sur les modifications de nos conditions et politiques.
• Exécution des commandes :
  • Nous pouvons utiliser vos informations pour traiter et gérer vos commandes, paiements, retours et échanges effectués via les services.
• Conformité légale :
  • Si nous recevons une citation à comparaître ou une autre demande légale, nous pouvons avoir besoin d'inspecter les données que nous détenons pour déterminer comment répondre.
• Export d'un espace partagé :
  • Dans un espace de travail partagé entre plusieurs personnes, chaque participant peut télécharger une copie de ce qu'il y voit ; le lien de téléchargement expire après quelques jours et l'archive est ensuite supprimée.
• Assistance par le chat de support :
  • Nous utilisons ces informations pour lire votre message et vous répondre. Ce traitement repose sur la réponse à votre demande : l'exécution de mesures précontractuelles ou du contrat lorsque vous êtes client, et notre intérêt légitime à répondre aux personnes qui nous écrivent dans les autres cas. Il ne repose pas sur votre consentement : la mention affichée sous le champ de saisie vous en informe. Seul le cookie qui permet de retrouver votre conversation lors d'une visite ultérieure requiert votre accord (voir la politique de cookies).
  • Si vous avez laissé votre adresse e-mail et que vous n'avez pas lu la réponse de l'équipe dans le widget environ 3 minutes après son envoi, nous vous envoyons un e-mail pour vous en avertir. Il contient un lien personnel, valable 30 jours, qui rouvre la conversation. Cet e-mail est expédié par notre prestataire d'envoi d'e-mails (voir la rubrique « À qui vos informations seront-elles communiquées ? »). Sans adresse e-mail, aucun e-mail ne vous est envoyé.
  • La durée de conservation des conversations figure dans le tableau de la rubrique « Combien de temps conservons-nous vos informations ? ». Vous pouvez exercer vos droits sur ces messages comme sur le reste de vos données, en nous contactant aux coordonnées indiquées en fin de politique.

6. Vos informations seront-elles partagées ?

Nous ne partageons des informations qu'avec votre consentement, pour nous conformer aux lois, vous fournir des services, protéger vos droits ou remplir des obligations commerciales.

• Consentement :
  • Nous pouvons traiter vos données si vous nous avez donné votre consentement spécifique pour utiliser vos informations personnelles à une fin déterminée.
• Intérêts légitimes :
  • Nous pouvons traiter vos données lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour satisfaire nos intérêts commerciaux légitimes.
• Exécution du contrat :
  • Lorsque nous avons conclu un contrat avec vous, nous pouvons traiter vos informations personnelles pour exécuter les termes de notre contrat.
• Obligations légales :
  • Nous pouvons divulguer vos informations lorsque nous y sommes légalement tenus afin de nous conformer au droit applicable.
• Prestataires de services :
  • Nous pouvons partager vos informations avec des fournisseurs tiers, prestataires de services, sous-traitants ou agents qui fournissent des services pour nous ou en notre nom.
• Transferts d'entreprise :
  • Nous pouvons partager ou transférer vos informations dans le cadre ou au cours de la négociation de toute fusion, vente d'actifs, financement ou acquisition.

7. À qui vos informations seront-elles communiquées ?

Nous ne partageons et ne divulguons vos informations qu'avec des tiers sélectionnés à des fins spécifiques.

• Analyse des visiteurs et utilisateurs de Kolinea :
  • Mesure d'audience intégrée à notre application : aucun outil ni sous-traitant tiers, les données restent dans la base de données de l'application, hébergée dans l'Union européenne.
• Traitement des paiements d'abonnement :
  • Paddle — Merchant of Record (Paddle.com Market Limited, Royaume-Uni), responsable conjoint du traitement des paiements : paiements, facturation, conformité fiscale et prévention de la fraude.
• Envoi d'e-mails de service :
  • Brevo — fournisseur d'e-mails transactionnels (Brevo, ex-Sendinblue, dont le siège est à Paris, France).
• Suggestions d'adresse et fond de plan des lieux partagés :
  • IGN Géoplateforme — service public de géocodage et de cartographie (Institut national de l'information géographique et forestière, France), appelé directement par votre navigateur : il reçoit le texte d'adresse saisi, la position du repère et la zone de carte affichée, ainsi que votre adresse IP, comme pour toute requête web.
• Photo de profil (à défaut d'un fichier que vous avez vous-même déposé) :
  • Gravatar (Automattic Inc.) et Libravatar — reçoivent uniquement une empreinte (hash) de votre adresse e-mail, jamais l'adresse elle-même, pour vous proposer une photo de profil si vous n'en avez pas déposé et n'avez pas connecté de compte social en affichant une. Vous pouvez désactiver ce recours à tout moment depuis les paramètres de votre compte.

Nous avons catégorisé chaque tiers afin que vous puissiez facilement comprendre l'objectif de nos pratiques de collecte et de traitement des données.

8. Utilisons-nous des cookies et d'autres technologies de suivi ?

Nous pouvons utiliser des cookies et d'autres technologies de suivi pour nous aider à comprendre comment vous utilisez notre site et à améliorer votre expérience.

