Démarrer chaque nouveau dossier sans tout réécrire
Aujourd’hui, sans Kolinea
Chaque dossier recréé à la main
Chaque nouveau dossier se recrée à la main, en copiant le précédent et en espérant n’avoir rien oublié
Un nouveau client arrive et son dossier se monte comme le précédent : mêmes demandes, même ordre, même message d’accueil. Il se refait pourtant à la main, chaque fois.
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Copie
On copie un ancien dossier en espérant n’avoir rien oublié, ou on retrouve la liste de pièces dans un e-mail envoyé à un autre client.
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Message d’accueil
On le réécrit une fois de plus, en corrigeant le prénom resté du dossier précédent.
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Échéances
À peu près les mêmes d’un dossier à l’autre, elles se recalculent de tête.
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Mémoire
Dans une équipe, chacun a sa version de la liste, et l’oubli se découvre quand la pièce manque.
Avec Kolinea, en quelques étapes
Partir du modèle de votre métier
Le catalogue propose des modèles de dossier par métier, que vous parcourez avant d’en importer une copie propre à votre espace. Vous la relisez avant de l’employer ; la réécrire à votre manière demande Premium.
Avec Modèles de dossierEnregistrer vos messages récurrents
Avec Premium, une publication que vous réécrivez d’un dossier à l’autre s’enregistre comme modèle depuis le composeur, avec son texte, ses demandes et ses fichiers joints. Des variables comme l’objet du dossier ou les intervenants prennent les valeurs de chaque dossier.
Avec Rédiger une demandeChoisir le modèle à la création du dossier
En créant le dossier, vous choisissez le modèle, puis vous gardez ou écartez chacune de ses publications d’une case. Celles que vous gardez attendent votre équipe, visibles d’elle seule.
Avec Modèles de dossierPréparer chaque publication quand son tour vient
« Préparer » remplit le composeur avec les valeurs du dossier à ce moment-là, clients ajoutés depuis compris. Les échéances sont recomptées à partir du jour où vous utilisez le modèle, et rien ne part avant que vous publiiez.
Avec Modèles de dossierLe résultat
Avant
Le dossier précédent copié à la main, et le même message d’accueil réécrit une fois de plus
Avec Kolinea
Les demandes habituelles prêtes dès la création, leurs échéances comptées à partir du jour où le modèle sert
Vos questions sur ce cas
Non. Le modèle prépare, vous publiez : rien ne part avant que vous l’ayez décidé.
Il range une suite de publications : demandes de pièces, décisions, bons pour accord, checklists, avec leurs échéances en nombre de jours. Il ne garde ni rendez-vous, ni jalon, ni lieu, ni les personnes nommées : les destinataires se désignent à la publication.
Non. Modifier un modèle ne change pas ce qui a déjà été préparé ou publié dans un dossier.
Oui. Les modèles du catalogue s’importent et s’utilisent sur le plan Gratuit, mais ils ne s’y modifient pas.
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