Médiateur : conduire une médiation jusqu’à l’accord de chaque partie
Une médiation, des pièces que chaque partie ne montre qu’à vous
Deux associés ne s’entendent plus sur le départ de l’un d’eux. Vous faites accepter la convention de médiation, vous fixez les réunions, et chacun vous envoie ses pièces : les statuts et le pacte d’associés, que les deux peuvent lire, mais aussi une estimation de la valeur des parts ou des relevés de compte courant que l’autre ne doit pas voir. Tout arrive par e-mail, parfois avec la mauvaise personne en copie.
Entre deux réunions, les dates se cherchent par téléphone et le projet d’accord circule en plusieurs versions. Au moment de conclure, il faut retrouver qui a accepté quelle version, et quand. La médiation entre entreprises et la médiation familiale posent la même question.
Ce que Kolinea change pour vous
Confidentialité
Ce qu’une partie vous confie, l’autre ne le lit pas
Vous demandez à chaque partie, en confidentiel, les pièces qu’elle ne veut montrer qu’à vous. Seuls votre équipe et les intervenants nommés les lisent, et le journal dit qui les a consultées.
- Confidentiel : l’équipe et la partie nommée
- Notes internes, invisibles des parties
- Journal d’accès exportable
À la question « qui a vu ce document ? », vous avez la réponse
Bon pour accord
L’accord de chaque partie, daté
Soumettez la convention de médiation ou le projet d’accord. Chaque partie accepte ou refuse, et la réponse reste datée, à son nom : une validation simple, pas une signature électronique qualifiée.
- Chaque partie sollicitée répond
- Vous voyez qui n’a pas encore répondu
- Rien ne se modifie après coup
Une validation simple et datée, sans valeur de signature qualifiée
Rendez-vous
Réunions et entretiens individuels, calés en un clic
Proposez plusieurs créneaux aux parties. L’un est choisi ; l’invitation d’agenda part avec l’adresse ou le lien de visio. Un entretien individuel se propose à la seule partie qu’il concerne.
- Plusieurs créneaux, un seul choix
- Au cabinet ou en visio
- Invitation d’agenda à la confirmation
Un rendez-vous confirmé arrive avec son invitation d’agenda
Ce que Kolinea règle pour les médiateurs
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Avant : Un accord donné par SMS ou au téléphone ne se retrouve plus le jour où on le conteste
Un devis ou un avenant soumis dans le dossier, accepté ou refusé par chaque personne nommée, avec la date et son nom.
Voir comment -
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Kolinea règle aussi
Modèles de dossier
Chaque médiation, prête d’avance
Le modèle « Médiation conventionnelle » prépare la convention de médiation, les pièces communes, la préparation de la réunion et l’accord sur le projet d’accord, avec leurs échéances.
- Demandes prévues, dans l’ordre
- Des échéances calées sur chaque dossier
- Vos propres modèles, partagés avec votre cabinet (Premium)
Vous écrivez vos demandes une fois pour tous vos clients
Chaque médiation a son dossier, avec ce que chaque partie vous confie
Chaque partie a son lien, sans compte, et peut vous écrire ou déposer une pièce de sa propre initiative. Vous et votre équipe partagez le dossier, ouvert à partir du modèle « Médiation conventionnelle », avec des notes internes qu’aucune partie ne lit.
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Convention de médiation
Soumise en bon pour accord dès l’ouverture. Chaque partie l’accepte à son nom, avec la date.
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Pièces communes
Statuts, pacte d’associés, derniers comptes annuels. Chaque pièce est demandée à son destinataire et suivie jusqu’au dépôt, et les deux parties la lisent.
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Pièces confidentielles
Vous demandez à une partie, en confidentiel, ce qu’elle ne veut montrer qu’à vous. Elle dépose ses pièces en réponse ; l’autre partie ne voit ni la demande ni les pièces.
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Réunions et entretiens individuels
Vous proposez plusieurs créneaux, l’un d’eux est choisi et l’invitation d’agenda part à la confirmation. Un entretien individuel se propose en confidentiel, à la seule partie qu’il concerne.
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Projet d’accord
Soumis en bon pour accord aux deux parties. Vous voyez qui l’a accepté et qui ne l’a pas encore fait.
Le bon pour accord date et nomme celui qui l’a donné. C’est une validation simple : ce n’est pas une signature électronique qualifiée, et il ne donne aucune force exécutoire à l’accord, qui se signe ensuite selon vos usages.