Nous pouvons utiliser des cookies et des technologies de suivi similaires (telles que les balises web et les pixels) à cette fin.

• Cookies techniques obligatoires de Kolinea (utilisation de session) :
  • kolinea-session pour stocker vos données de session
  • XSRF-TOKEN pour assurer la sécurité de votre session
• Cookies d'analyse :
  • Aucun cookie d'analyse n'est déposé. La mesure d'audience est assurée par notre propre application, sans cookie ni outil tiers.
• Cookie du chat de support (soumis à votre consentement) :
  • bmfs_chat_visitor pour retrouver votre conversation lors de vos visites ultérieures, pendant 365 jours. À défaut de ce cookie, la conversation en cours est rattachée à votre session (cookie de session ci-dessus).
• Éléments localStorage des préférences de Kolinea :
  • kolinea-last-auth-method pour stocker votre dernière méthode d'authentification OAuth via réseau social (si nécessaire)
  • flux.appearance pour stocker votre préférence d'apparence (sombre ou clair)
  • flux-sidebar-collapsed-desktop pour stocker votre préférence d'état de la barre latérale (utilisation bureau)

Pour une description détaillée de tous les cookies utilisés, leurs finalités et comment les gérer, veuillez consulter notre politique de cookies.

9. Combien de temps conservons-nous vos informations ?

Nous conservons vos informations personnelles uniquement aussi longtemps que nécessaire aux fins énoncées dans cette politique de confidentialité, sauf si une durée de conservation plus longue est requise ou autorisée par la loi. Les durées de conservation spécifiques pour chaque type de données sont les suivantes :

Lorsque nous n'avons plus besoin de traiter vos informations personnelles pour des raisons commerciales légitimes, nous les supprimons ou les anonymisons. Des processus de purge automatisés s'exécutent quotidiennement pour appliquer ces durées de conservation.

10. Où sont hébergées vos données ?

Vos données sont hébergées dans l'Union européenne, chez les prestataires ci-dessous.

• OVHcloud :
  • Rôle : Hébergement des serveurs et de la base de données de l'application
  • Localisation : centres de données en France
• Cloudflare (R2) :
  • Rôle : Stockage des documents de dossier, des exports, des avatars et des sauvegardes des bases de données
  • Localisation : Union européenne (stockage R2 en juridiction « EU »)
• Mesure d'audience :
  • La mesure d'audience est assurée par notre propre application, dans sa base de données hébergée dans l'Union européenne. Aucune donnée analytique n'est transmise à un tiers.

Vos données applicatives, vos fichiers et vos sauvegardes sont hébergés dans l'Union européenne. La mesure d'audience est assurée par notre propre application, dans sa base de données hébergée dans l'Union européenne — aucune donnée analytique n'est transmise à un tiers. Les données de paiement sont transmises à Paddle ; les e-mails de service à Brevo (dont le siège est à Paris, France) ; et le texte d'adresse saisi et la zone de carte affichée à l'IGN (France), directement depuis votre navigateur. Certains de nos prestataires sont établis hors de l'Union européenne ou rattachés à une société qui l'est. Les garanties qui encadrent ces transferts sont les suivantes :

• Cloudflare (R2) : société mère américaine (Cloudflare, Inc.), avec des données stockées dans l'Union européenne (juridiction « EU ») ; clauses contractuelles types de Cloudflare et certification Data Privacy Framework.
• Paddle : société établie au Royaume-Uni, pays reconnu par une décision d'adéquation de la Commission européenne.
• Gravatar : société américaine (Automattic Inc.) ; seule une empreinte (hash) de l'adresse e-mail est transmise, jamais l'adresse elle-même, et ce recours se désactive dans les paramètres du compte.

11. Collectons-nous des informations auprès de mineurs ?

Nous ne collectons pas sciemment de données auprès d'enfants de moins de 18 ans et ne leur faisons pas de marketing.

En utilisant les services, vous déclarez avoir au moins 18 ans ou être le parent ou tuteur d'un mineur et vous consentez à l'utilisation des services par ce mineur.

Si nous apprenons que des informations personnelles d'utilisateurs de moins de 18 ans ont été collectées, nous désactiverons le compte et prendrons des mesures raisonnables pour supprimer rapidement ces données de nos registres.

Si vous avez connaissance de données que nous aurions collectées auprès d'enfants de moins de 18 ans, veuillez nous contacter à hello@oxpeo.com.

12. Quels sont vos droits en matière de confidentialité ?

Dans certaines régions, comme l'Espace économique européen, vous disposez de droits qui vous permettent d'accéder à vos informations personnelles et de les contrôler plus facilement.

Dans certaines juridictions, vous pouvez avoir le droit (i) de demander l'accès et d'obtenir une copie de vos informations personnelles, (ii) de demander la rectification ou la suppression, (iii) de restreindre le traitement de vos informations personnelles, et (iv) le cas échéant, la portabilité des données.

Dans certaines circonstances, vous pouvez également avoir le droit de vous opposer au traitement de vos informations personnelles.

