Pourquoi on cherche une alternative
Un dossier Google Drive ou Dropbox partagé reste le réflexe le plus courant pour centraliser des documents. Il range des fichiers, mais la liste de ce qui est attendu, de qui et pour quand n'y existe pas : elle vit dans des e-mails ou dans la mémoire du professionnel. L'organisation des sous-dossiers dépend de chacun, et rien ne relie un document à l'échange qui l'a motivé.
Ce que font Google Drive et Dropbox
Un espace de stockage fiable et déjà connu de la plupart des clients, pratique pour déposer et retrouver des fichiers. Il arrive souvent que le dossier soit monté par le client lui-même, qui partage ensuite l'accès avec son professionnel : c'est simple, et chacun garde la main sur ses fichiers.
Ce que Kolinea fait autrement
Dans Kolinea, un document se dépose dans le fil du dossier, à l'endroit de l'échange qui l'a motivé, et un onglet « Documents » les réunit tous. Une pièce attendue prend la forme d'une demande de documents : la liste de ce qu'il reste à fournir, avec un statut par pièce et une échéance optionnelle, jusqu'à ce que tout soit déposé et accepté. Des rappels automatiques relancent le destinataire. Le client rejoint le dossier par un lien personnel, sans avoir à créer ni à monter un dossier partagé lui-même. À la clôture, l'ensemble reste consultable en lecture seule sans passer à un plan payant, tant que l'espace du professionnel existe.
Vente immobilière, pièces sensibles, dossiers en série
Un agent immobilier prépare une vente : diagnostics, titre de propriété, pièces d'identité des vendeurs. Dans un dossier partagé, personne ne sait ce qui manque tant qu'on n'a pas ouvert chaque sous-dossier. Avec la demande de documents, la liste est faite dès le départ (voir la page agent immobilier).
Un conseiller en gestion de patrimoine réunit les pièces d'un client, dont certaines très sensibles. La confidentialité des pièces permet de réserver une pièce au professionnel et à son client, sans la montrer aux autres intervenants (voir la page conseiller en gestion de patrimoine).
Un cabinet qui ouvre des dossiers du même type refait chaque fois la même arborescence. Les modèles de dossier préparent d'avance ce qui est attendu, dossier après dossier.
Quand rester sur un dossier partagé
Pour stocker des fichiers déjà validés (une archive, des modèles), sans demande à suivre ni échéance, un dossier Drive ou Dropbox suffit, et Kolinea n'est pas un espace de stockage généraliste. Si votre client impose son propre dossier partagé, rien ne vous empêche de le garder pour les fichiers lourds et d'ouvrir le dossier Kolinea pour le suivi. Kolinea devient utile dès qu'il faut savoir qui doit encore déposer quoi.
À lire aussi
- Demandes de documents, pour savoir ce qui manque sans ouvrir chaque sous-dossier
- Modèles de dossier