Le fil du dossier, où rien ne se perd
Un dossier éparpillé en quatre endroits
Une décision part par e-mail, la photo du chantier arrive sur WhatsApp, le devis dort dans une pièce jointe, le rendez-vous s’est fixé au téléphone. Trois mois plus tard, personne ne sait dans quel ordre tout cela s’est passé, ni qui l’a lu.
Un seul fil, à deux voix
Chaque dossier a un seul fil. Un message, un document, une demande, une décision à choix, une proposition de rendez-vous ou un jalon s’y publient de la même façon et s’y rangent à leur date. Vous et vos clients publiez au même endroit : votre client peut aussi vous adresser une demande ou déposer un fichier.
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Retrouver
Le fil se recherche, se filtre (en attente, me concerne, avec documents, messages seuls) et se trie de la plus récente à la plus ancienne, ou l’inverse.
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Garder en vue
L’équipe épingle jusqu’à 3 publications visibles des intervenants et 3 notes internes, affichées en tête du fil.
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Traiter
Une demande publiée dans le fil porte son destinataire, son statut (à faire, traitée, ou refusée avec un motif) et une échéance facultative. La réponse s’attache à la demande, pas à un message voisin.
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Rester au courant
Les onglets ouverts sur un dossier se mettent à jour en direct.
Chacun lit le même fil, selon ce qui lui est montré
Le fil est commun, la visibilité se règle publication par publication. Une note interne ne sort pas de l’équipe, une publication confidentielle n’est lue que par l’équipe et les intervenants qu’elle nomme, et un intervenant à accès limité ne lit que ce qui le concerne. Le fil n’est donc pas identique pour tous, et c’est voulu.
Dans votre métier
Bâtiment et rénovation. Le devis de l’électricien, la réponse du maître d’ouvrage sur le choix du carrelage et la visite de réception se lisent dans l’ordre, avec leurs dates. Quand un client se demande ce qui a été décidé en mars, la réponse est dans le fil, pas dans la mémoire de quelqu’un.
Cabinets. Un client demande une pièce, vous la recevez dans le fil, un membre de l’équipe y ajoute une note interne que le client ne verra jamais. Qui a validé quoi, et quand, se relit dans le même fil, sans fouiller trois boîtes mail.
Ce que ça ne fait pas
- Seule l’équipe épingle, et dans la limite de 3 par catégorie : des références, pas un second fil.
- Ce n’est pas une messagerie instantanée : le fil reste asynchrone, sans liste des personnes connectées.
- Une fois le dossier clos, le fil reste lisible mais ne reçoit plus de publication.
À lire aussi
- Rédaction de demande, pour écrire une publication structurée
- La vue en attente, pour voir qui doit agir
- Clôture et archive, pour retrouver le dossier une fois clos
Les autres fonctionnalités
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