Suivi de voyage sur mesure avec vos voyageurs
Entre la première proposition et le départ, les choix se perdent dans les messages
Un voyage sur mesure se construit en plusieurs semaines. Vous envoyez trois itinéraires, les voyageurs en parlent entre eux, l’un vous répond par e-mail, l’autre sur WhatsApp. Le devis part en pièce jointe et l’accord revient en une ligne : « OK pour nous ».
Viennent ensuite les passeports, photographiés sur un coin de table et envoyés dans une conversation où se mêlent horaires de vol et photos de restaurant. Au moment de finaliser le carnet de voyage, vous cherchez encore lequel des deux a choisi l’hôtel de la dernière nuit.
Ce que Kolinea change pour vous
Décisions à choix
L’itinéraire choisi, daté et gardé dans le dossier
Trois itinéraires, l’hôtel de la dernière nuit, une journée libre : vos voyageurs choisissent parmi vos options, et la réponse ne se perd plus entre WhatsApp et les e-mails.
- Deux à six options, au choix unique ou multiple
- Réponse datée, visible des deux parties
- Visible de toute l’équipe de l’agence
Plus de décision retrouvée trois semaines trop tard
Confidentialité
Les passeports, lus par l’agence et les voyageurs que vous nommez
Les pièces d’identité passent en confidentiel : seuls l’équipe et les intervenants qu’elles nomment ou mentionnent les lisent, et le journal dit qui les a consultées.
- Confidentiel : l’équipe et les intervenants nommés
- Notes internes, invisibles des voyageurs
- Journal d’accès exportable
À la question « qui a vu ce document ? », vous avez la réponse
Bon pour accord
Chaque devis accepté, daté, au nom de chaque voyageur
Soumettez le devis du voyage. Chaque voyageur l’accepte ou le refuse depuis son téléphone, et vous savez qui a dit oui, et quand.
- En couple ou entre amis, chacun répond
- Acceptation datée et nominative
- Rien ne se modifie après coup
Une validation simple et datée, sans valeur de signature qualifiée
Ce que Kolinea règle pour les agents de voyage sur mesure
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Avant : Une décision prise par e-mail ou par SMS reste là où elle est tombée, et personne ne la retrouve au moment d’agir
Chaque choix posé comme une question à options, tranché depuis un lien, daté et rangé dans le dossier.
Voir comment -
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Kolinea règle aussi
Modèles de dossier
Chaque voyage sur mesure, prêt d’avance
Le modèle « Voyage sur mesure » prépare le choix de l’itinéraire, l’accord sur le devis, les pièces des voyageurs et la checklist avant le départ, avec leurs échéances.
- Demandes prévues, dans l’ordre
- Des échéances calées sur chaque dossier
- Vos propres modèles, partagés avec l’agence (Premium)
Vous écrivez vos demandes une fois pour tous vos clients
L’itinéraire, les pièces et les choix de chaque voyageur
Chaque voyageur entre par son lien, sans compte, et peut vous écrire quand une envie change. Votre équipe et vous partagez le dossier, ouvert à partir du modèle « Voyage sur mesure ». Les passeports se publient en confidentiel : l’équipe et les voyageurs que vous nommez les lisent ; un intervenant que vous n’avez pas nommé, un guide ou une agence réceptive sur place, ne les voit pas.
Le modèle « Voyage sur mesure » prépare quatre étapes :
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Choix de l’itinéraire
Une décision à choix entre vos propositions, circuit en liberté, circuit avec guide ou deux étapes suivies de quelques jours au calme. Vous voyez la réponse de chacun, datée.
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Accord sur le devis
Le devis soumis en bon pour accord, accepté par chaque voyageur avec la date et son nom.
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Pièces des voyageurs
Une demande de documents, une ligne par pièce (passeport, attestation d’assurance voyage, permis de conduire), chacune acceptée ou refusée avec le motif.
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Avant le départ
Une checklist que les voyageurs cochent (les noms tels qu’ils figurent sur les passeports, les allergies, la relecture du carnet de voyage).
Le reste, vous l’ajoutez vous-même au dossier :
- Carnet de voyage : vous le déposez en document, version après version, épinglé en haut du dossier.
