Expert-comptable : collecter les pièces de vos clients
Ce qui manque à la liasse, on le découvre en fin de mois
La clôture suppose les relevés bancaires de décembre, l’inventaire du stock au 31 décembre, les factures fournisseurs non parvenues, les contrats de prêt et le tableau des immobilisations. Le dirigeant envoie une facture en photo par SMS, un relevé par e-mail, un inventaire à moitié rempli.
Vous refusez l’inventaire faute de valeurs unitaires, mais la réponse se perd. À trois semaines du bilan, personne ne sait ce qui reste à recevoir, et le dirigeant ne sait pas ce qu’on attend de lui.
Ce que Kolinea change pour vous
Rédiger une demande
Votre message devient une liste point par point
Vous écrivez comme d'habitude. Sauf qu'à l'arrivée, votre client ne reçoit pas un long message : il reçoit une liste claire, point par point, avec une échéance. Et vous voyez ce qui est fait et ce qui manque.
- Aussi simple qu'écrire un e-mail
- Chaque point suivi jusqu'à sa réponse
- Vos messages habituels prêts en modèles
Votre client sait quoi faire, et vous voyez où il en est
Demandes de documents
Les pièces de clôture, réunies dans une seule demande
Relevés, factures, inventaire : votre client dépose chaque pièce dans la demande ; vous acceptez ou refusez avec la raison.
- Une liste de pièces par demande, avec échéance
- Refus motivé : le client sait quoi redéposer
- La demande se clôt quand tout est accepté
Votre client dépose ses pièces depuis son téléphone
Ce que Kolinea règle pour les experts-comptables
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Avant : Les pièces arrivent par e-mail, par SMS et par des liens qui expirent, et personne ne sait ce qui manque encore
Une ligne par pièce attendue, un dépôt depuis un simple lien, et des rappels qui partent seuls
Voir comment -
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Kolinea règle aussi
Modèles de dossier
Chaque clôture annuelle, prête d'avance
Le modèle « Clôture annuelle » prépare les pièces de clôture, l’inventaire du stock et la validation des comptes annuels, avec leurs échéances.
- Demandes prévues, dans l'ordre
- Des échéances calées sur chaque dossier
- Vos propres modèles, partagés avec votre cabinet (Premium)
Vous écrivez vos demandes une fois pour tous vos clients
La demande de pièces au centre de chaque exercice
La direction de l’entreprise, et les associés si besoin, entrent par un lien, sans compte. Ils peuvent aussi vous écrire ou déposer une pièce hors de vos demandes. Votre équipe voit les mêmes pièces reçues, de la saisie à la revue, dans un dossier ouvert à partir du modèle « Clôture annuelle ».
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Pièces de clôture
Relevés, inventaire, factures non parvenues, prêts, immobilisations, chacun avec son statut. Une pièce refusée revient avec le motif, puis elle est redéposée et acceptée (réunir les pièces du bilan, en détail).
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Inventaire
Une checklist (compter le stock, lister les outillages hors d’usage, valoriser les chantiers en cours) cochée chez le client.
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Questions au dirigeant
Les deux virements à justifier, la durée d’amortissement du véhicule acheté en novembre. La réponse reste rattachée à la question.
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Comptes annuels
Le projet de bilan soumis en bon pour accord avant le dépôt. Le dirigeant l’accepte ou le refuse, à son nom et avec la date.
Le commissaire aux comptes, s’il y en a un, peut être ajouté comme intervenant. D’un exercice à l’autre, le dossier repart du même modèle (un modèle par mission).
Des rappels qui partent seuls, une clôture qu’on retrouve
Les rappels partent deux jours avant l’échéance, le jour même, le lendemain, puis sept jours après, et s’arrêtent dès que la demande est traitée. Vous ajoutez des jalons au dossier : clôture, bilan établi, assemblée, dépôt au greffe.
Une fois l’exercice clos, le dossier garde l’inventaire refusé puis accepté et le bilan validé, consultables par le cabinet et par son client tant que l’espace du cabinet existe.
Les autres fonctions pour votre métier
Questions fréquentes
Votre espace passe au plan Gratuit, sans limite de durée : 2 dossiers actifs à la fois et 2 membres. L’essai ne demande pas de carte bancaire. Au-delà de 2 dossiers actifs, la création de nouveaux dossiers attend qu’un dossier soit clos, ou que vous choisissiez Premium.
Un seul abonnement Premium par espace : 9 € HT par mois, ou 84 € HT par an (soit 7 € HT par mois), pour jusqu’à 20 membres et 50 dossiers actifs. Vos clients ne paient jamais.
Vos dossiers en cours continuent, et vos clients gardent leur accès aux dossiers clos, à vie, tant que votre espace existe. Si vous supprimez l’espace, chacun est prévenu par e-mail 30 jours avant et peut télécharger l’export de ses dossiers.
C’est une validation simple, datée et au nom de la personne qui l’a donnée, sans valeur de signature électronique qualifiée. Elle garde la trace de ce qui a été accepté et de la date ; si votre acte exige une signature qualifiée, il faut un autre outil.
Ils n’ont rien à installer ni à retenir : ils ouvrent leur lien et voient d’abord ce que vous attendez d’eux, sur téléphone comme sur ordinateur.
En savoir plusDepuis sa fiche, vous générez un lien à usage unique, à ouvrir sous 24 h, et un code à 6 chiffres, que vous lui transmettez vous-même : le lien par SMS ou messagerie, le code par téléphone ou de vive voix. Son appareil reste ensuite reconnu pour vos dossiers.
En savoir plusChaque métier présenté ici a son modèle de dossier, avec les demandes habituelles déjà rédigées : « Contentieux » pour un avocat, « Clôture annuelle » pour un expert-comptable, « Mise en location » pour un gestionnaire locatif, et ainsi de suite. Ils sont utilisables dès le plan Gratuit ; écrire vos propres modèles et ajouter des champs personnalisés (surface, budget, type de bien…) est réservé à Premium.
En savoir plusInvitez vos collègues dans votre espace : 2 membres sur le plan Gratuit, jusqu’à 20 sur Premium. Chacun accède aux dossiers où il intervient ; les propriétaires et administrateurs voient tous les dossiers, et les retards de toute l’équipe.
En savoir plusOui, gratuitement. Vous ouvrez le dossier, y déposez vos documents et créez un compte gratuit, sans mot de passe, puis vous lui envoyez le lien. Il lit le dossier depuis ce lien et le prend en charge pour vous répondre ; sans prise en charge, le dossier est supprimé au bout de 30 jours.
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