Pourquoi on cherche une alternative
L'e-mail, et WeTransfer pour les fichiers volumineux, reste le canal par défaut pour les messages, les décisions et les documents d'un dossier client. Tout le monde en dispose et sait s'en servir. Une décision n’y porte ni statut ni destinataire responsable : une validation envoyée par e-mail peut être lue au mauvais moment, notée ailleurs ou oubliée dans une boîte de réception chargée. Les pièces se dispersent entre les messages et les liens de transfert, dont certains expirent, et ni le professionnel ni le client n'a une vue d'ensemble de ce qui reste en attente.
Ce que fait l'e-mail
Rien à installer, rien à apprendre : chacun a une adresse et sait joindre un fichier. Pour un échange ponctuel, c'est largement suffisant. C’est aussi le canal que la plupart de vos clients utilisent déjà.
Ce que Kolinea fait autrement
Kolinea garde l'e-mail comme point d'entrée : le lien reçu par e-mail ouvre le dossier, sans compte à créer (voir l’accès du client). Ce qui s'échange ensuite prend la forme d'une demande avec un destinataire, un statut (à faire ou traitée) et une échéance optionnelle. Les documents se déposent dans le fil du dossier, à l'endroit de l'échange qui les a motivés, et des rappels automatiques partent deux jours avant l’échéance, le jour même, le lendemain, puis sept jours après, et s’arrêtent dès que la demande est traitée. Une pièce jointe se perd dans une boîte de réception ; ici, le dossier clos reste consultable par ses participants tant que l'espace du professionnel existe, comme l'explique la clôture et l'archive.
Pièces d'un prêt, fin d'exercice, confrère en copie
Un courtier en prêt immobilier attend les bulletins de salaire et l'avis d'imposition d'un couple : par e-mail, il compte lui-même ce qui est arrivé et ce qui manque. Avec une demande de documents, la liste existe avant les fichiers et chaque pièce attendue a sa place (voir la page courtier en prêt immobilier).
Un expert-comptable relance en fin d'exercice les clients qui n'ont pas envoyé leurs justificatifs. La vue « En attente » montre ce qui attend chaque client et ce qui est en retard, sans fouiller la boîte de réception (voir la page expert-comptable).
Un avocat échange des pièces avec son client et un confrère : par e-mail, chaque transfert sort du dossier. Avec la confidentialité des pièces, une pièce confidentielle n’est lue que par l’équipe et les intervenants qu’elle nomme (voir la page avocat).
Quand rester à l'e-mail
Pour une question isolée ou un document envoyé une seule fois, un e-mail suffit, et créer un dossier serait une formalité de trop. Kolinea ne remplace pas votre messagerie et ne gère pas vos autres correspondances. Il sert quand un dossier s'étale sur des semaines ou des mois, avec plusieurs pièces, plusieurs décisions et plusieurs rendez-vous à suivre en parallèle.