- Derniers choix : l’hôtel de la dernière nuit ou une journée libre à organiser, en décision à choix avec une échéance.
- Point en visio : vous proposez des créneaux, les voyageurs en choisissent un.
Le bon pour accord est une validation simple, sans valeur de signature électronique qualifiée. Kolinea ne réserve rien et n’encaisse rien : les réservations et le paiement restent dans vos outils habituels, le dossier garde la trace des choix et des accords.
Un départ préparé sans que vous relanciez
Les rappels partent deux jours avant l’échéance, le jour même, le lendemain, puis sept jours après, et s’arrêtent dès que la demande est traitée. Vous ajoutez des jalons (devis accepté, remise du carnet de voyage, départ) et chacun voit où en est le voyage.
Au retour, vous clôturez le dossier : l’itinéraire retenu, le devis accepté et la date de chaque choix restent consultables par vous et par vos voyageurs, tant que votre espace existe.
Questions fréquentes
Une autre question ?
Contactez-nousVotre espace passe au plan Gratuit, sans limite de durée : 2 dossiers actifs à la fois et 2 membres. L’essai ne demande pas de carte bancaire. Au-delà de 2 dossiers actifs, la création de nouveaux dossiers attend qu’un dossier soit clos, ou que vous choisissiez Premium.
Pendant l’offre Membres Fondateurs, Premium est offert à votre espace dès votre réservation, sans carte bancaire, pendant toute la phase de lancement. Vous gardez ensuite le tarif Fondateur à vie, tant que vous restez abonné : 6 € HT par mois, ou 60 € HT par an, au lieu de 9 € HT par mois ou 84 € HT par an. Un seul abonnement par espace, membres et dossiers illimités. Vos clients ne paient jamais.
Premium offert dès aujourd’hui, pendant toute la phase de lancement, puis jusqu’à −33 % à vie
100 places restantes sur 100 À réserver depuis votre espace, une fois inscrit
Vos dossiers en cours continuent, et vos clients gardent leur accès aux dossiers clos, à vie, tant que votre espace existe. Si vous supprimez l’espace, chacun est prévenu par e-mail 30 jours avant et peut télécharger l’export de ses dossiers.
Pas si vos échanges sont ponctuels, sans suivi dans la durée : un e-mail suffit. Ni s’il vous faut facturer vos clients, ou une signature électronique qualifiée : Kolinea ne facture pas, et son bon pour accord est une validation simple, datée et au nom de la personne qui l’a donnée, sans valeur de signature qualifiée. Il garde la trace de ce qui a été accepté et de la date ; si votre acte exige une signature qualifiée, il faut un autre outil.
Ils n’ont rien à installer ni à retenir : ils ouvrent leur lien et voient d’abord ce que vous attendez d’eux, sur téléphone comme sur ordinateur.
En savoir plusDepuis sa fiche, vous générez un lien à usage unique, à ouvrir sous 24 h, et un code à 6 chiffres, que vous lui transmettez vous-même : le lien par SMS ou messagerie, le code par téléphone ou de vive voix. Son appareil reste ensuite reconnu pour vos dossiers.
En savoir plusChaque métier présenté ici a son modèle de dossier, avec les demandes habituelles déjà rédigées : « Contentieux » pour un avocat, « Clôture annuelle » pour un expert-comptable, « Mise en location » pour un gestionnaire locatif, et ainsi de suite. Ils sont utilisables dès le plan Gratuit ; écrire vos propres modèles et ajouter des champs personnalisés (surface, budget, type de bien…) est réservé à Premium.
En savoir plusInvitez vos collègues dans votre espace : 2 membres sur le plan Gratuit, autant que vous voulez sur Premium. Chacun accède aux dossiers où il intervient ; les propriétaires et administrateurs voient tous les dossiers, et les retards de toute l’équipe.
En savoir plusOui, gratuitement. Vous ouvrez le dossier, y déposez vos documents et créez un compte gratuit, sans mot de passe, puis vous lui envoyez le lien. Il lit le dossier depuis ce lien et le prend en charge pour vous répondre ; sans prise en charge, le dossier est supprimé au bout de 30 jours.
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