Suivi de vente avec vendeurs et acquéreurs
Du mandat à l’acte, la vente tient à quelques pièces
Vous prenez un T4 en mandat. Avant la mise en ligne, il faut le DPE, le diagnostic électricité, l’amiante, le mesurage loi Carrez, puis les trois derniers procès-verbaux d’assemblée, le règlement de copropriété et le carnet d’entretien.
Les vendeurs cherchent et envoient par tranches : vous ne savez plus ce qui est arrivé. Viennent ensuite les visites, deux offres presque en même temps, le compromis, l’acte. Chaque étape passe par un appel, un SMS ou un e-mail à retrouver.
Ce que Kolinea change pour vous
Rédiger une demande
Votre message devient une liste point par point
Vous écrivez comme d'habitude. Sauf qu'à l'arrivée, votre client ne reçoit pas un long message : il reçoit une liste claire, point par point, avec une échéance. Et vous voyez ce qui est fait et ce qui manque.
- Aussi simple qu'écrire un e-mail
- Chaque point suivi jusqu'à sa réponse
- Vos messages habituels prêts en modèles
Votre client sait quoi faire, et vous voyez où il en est
Demandes de documents
Les diagnostics et pièces du vendeur, réunis dans une demande
Listez ce qu'il vous faut pour le mandat ou le compromis. Le vendeur dépose chaque pièce ; vous acceptez ou refusez avec la raison.
- DPE, diagnostics, titre de propriété
- Refus motivé : le vendeur sait quoi redéposer
- La demande se clôt quand tout est accepté
Votre client dépose ses pièces depuis son téléphone
Partager un lieu
Le secteur du bien, l’adresse exacte à vous seul
Avant la visite, montrez le quartier : le code postal, la commune et un cercle de 100 m à 1 km. L'adresse exacte n'est montrée à personne d'autre que vous ; vous la donnez le moment venu.
- Un cercle décalé, jamais centré sur le bien
- Un rayon réglé pour chaque bien
- L'adresse exacte quand la visite est calée
Vos vendeurs gardent leur adresse pour eux jusqu'à la visite
Ce que Kolinea règle pour les agents immobiliers
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Avant : Les pièces arrivent par e-mail, par SMS et par des liens qui expirent, et personne ne sait ce qui manque encore
Une ligne par pièce attendue, un dépôt depuis un simple lien, et des rappels qui partent seuls
Voir comment -
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Kolinea règle aussi
Modèles de dossier
Chaque mandat, prêt d'avance
Le modèle « Mandat de vente » prépare les pièces du vendeur, la préparation des visites, la réponse aux offres et l’accord sur le compromis, avec leurs échéances.
- Demandes prévues, dans l'ordre
- Des échéances calées sur chaque dossier
- Vos propres modèles, partagés avec votre agence (Premium)
Vous écrivez vos demandes une fois pour tous vos clients
Le mandat, les diagnostics et les offres dans un seul dossier
Vendeurs et acquéreurs ouvrent le dossier par leur lien, sans compte. Un vendeur y dépose le diagnostic qu’il vient de retrouver, un acquéreur y pose sa question sur le bien, sans attendre que vous les sollicitiez. Vous partagez le dossier avec votre équipe de négociation, ouvert à partir du modèle « Mandat de vente ». Le notaire, ajouté avec un accès limité, ne voit que ce qui le nomme.
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Diagnostics et copropriété
DPE, amiante, électricité, mesurage, procès-verbaux, règlement de copropriété, avec une ligne et un statut par pièce (le détail de la collecte, et la liste des pièces d’un compromis).
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Annonce
Le texte et les photos soumis aux vendeurs en bon pour accord avant la mise en ligne.
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Visites
Des créneaux proposés et une checklist pour les vendeurs (dégager l’entrée, laisser les clés de la cave) ; visites et rendez-vous de signature ont leur page.
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Secteur du bien
En position approximative, le plan ne montre que le code postal, la commune et un cercle de 100 m à 1 km autour du bien. L’adresse exacte reste chiffrée et n’est pas affichée aux lecteurs du dossier.
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Offres
L’une à 450 000 euros avec financement accordé, l’autre plus haute mais sous condition de vente, présentées en décision à choix. L’offre retenue passe en bon pour accord, avec la date et le nom de chaque vendeur.
Le compromis et l’acte restent signés chez le notaire : le bon pour accord est une validation simple, sans valeur de signature électronique qualifiée.
Deux offres presque en même temps, une réponse datée pour chacune
Les rappels partent seuls vers les vendeurs : deux jours avant l’échéance, le jour même, le lendemain, puis sept jours après. Vous ajoutez des jalons au dossier : mandat, mise en ligne, compromis, acte.
Une fois l’acte signé, vous clôturez le dossier. Si un vendeur ou un acquéreur revient sur une offre ou un diagnostic, la réponse datée est dans le dossier clos, consultable par l’agence et par eux tant que l’espace de l’agence existe.
Les autres fonctions pour votre métier
Questions fréquentes
Votre espace passe au plan Gratuit, sans limite de durée : 2 dossiers actifs à la fois et 2 membres. L’essai ne demande pas de carte bancaire. Au-delà de 2 dossiers actifs, la création de nouveaux dossiers attend qu’un dossier soit clos, ou que vous choisissiez Premium.
Un seul abonnement Premium par espace : 9 € HT par mois, ou 84 € HT par an (soit 7 € HT par mois), pour jusqu’à 20 membres et 50 dossiers actifs. Vos clients ne paient jamais.
Vos dossiers en cours continuent, et vos clients gardent leur accès aux dossiers clos, à vie, tant que votre espace existe. Si vous supprimez l’espace, chacun est prévenu par e-mail 30 jours avant et peut télécharger l’export de ses dossiers.
C’est une validation simple, datée et au nom de la personne qui l’a donnée, sans valeur de signature électronique qualifiée. Elle garde la trace de ce qui a été accepté et de la date ; si votre acte exige une signature qualifiée, il faut un autre outil.
Ils n’ont rien à installer ni à retenir : ils ouvrent leur lien et voient d’abord ce que vous attendez d’eux, sur téléphone comme sur ordinateur.
En savoir plusDepuis sa fiche, vous générez un lien à usage unique, à ouvrir sous 24 h, et un code à 6 chiffres, que vous lui transmettez vous-même : le lien par SMS ou messagerie, le code par téléphone ou de vive voix. Son appareil reste ensuite reconnu pour vos dossiers.
En savoir plusChaque métier présenté ici a son modèle de dossier, avec les demandes habituelles déjà rédigées : « Contentieux » pour un avocat, « Clôture annuelle » pour un expert-comptable, « Mise en location » pour un gestionnaire locatif, et ainsi de suite. Ils sont utilisables dès le plan Gratuit ; écrire vos propres modèles et ajouter des champs personnalisés (surface, budget, type de bien…) est réservé à Premium.
En savoir plusInvitez vos collègues dans votre espace : 2 membres sur le plan Gratuit, jusqu’à 20 sur Premium. Chacun accède aux dossiers où il intervient ; les propriétaires et administrateurs voient tous les dossiers, et les retards de toute l’équipe.
En savoir plusOui, gratuitement. Vous ouvrez le dossier, y déposez vos documents et créez un compte gratuit, sans mot de passe, puis vous lui envoyez le lien. Il lit le dossier depuis ce lien et le prend en charge pour vous répondre ; sans prise en charge, le dossier est supprimé au bout de 30 jours.
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