Ce qu’une partie vous confie, l’autre ne le lit pas
Une publication confidentielle n’est lue que par votre équipe et par les intervenants qu’elle nomme ou mentionne elle-même. Une mention en commentaire ne l’ouvre à personne d’autre, et une personne ajoutée plus tard au dossier ne la rattrape pas. Seule votre équipe publie en confidentiel : ce qu’une partie veut ne montrer qu’à vous, elle le dépose en réponse à la demande confidentielle que vous lui adressez.
Votre équipe lit tout le dossier, notes internes comprises. Le journal d’accès dit qui a consulté quelle pièce, et vous pouvez retirer un accès à tout moment. Le détail est sur la page Sécurité et confidentialité.
Des parties qui savent où en est la médiation
Chaque partie voit ce qui attend de son côté. Les rappels relancent chaque pièce ou validation en attente : deux jours avant l’échéance, le jour même, le lendemain, puis sept jours après. Au terme de la médiation, vous clôturez le dossier : la convention et le projet d’accord acceptés, avec leur date, restent consultables par votre équipe et par chaque partie tant que l’espace existe, chacun selon ce qu’il pouvait lire.
Questions fréquentes
Une autre question ?
Contactez-nousVotre espace passe au plan Gratuit, sans limite de durée : 2 dossiers actifs à la fois et 2 membres. L’essai ne demande pas de carte bancaire. Au-delà de 2 dossiers actifs, la création de nouveaux dossiers attend qu’un dossier soit clos, ou que vous choisissiez Premium.
Pendant l’offre Membres Fondateurs, Premium est offert à votre espace dès votre réservation, sans carte bancaire, pendant toute la phase de lancement. Vous gardez ensuite le tarif Fondateur à vie, tant que vous restez abonné : 6 € HT par mois, ou 60 € HT par an, au lieu de 9 € HT par mois ou 84 € HT par an. Un seul abonnement par espace, membres et dossiers illimités. Vos clients ne paient jamais.
Premium offert dès aujourd’hui, pendant toute la phase de lancement, puis jusqu’à −33 % à vie
100 places restantes sur 100 À réserver depuis votre espace, une fois inscrit
Vos dossiers en cours continuent, et vos clients gardent leur accès aux dossiers clos, à vie, tant que votre espace existe. Si vous supprimez l’espace, chacun est prévenu par e-mail 30 jours avant et peut télécharger l’export de ses dossiers.
Pas si vos échanges sont ponctuels, sans suivi dans la durée : un e-mail suffit. Ni s’il vous faut facturer vos clients, ou une signature électronique qualifiée : Kolinea ne facture pas, et son bon pour accord est une validation simple, datée et au nom de la personne qui l’a donnée, sans valeur de signature qualifiée. Il garde la trace de ce qui a été accepté et de la date ; si votre acte exige une signature qualifiée, il faut un autre outil.
Ils n’ont rien à installer ni à retenir : ils ouvrent leur lien et voient d’abord ce que vous attendez d’eux, sur téléphone comme sur ordinateur.
En savoir plusDepuis sa fiche, vous générez un lien à usage unique, à ouvrir sous 24 h, et un code à 6 chiffres, que vous lui transmettez vous-même : le lien par SMS ou messagerie, le code par téléphone ou de vive voix. Son appareil reste ensuite reconnu pour vos dossiers.
En savoir plusChaque métier présenté ici a son modèle de dossier, avec les demandes habituelles déjà rédigées : « Contentieux » pour un avocat, « Clôture annuelle » pour un expert-comptable, « Mise en location » pour un gestionnaire locatif, et ainsi de suite. Ils sont utilisables dès le plan Gratuit ; écrire vos propres modèles et ajouter des champs personnalisés (surface, budget, type de bien…) est réservé à Premium.
En savoir plusInvitez vos collègues dans votre espace : 2 membres sur le plan Gratuit, autant que vous voulez sur Premium. Chacun accède aux dossiers où il intervient ; les propriétaires et administrateurs voient tous les dossiers, et les retards de toute l’équipe.
En savoir plusOui, gratuitement. Vous ouvrez le dossier, y déposez vos documents et créez un compte gratuit, sans mot de passe, puis vous lui envoyez le lien. Il lit le dossier depuis ce lien et le prend en charge pour vous répondre ; sans prise en charge, le dossier est supprimé au bout de 30 jours.
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