Vous fixez l’échéance, Kolinea rappelle votre client
Rappels automatiques
La réponse arrive avant que la voiture bloque le pont
Accord sur le devis, travaux en plus, pièces de l’assurance : fixez l’échéance et Kolinea rappelle votre client, deux jours avant, le jour même, le lendemain, puis sept jours après. Dès que votre client répond, Kolinea arrête.
- Deux jours avant, le jour même, le lendemain, sept jours après
- Arrêt dès que la demande est traitée
- Relancer à la main reste possible
Remplace : Relances à la main · Post-it
Vos clients retrouvent ce qu’on attend d’eux en ouvrant le dossier
Relancer est un travail ingrat
Il faut se souvenir de qui doit quoi, retrouver le fil, écrire un message qui ne soit pas sec, et recommencer la semaine suivante. La plupart du temps, on ne relance pas : on attend, et le dossier dort. Quand on relance quand même, c’est trop tôt, trop tard, ou auprès de quelqu’un qui a déjà répondu.
Pour la méthode, c’est-à-dire comment formuler la demande et à quel rythme relancer, lisez l’article relancer un client qui n’envoie pas ses pièces.
Quatre dates, calées sur l’échéance
Les rappels découlent de l’échéance que vous posez sur une demande. Vous n’écrivez rien et ne planifiez rien.
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Quatre repères
Deux jours avant l’échéance, le jour même, le lendemain, puis sept jours après. Passé ce dernier, Kolinea n’envoie plus rien.
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Un seul par jour
Jamais deux rappels automatiques sur la même demande le même jour, et aucun si vous venez de relancer à la main.
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Qui le reçoit
Les personnes nommées sur la demande, sinon l’autre partie du dossier, et seulement celles qui peuvent lire la publication. Un membre de l’équipe est prévenu dans l’application. Un client reçoit un e-mail qui indique le dossier, ce qui est attendu et l’échéance, avec son lien d’accès (sauf si vous le lui avez retiré) ; il répond au responsable du dossier et n’a aucun compte à créer.
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L’arrêt
Dès que la demande est traitée ou annulée, ou le dossier clos, plus rien ne part.
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La pause
Sur une demande ou une demande de documents, un destinataire peut dire « Je m’en occupe, attendu le … ». Les rappels automatiques se taisent jusqu’à ce jour compris et reprennent le lendemain, au repère que le calendrier a alors atteint. Il en va de même tant qu’un délai demandé attend la réponse de l’auteur ; si l’auteur l’accorde, l’échéance se déplace à cette date et les rappels attendent jusque-là, s’il le refuse, ils reprennent. Un « Je m’en occupe » sans date ne suspend rien. Voir Je m’en occupe et demande de délai.
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Ce que vous voyez
La carte de la demande annonce la date du prochain rappel automatique, ou, pendant une pause, « Relances automatiques en pause : elles reprennent après le … ».
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La main reste possible
Un bouton « Relancer » sur une demande précise, avec confirmation des destinataires, une fois par jour au plus.
Les rappels concernent tout ce qui attend une réponse et porte une échéance : demande, pièces, décision, checklist, formulaire, bon pour accord.
En situation
Bâtiment et rénovation. Vous soumettez le devis en validation, avec une échéance à sept jours. Votre client reçoit un message deux jours avant, un le jour dit, un le lendemain. S’il valide dans l’intervalle, rien d’autre n’arrive.
Cabinets comptables et d’avocats. Une demande de documents de clôture a une seule échéance, et Kolinea rappelle tant qu’une pièce reste à accepter. Vous cessez de balayer vos dossiers client par client pour savoir qui n’a pas répondu.
Ce que ça ne fait pas
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Le rythme est fixe.
Quatre dates, calées sur l’échéance : la fréquence ne se règle pas par demande. Vous pouvez en revanche couper les rappels automatiques pour tout l’espace ou pour un dossier ; les relances manuelles restent alors possibles.
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Pas de rappel sans échéance.
Une demande sans date ne déclenche rien.
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Pas de rappel automatique pour un rendez-vous.
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Pas de rappel à quelqu’un qu’on ne peut pas joindre
Un contact sans adresse e-mail ne reçoit rien.
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Il ne remplace pas la conversation.
Une fois le dernier rappel passé, le retour vers la personne (un appel, une demande réécrite) vous revient.
À lire aussi
Les rappels s’attachent aux demandes de documents et aux bons pour accord. La vue en attente rassemble ce qui traîne, par dossier, et fait ressortir les retards. Quand un destinataire annonce qu’il s’en occupe ou demande un délai, voyez Je m’en occupe et demande de délai.
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