Si nous nous appuyons sur votre consentement pour traiter vos informations personnelles, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment.

Si vous résidez dans l'Espace économique européen et que vous estimez que nous traitons illicitement vos informations personnelles, vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de votre autorité locale de contrôle de la protection des données.

13. Informations relatives à votre compte

Si à tout moment vous souhaitez consulter ou modifier les informations de votre compte ou supprimer votre compte, vous pouvez vous connecter aux paramètres de votre compte et mettre à jour votre profil utilisateur.

Vous pouvez nous contacter en utilisant les coordonnées fournies ci-dessous.

Sur votre demande de suppression de votre compte, nous désactiverons ou supprimerons votre compte et vos informations de nos bases de données actives.

Toutefois, certaines informations peuvent être conservées dans nos fichiers pour prévenir la fraude, résoudre des problèmes, aider à toute enquête, faire respecter nos conditions d'utilisation et/ou nous conformer aux exigences légales.

14. La fonction « DO-NOT-TRACK »

La plupart des navigateurs web et certains systèmes d'exploitation et applications mobiles incluent une fonction ou un paramètre Do-Not-Track (« DNT ») que vous pouvez activer pour signaler votre préférence en matière de confidentialité.

Nous respectons le signal DNT, ainsi que le signal « Global Privacy Control » (GPC). Lorsque votre navigateur envoie l'un de ces signaux, nous désactivons automatiquement tout suivi analytique pour votre session. Connecté, vous pouvez en plus définir une préférence permanente avec le réglage « Ne pas me suivre (Do Not Track) » de la page « Paramètres de mon compte » : elle vaut pour toutes vos sessions, quel que soit le navigateur, et pour les marqueurs posés sur votre compte.

15. Quels sont vos droits et comment les exercer ?

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, concernant les données que nous détenons sur vous, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès (article 15 du RGPD)
• Droit de rectification (article 16 du RGPD)
• Droit à l'effacement (article 17 du RGPD)
• Droit à la limitation du traitement (article 18 du RGPD)
• Droit à la notification de la rectification, de l'effacement ou de la limitation du traitement (article 19 du RGPD)
• Droit à la portabilité des données (article 20 du RGPD)
• Droit d'opposition (article 21 du RGPD)
• Droit de ne pas faire l'objet d'un profilage (article 22 du RGPD)

Vous pouvez exercer ces droits en nous contactant à hello@oxpeo.com ou via votre espace d'administration de compte.

16. Mettons-nous à jour cette politique ?

Oui, nous mettrons à jour cette politique si nécessaire pour rester en conformité avec les lois applicables.

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre. La version mise à jour sera indiquée par une date de « révision » et la version mise à jour sera effective dès sa mise à disposition.

Si nous apportons des modifications importantes à cette politique de confidentialité, nous pourrons vous en informer soit en publiant clairement un avis de ces modifications, soit en vous envoyant directement une notification.

Nous vous encourageons à consulter fréquemment cette politique de confidentialité pour être informé de la manière dont nous protégeons vos informations.

17. Suppression des données

À tout moment, vous pouvez demander la suppression de votre compte. Votre compte sera supprimé dans un délai de 30 jours.

Cette suppression entraînera la suppression complète de toutes vos données Kolinea, y compris vos éventuels espaces de travail, analyses, statistiques et toutes les synchronisations, intégrations, accès ou autorisations que vous pourriez avoir.

18. Décisions automatisées et profilage

Conformément à l'article 22 du RGPD, OXPEO n'utilise pas de prise de décision automatisée, y compris le profilage, produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative de façon similaire.

Plus précisément, Kolinea ne :

• Prend pas de décisions automatisées concernant l'octroi ou le refus d'accès aux services
• Utilise pas d'algorithmes pour profiler les utilisateurs en vue de contenus ou de tarifs ciblés
• Emploie pas de systèmes de notation basés sur des données personnelles
• Utilise pas de systèmes de filtrage ou de recommandation automatisés produisant des effets juridiques

Notre mesure d'audience sert à établir des statistiques d'utilisation et à suivre la prise en main du service, y compris au moyen des marqueurs décrits plus haut, auxquels vous pouvez vous opposer (voir la rubrique « Do-Not-Track »). Elle ne produit aucune décision à votre égard ayant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative. Aucun cookie n'est déposé.

19. Comment nous contacter au sujet de cette politique ?

En vertu des lois de certains pays, vous pouvez avoir le droit de demander l'accès, la modification ou la suppression des informations personnelles que nous collectons auprès de vous dans certaines circonstances. Pour demander à consulter, mettre à jour ou supprimer vos informations personnelles, veuillez soumettre votre demande par e-mail ou directement via votre espace client. Nous répondrons à votre demande dans un délai de 30 jours.

Vous avez une question ? Vous souhaitez simplement des éclaircissements ? Nous serons ravis de discuter avec vous et de vous apporter des précisions. À tout moment. Si vous avez des questions ou des commentaires sur cette politique, vous pouvez nous écrire à hello@oxpeo.com.