Suivi des dossiers de rénovation d’ampleur avec vos ménages
Le dossier d’aide attend toujours un dernier devis
Un accompagnement dure des mois. Après l’audit énergétique, le ménage choisit un scénario de travaux et consulte des artisans ; il faut ensuite réunir ses pièces et les devis avant de déposer la demande d’aide. L’avis d’imposition arrive par e-mail, la taxe foncière en photo sur WhatsApp, un devis d’isolation dans une pièce jointe que le ménage vous transfère trois semaines plus tard.
Le chauffagiste promet son devis pour la semaine prochaine, puis pour la suivante. Le ménage croit que tout est parti, vous attendez encore une pièce, et personne ne sait qui doit relancer qui.
Ce que Kolinea change pour vous
Demandes de documents
Les pièces du ménage et les devis, acceptés ou refusés un à un
Avis d’imposition, justificatif de propriété, devis de chaque lot : le ménage ou l’artisan dépose chaque pièce sur sa ligne ; vous acceptez, ou vous refusez avec la raison.
- Une ligne par pièce et par lot de travaux
- Refus motivé : chacun sait quoi redéposer
- Dossier complet avant le dépôt de la demande
Votre client dépose ses pièces depuis son téléphone
Rappels automatiques
Les rappels des devis en retard partent seuls
Avant l’échéance, à l’échéance, puis en cas de retard, chez le ménage comme chez l’artisan. Dès que la pièce est déposée, plus rien ne part.
- Avant, à et après l’échéance
- Arrêt automatique une fois déposé
- Relancer à la main reste possible
Vos clients retrouvent ce qu’on attend d’eux en ouvrant le dossier
Vue « En attente »
Le devis qui manque, et qui doit l’envoyer
Dans chaque dossier, ce que vous avez à vérifier d’un côté, ce qu’on attend du ménage et des artisans de l’autre. Les retards ressortent d’eux-mêmes.
- Vos pièces à vérifier, d’un côté
- Ce qu’on attend du ménage et des artisans, de l’autre
- Retards mis en évidence
Chaque matin, vous savez par où commencer
Ce que Kolinea règle pour les accompagnateurs Rénov’
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Avant : Les pièces arrivent par e-mail, par SMS et par des liens qui expirent, et personne ne sait ce qui manque encore
Une ligne par pièce attendue, un dépôt depuis un simple lien, et des rappels qui partent seuls.
Voir comment -
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Kolinea règle aussi
Modèles de dossier
Chaque rénovation d’ampleur, prête d’avance
Le modèle « Rénovation d’ampleur » prépare le contrat d’accompagnement, les pièces du ménage, le choix du scénario de travaux, les devis des artisans et les vérifications avant le dépôt, avec leurs échéances.
- Demandes prévues, dans l’ordre
- Des échéances calées sur chaque dossier
- Vos propres modèles, partagés avec l’équipe (Premium)
Vous écrivez vos demandes une fois pour tous vos clients
Le ménage, ses artisans et vos demandes dans le même dossier
Le ménage ouvre le dossier par un lien, sans compte, depuis son téléphone, et peut vous écrire quand une question lui vient. Un artisan que vous ajoutez avec un accès limité entre par son propre lien et ne lit que ce qui le nomme : la demande de devis qui lui est adressée, pas l’avis d’imposition du foyer. Les pièces du ménage se publient en confidentiel : l’équipe et les personnes que vous nommez les lisent, et personne d’autre.
Le modèle « Rénovation d’ampleur » prépare cinq étapes :
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Contrat d’accompagnement
Soumis en bon pour accord au début de la mission, accepté par le ménage avec la date et son nom.
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Pièces du ménage
Une demande de documents, une ligne par pièce (pièce d’identité, avis d’imposition, justificatif de propriété, factures d’énergie), chacune acceptée ou refusée avec le motif (les demandes de pièces, en détail).
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Choix du scénario de travaux
Une décision à choix entre les scénarios de l’audit. Le ménage tranche dans le dossier et sa réponse reste datée.
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Devis des artisans
Une demande de documents, une ligne par lot de travaux et une pour les attestations RGE des entreprises. Vous l’adressez au ménage ou directement à l’artisan.
