Une fiche par personne, partagée par tous ses dossiers

La page « Contacts » de l’espace réunit les personnes que vous retrouvez au fil des dossiers. Chaque intervenant a une seule fiche : nom, e-mail, société, fonction, mobile, téléphone, adresse, site web. Corrigée une fois, elle l’est dans tous les dossiers qui l’affichent. On peut aussi créer un contact sans dossier ; à la création, l’espace prévient si la personne semble déjà exister.

La liste se cherche par nom, e-mail, société, fonction ou numéro, et se filtre entre les contacts « sur un dossier » et ceux « sans dossier ». Elle indique le nombre de dossiers de chacun, parmi ceux que vous pouvez ouvrir, et la dernière ouverture de son lien. Un membre de l’équipe ne voit que ses propres dossiers : il n’apprend pas l’existence des autres.

Sur la fiche, vous retrouvez :

Toute l’équipe lit l’annuaire. Une fiche se modifie par les administrateurs, par les membres qui partagent avec le contact un dossier ouvert, et par n’importe qui tant que le contact n’est sur aucun dossier. L’adresse e-mail, qui porte les liens du contact vers ses dossiers, ne change que par un administrateur, sauf pour en donner une à quelqu’un qui n’en avait pas.

Deux fiches avec la même adresse ou le même nom sont signalées « doublon possible », sans certitude : deux personnes peuvent porter le même nom. Une vue rapide les rassemble. Un administrateur peut fusionner deux fiches : celle qu’on garde reprend les dossiers, les messages, les réponses et les liens de l’autre, et complète ses champs vides. Sur un dossier commun, la réponse et le lien de la fiche gardée l’emportent. La fusion est définitive et ne prévient personne.

Un administrateur peut aussi supprimer un contact au titre du droit à l’effacement : il est retiré de tous ses dossiers, clôturés compris, ses liens ne s’ouvrent plus, et ses coordonnées, ses notes et ses archives sont effacées. Il faut retaper son nom pour confirmer. Son nom reste affiché dans le fil, suivi de « retiré ».

Un intervenant qui ouvre un dossier en étant connecté à son compte rattache la fiche de l’espace à ce compte. C’est son geste à lui : connaître son adresse ne suffit jamais. La fiche affiche alors sa propre carte, qui l’emporte sur ce que l’espace avait saisi, avec la mention « Fiche tenue par la personne ».

Dans « Ma fiche », chacun choisit ce qu’il montre. Le prénom est toujours visible ; pour chaque autre information, on coche les espaces qui la voient, et on peut donner à un espace une version différente. « Ne plus partager » coupe le rattachement avec un espace : il garde ce qu’il a lui-même saisi, et la personne n’y est plus rattachée.

L’onglet « Équipe » réunit de la même façon les coordonnées des membres. Chacun tient les siennes, un administrateur tient celles de tous, et un champ laissé vide reprend la fiche personnelle du membre.

Sur un dossier, la fiche d’une personne se télécharge aussi en carte de visite (.vcf), pour l’ajouter à un carnet d’adresses. Le fichier contient ce que vous voyez sur sa fiche, photo comprise quand il y en a une, et rien de ce que la personne cache à l’espace. Un intervenant à accès limité n’obtient que les cartes de l’équipe et la sienne.

Bâtiment et rénovation. Le plombier travaille sur quatre chantiers. Quand il change de numéro, le conducteur de travaux corrige sa fiche une fois, et les quatre dossiers l’affichent. Un second « Martin » apparaît avec la même adresse : un administrateur fusionne les deux fiches, et les messages et liens de l’un rejoignent l’autre.

Cabinets. Un client demande l’effacement de ses données : un administrateur supprime sa fiche, qui disparaît de tous ses dossiers, y compris ceux qui sont clos. Entre-temps, l’équipe garde sur chaque fiche des notes que le client ne lit jamais.

• Un membre de l’équipe ne fusionne ni ne supprime : ces deux gestes, définitifs, sont réservés aux administrateurs.
• Les doublons sont suggérés, jamais fusionnés d’office.
• Un contact retiré d’un dossier n’est pas supprimé : seule la suppression efface ses coordonnées.
• Figurer dans l’annuaire ne donne accès à aucun dossier.

• Intervenants et équipe, pour l’accès de chaque personne à un dossier
• Accès client, pour le lien de chaque contact
• API et intégrations, pour tenir l’annuaire depuis vos outils