CGP : collecter les pièces d’entrée en relation client
Avant tout conseil, il faut les documents
Une entrée en relation commence par le document d’entrée en relation (DER), la lettre de mission, le questionnaire de connaissance client et les pièces d’identification : identité, justificatif de domicile, avis d’imposition, RIB. Vous les demandez par e-mail, le client renvoie la moitié, une pièce périmée, un questionnaire incomplet.
Avant un arbitrage ou une souscription, tout recommence. Vous tenez la liste de ce qui est reçu dans votre tête ou dans un tableur, et le client ne sait pas ce qui l’empêche d’avancer.
Ce que Kolinea change pour vous
Rédiger une demande
Votre message devient une liste point par point
Vous écrivez comme d'habitude. Sauf qu'à l'arrivée, votre client ne reçoit pas un long message : il reçoit une liste claire, point par point, avec une échéance. Et vous voyez ce qui est fait et ce qui manque.
- Aussi simple qu'écrire un e-mail
- Chaque point suivi jusqu'à sa réponse
- Vos messages habituels prêts en modèles
Votre client sait quoi faire, et vous voyez où il en est
Demandes de documents
Les pièces du bilan patrimonial, réunies dans une seule demande
Avis d'imposition, relevés, contrats : votre client dépose chaque pièce dans la demande ; vous acceptez ou refusez avec la raison.
- Une liste de pièces par demande, avec échéance
- Refus motivé : le client sait quoi redéposer
- La demande se clôt quand tout est accepté
Votre client dépose ses pièces depuis son téléphone
Ce que Kolinea règle pour les conseillers en gestion de patrimoine
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Avant : Les pièces arrivent par e-mail, par SMS et par des liens qui expirent, et personne ne sait ce qui manque encore
Une ligne par pièce attendue, un dépôt depuis un simple lien, et des rappels qui partent seuls
Voir comment -
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Kolinea règle aussi
Modèles de dossier
Chaque bilan annuel, prêt d'avance
Le modèle « Bilan annuel » prépare les demandes de pièces et l’accord sur vos préconisations, avec leurs échéances.
- Demandes prévues, dans l'ordre
- Des échéances calées sur chaque dossier
- Vos propres modèles, partagés avec votre cabinet (Premium)
Vous écrivez vos demandes une fois pour tous vos clients
La lettre de mission, les pièces et les arbitrages de chaque client
Le client et son conjoint ou co-titulaire ont chacun leur lien, sans compte : l’un peut transmettre un justificatif pendant que l’autre pose sa question. Votre cabinet partage le dossier, avec des notes internes que le client ne voit pas. Les pièces patrimoniales se publient en confidentiel : le cabinet et le client nommé les lisent ; un notaire ou un expert-comptable ajouté comme intervenant ne les voit pas, sauf si vous le nommez.
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DER et lettre de mission
Les documents déposés au dossier, la lettre de mission soumise en bon pour accord, avec la date et le nom du validant.
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Questionnaire et pièces d’identification
Une demande de documents, une ligne par pièce, acceptée ou refusée avec le motif (le détail de la collecte, et la liste des pièces à réunir).
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Arbitrage
Une proposition d’allocation présentée en décision à choix, puis en bon pour accord avant exécution.
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Point annuel
Des créneaux proposés, puis un rendez-vous confirmé avec invitation d’agenda.
Kolinea collecte, conserve et date les documents ; il ne promet aucune conformité réglementaire. Le bon pour accord est une validation simple, sans valeur de signature électronique qualifiée.
Des pièces à renouveler, des validations datées
Une pièce d’identité expire, un client déménage, un questionnaire de connaissance client date d’avant un changement de situation. Chaque renouvellement passe par une demande de documents : une ligne par pièce, une échéance, un refus motivé si la pièce est périmée ou incomplète. Le modèle « Bilan annuel » du catalogue reprend le dernier avis d’imposition, les relevés annuels des contrats (assurance vie, PEA, comptes-titres, épargne retraite), le justificatif de domicile en cas de déménagement et la pièce d’identité si la précédente a expiré.
Chaque validation se retrouve dans le dossier : la lettre de mission, l’arbitrage, les préconisations du bilan ont leur bon pour accord, avec la date et le nom de celui qui l’a donné. Le journal d’accès du dossier note qui a consulté quelle pièce.
Un dossier client que vous retrouvez à la demande
Chaque client voit ce qu’il lui reste à transmettre. Les rappels partent deux jours avant l’échéance, le jour même, le lendemain, puis sept jours après. Vous ajoutez des jalons au dossier : signature, souscription, versement.
Quand le client revient pour un nouvel arbitrage, le dossier clos garde les documents reçus, l’arbitrage proposé et sa réponse, consultables par le cabinet et par le client tant que l’espace du cabinet existe.
Les autres fonctions pour votre métier
Questions fréquentes
Votre espace passe au plan Gratuit, sans limite de durée : 2 dossiers actifs à la fois et 2 membres. L’essai ne demande pas de carte bancaire. Au-delà de 2 dossiers actifs, la création de nouveaux dossiers attend qu’un dossier soit clos, ou que vous choisissiez Premium.
Un seul abonnement Premium par espace : 9 € HT par mois, ou 84 € HT par an (soit 7 € HT par mois), pour jusqu’à 20 membres et 50 dossiers actifs. Vos clients ne paient jamais.
Vos dossiers en cours continuent, et vos clients gardent leur accès aux dossiers clos, à vie, tant que votre espace existe. Si vous supprimez l’espace, chacun est prévenu par e-mail 30 jours avant et peut télécharger l’export de ses dossiers.
C’est une validation simple, datée et au nom de la personne qui l’a donnée, sans valeur de signature électronique qualifiée. Elle garde la trace de ce qui a été accepté et de la date ; si votre acte exige une signature qualifiée, il faut un autre outil.
Ils n’ont rien à installer ni à retenir : ils ouvrent leur lien et voient d’abord ce que vous attendez d’eux, sur téléphone comme sur ordinateur.
En savoir plusDepuis sa fiche, vous générez un lien à usage unique, à ouvrir sous 24 h, et un code à 6 chiffres, que vous lui transmettez vous-même : le lien par SMS ou messagerie, le code par téléphone ou de vive voix. Son appareil reste ensuite reconnu pour vos dossiers.
En savoir plusChaque métier présenté ici a son modèle de dossier, avec les demandes habituelles déjà rédigées : « Contentieux » pour un avocat, « Clôture annuelle » pour un expert-comptable, « Mise en location » pour un gestionnaire locatif, et ainsi de suite. Ils sont utilisables dès le plan Gratuit ; écrire vos propres modèles et ajouter des champs personnalisés (surface, budget, type de bien…) est réservé à Premium.
En savoir plusInvitez vos collègues dans votre espace : 2 membres sur le plan Gratuit, jusqu’à 20 sur Premium. Chacun accède aux dossiers où il intervient ; les propriétaires et administrateurs voient tous les dossiers, et les retards de toute l’équipe.
En savoir plusOui, gratuitement. Vous ouvrez le dossier, y déposez vos documents et créez un compte gratuit, sans mot de passe, puis vous lui envoyez le lien. Il lit le dossier depuis ce lien et le prend en charge pour vous répondre ; sans prise en charge, le dossier est supprimé au bout de 30 jours.
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