Un devis de dix pages, un plan, une proposition : pour réagir, votre client envoie des captures d’écran une à une, ou écrit « page 2, troisième paragraphe » dans un e-mail. Pour annoter un PDF avec son client, Kolinea propose mieux : chacun pose sa remarque directement sur le document, dans le dossier, et les réponses restent à l’endroit qu’elles visent.
Comment annoter un PDF ou une photo dans un dossier ?
Vous ouvrez le PDF ou la photo depuis le fil, depuis les documents du dossier ou depuis la réponse à une demande. Vous choisissez « Point » pour toucher la page, ou « Zone » pour tracer un rectangle. Sur un PDF, n’importe quelle page s’annote. Vous écrivez votre remarque, et une @mention prévient la personne qui doit répondre.
Chaque annotation porte un numéro sur la page. La liste à côté du document montre les annotations ouvertes de la page, ou toutes, avec leur auteur et leurs réponses. Votre client n’installe rien : il annote dans son navigateur, depuis le lien de son dossier, sans créer de compte.
Comment répondre, et comment savoir qu’un point est réglé ?
Les autres répondent sur place, dans la même annotation. Quand le point est réglé, « Marquer comme traitée » la range ; « Rouvrir » la ramène si la question revient. Sous la carte d’un document annoté, dans le fil, une ligne résume l’état des lieux : « 3 points ouverts · 2 traités », avec le dernier mot et son auteur. Personne n’a plus à fouiller le fichier pour savoir s’il reste des questions.
Que faire quand une remarque appelle plus qu’une réponse ?
Une remarque demande parfois une nouvelle version, une pièce à fournir ou une décision. D’un clic, l’annotation devient :
- une publication : le composeur s’ouvre avec le texte de l’annotation et les personnes de la discussion déjà mentionnées, et la publication montre l’extrait du document ;
- une demande : vous choisissez à qui elle s’adresse et, si besoin, une échéance ; elle arrive dans le fil avec l’extrait.
L’annotation passe alors à l’état « Dans le fil » et la discussion continue dans le fil du dossier. Ses réponses passées restent lisibles sur le document. Si la publication est supprimée, l’annotation se rouvre aux réponses. Pour la demande, l’outil Rédaction de demande détaille ce que le composeur propose.
Qui voit les remarques, et qui peut en poser ?
Toute personne qui lit le document et peut commenter sa publication pose une annotation et y répond, vos clients compris. Une annotation ne va jamais plus loin que son document : si la publication est interne ou confidentielle, ses annotations le sont aussi. Vous pouvez aussi garder une annotation « Équipe seulement », comme un commentaire interne. L’auteur et l’équipe peuvent la marquer traitée, la rouvrir ou la supprimer ; supprimée, elle emporte ses réponses.
Les personnes mentionnées sont prévenues comme pour un commentaire, et vos clients retrouvent les nouvelles annotations dans l’e-mail qui regroupe l’activité du dossier. Pour le détail de ce que chacun voit, la page Le fil du dossier décrit où les annotations apparaissent.
Et sur un téléphone ?
Depuis la dernière version, l’annotation se dessine au doigt. Le document s’ouvre en plein écran : en mode Point, on touche la page ; en mode Zone, on glisse un doigt, et deux doigts déplacent et agrandissent la page. La remarque s’écrit dans un panneau qui monte du bas de l’écran. Les PDF et les vidéos se chargent aussi par morceaux au lieu d’arriver d’un bloc, ce qui évite d’attendre un gros fichier pour voir la première page.
Qu’est-ce qui est inclus, et qu’est-ce qui ne l’est pas ?
Poser une annotation, y répondre ou la transformer en publication ou en demande exige le plan Premium. Chaque nouvel espace reçoit 2 mois de Premium offerts, sans carte bancaire. Sur le plan Gratuit, rien n’est supprimé : les annotations déjà posées restent lisibles, se marquent traitées, se rouvrent et se suppriment. L’équipe voit les outils marqués du plan, vos clients ne les voient pas.
Les annotations sont aussi une option des dossiers : on les désactive pour tout l’espace, dans ses paramètres, ou pour un seul dossier, dans sa fiche « Modifier ». L’API de Kolinea liste, lit, crée et règle les annotations d’un document, et un webhook prévient votre outil quand l’une est créée ou traitée.
Ce que la fonction ne fait pas, pour éviter les mauvaises surprises :
- pas de dessin à main levée, de flèche ni de surlignage : un point ou une zone rectangulaire ;
- pas de versions de fichier : une annotation reste sur son fichier, et une nouvelle version est un nouveau fichier ;
- pas d’export d’un PDF avec les annotations dessinées dessus ;
- ni l’audio, ni la vidéo, ni les messages vocaux ne s’annotent.
Pour commencer
Ouvrez un PDF dans l’un de vos dossiers, choisissez « Point » et posez votre première remarque. Le détail de la fonction, avec les questions fréquentes, est sur la page Réagir à l’endroit précis d’un document, avec vos clients.