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Avant le dépôt de la demande
Une checklist que le ménage coche (compte créé sur le site de la demande d’aide, récapitulatif des travaux relu, nom et adresse vérifiés sur chaque devis).
Kolinea ne dépose pas la demande d’aide et ne calcule aucun montant : il réunit ce qu’il faut pour la déposer et garde la trace de qui a envoyé quoi.
Vous savez qui doit encore agir
La vue « En attente » de chaque dossier sépare ce que vous avez à traiter (une pièce à vérifier, une question du ménage) de ce que vous attendez des autres, retards en tête (la vue « En attente »). Les rappels partent deux jours avant l’échéance, le jour même, le lendemain, puis sept jours après, chez le ménage comme chez l’artisan, et s’arrêtent dès que la pièce est déposée (l’article relancer un client qui n’envoie pas ses pièces).
Jusqu’au solde, vous ajoutez les jalons du dossier : dépôt de la demande, début des travaux, visite de fin de travaux. Le dossier clos, le ménage et vous retrouvez l’audit, les devis et chaque décision datée, tant que votre espace existe.
Questions fréquentes
Une autre question ?
Contactez-nousVotre espace passe au plan Gratuit, sans limite de durée : 2 dossiers actifs à la fois et 2 membres. L’essai ne demande pas de carte bancaire. Au-delà de 2 dossiers actifs, la création de nouveaux dossiers attend qu’un dossier soit clos, ou que vous choisissiez Premium.
Pendant l’offre Membres Fondateurs, Premium est offert à votre espace dès votre réservation, sans carte bancaire, pendant toute la phase de lancement. Vous gardez ensuite le tarif Fondateur à vie, tant que vous restez abonné : 6 € HT par mois, ou 60 € HT par an, au lieu de 9 € HT par mois ou 84 € HT par an. Un seul abonnement par espace, membres et dossiers illimités. Vos clients ne paient jamais.
Premium offert dès aujourd’hui, pendant toute la phase de lancement, puis jusqu’à −33 % à vie
100 places restantes sur 100 À réserver depuis votre espace, une fois inscrit
Vos dossiers en cours continuent, et vos clients gardent leur accès aux dossiers clos, à vie, tant que votre espace existe. Si vous supprimez l’espace, chacun est prévenu par e-mail 30 jours avant et peut télécharger l’export de ses dossiers.
Pas si vos échanges sont ponctuels, sans suivi dans la durée : un e-mail suffit. Ni s’il vous faut facturer vos clients, ou une signature électronique qualifiée : Kolinea ne facture pas, et son bon pour accord est une validation simple, datée et au nom de la personne qui l’a donnée, sans valeur de signature qualifiée. Il garde la trace de ce qui a été accepté et de la date ; si votre acte exige une signature qualifiée, il faut un autre outil.
Ils n’ont rien à installer ni à retenir : ils ouvrent leur lien et voient d’abord ce que vous attendez d’eux, sur téléphone comme sur ordinateur.
En savoir plusDepuis sa fiche, vous générez un lien à usage unique, à ouvrir sous 24 h, et un code à 6 chiffres, que vous lui transmettez vous-même : le lien par SMS ou messagerie, le code par téléphone ou de vive voix. Son appareil reste ensuite reconnu pour vos dossiers.
En savoir plusChaque métier présenté ici a son modèle de dossier, avec les demandes habituelles déjà rédigées : « Contentieux » pour un avocat, « Clôture annuelle » pour un expert-comptable, « Mise en location » pour un gestionnaire locatif, et ainsi de suite. Ils sont utilisables dès le plan Gratuit ; écrire vos propres modèles et ajouter des champs personnalisés (surface, budget, type de bien…) est réservé à Premium.
En savoir plusInvitez vos collègues dans votre espace : 2 membres sur le plan Gratuit, autant que vous voulez sur Premium. Chacun accède aux dossiers où il intervient ; les propriétaires et administrateurs voient tous les dossiers, et les retards de toute l’équipe.
En savoir plusOui, gratuitement. Vous ouvrez le dossier, y déposez vos documents et créez un compte gratuit, sans mot de passe, puis vous lui envoyez le lien. Il lit le dossier depuis ce lien et le prend en charge pour vous répondre ; sans prise en charge, le dossier est supprimé au bout de 30 jours.
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