Une liste d’étapes à cocher, chaque coche datée et nommée
Des étapes à franchir, pas une pièce à fournir
Avant une visite, un état des lieux ou une réunion, il reste toujours quelques gestes à faire : dégager l’entrée, relever les compteurs, apporter un document. Dans un message, ils se perdent. Dans une checklist, chaque geste a sa ligne, et chacun voit ce qui est fait, quand, et par qui.
De la liste à la liste terminée
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La liste
Vous nommez les étapes, une par ligne, de 1 à 50, chacune de 255 caractères au plus. Le message qui porte la checklist dit à quoi elle sert ; elle n’a pas de titre à part. Une checklist plus ancienne garde le sien.
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Les destinataires
Vous nommez les personnes concernées, ou vous laissez la checklist à l’autre partie du dossier. Elle apparaît dans la liste « à faire » des destinataires, jusqu’à ce que tout soit coché.
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La coche
Un clic sur la case la coche, un second la décoche. La case réagit tout de suite ; si la mise à jour échoue, elle revient à son état précédent et un message le dit.
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La trace
Une étape cochée est barrée et porte, à côté d’elle, le nom de la personne et la date, avec la date et l’heure complètes au survol. Décocher retire la coche.
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Qui peut cocher
Les destinataires, mais aussi l’auteur de la checklist et le responsable du dossier. Contrairement à une demande de documents, celui qui la pose fait souvent lui-même une étape. Une personne que la checklist ne concerne pas voit les cases, mais ne peut pas les cocher.
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L’état
La checklist est « à faire », puis « en cours » dès qu’une étape est cochée, puis « traitée » quand toutes le sont. Décocher une étape la fait redescendre.
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L’échéance
Facultative, pour l’ensemble de la liste. Elle déclenche les rappels automatiques, qui s’arrêtent quand la checklist est traitée.
Une checklist se publie aussi en note interne, réservée à l’équipe, et se range dans un modèle : les étapes et l’échéance, relative au jour où le modèle sert, sont alors prêtes à reposer en un clic.
En situation
Immobilier. Le modèle « Préparation des visites » du catalogue pose, cinq jours avant, une checklist pour le vendeur : « Dégager l’entrée », « Laisser les clés de la cave ». Le jour de la visite, vous savez ce qui a été fait, et par qui.
Gestion locative. Le modèle « Préparation de l’état des lieux » demande, trois jours avant, de « Relever les compteurs » et de « Remettre toutes les clés et badges ». Le locataire coche au fur et à mesure ; l’équipe voit la liste se remplir sans relancer.
Ce que ça ne fait pas
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Attribuer une étape à une personne précise.
Les destinataires sont choisis une fois pour toute la checklist, pas étape par étape.
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Fixer une échéance par étape.
L’échéance vaut pour l’ensemble de la liste.
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Recevoir un fichier ou un commentaire sur une étape.
Une case se coche ou se décoche, rien de plus. Pour réunir des pièces, c’est la demande de documents.
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Se cocher quand le dossier est clos.
Une fois le dossier clos, ou la checklist annulée, les cases ne se cochent plus.
À lire aussi
- Demandes de documents, pour réunir des pièces plutôt que des gestes
- Rappels automatiques, qui suivent l’échéance de la checklist
- Modèles de dossier, pour ne pas réécrire la même liste à chaque dossier
- Vue en attente, où se retrouve ce qui reste à faire
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