Un rendez-vous à distance commence souvent par un lien collé dans un e-mail, retrouvé au dernier moment, et par un client qui découvre qu’il doit installer une application. Avec la visio avec vos clients dans Kolinea, la salle part du dossier : votre client la rejoint d’un clic, dans son navigateur, et l’appel laisse sa trace dans le fil.
Comment tenir un rendez-vous en visio dans Kolinea ?
Dans la proposition de rendez-vous, vous choisissez « Visio Kolinea » comme lieu. Vous n’avez aucun lien à coller. Votre client choisit un créneau, et le rendez-vous confirmé dispose de sa propre salle.
La salle ouvre 15 minutes avant l’heure. Le bouton « Rejoindre la visio » est sur la carte du rendez-vous, dans « À venir » et dans l’invitation d’agenda. Un rappel part 15 minutes avant : une notification pour les membres de l’équipe, un e-mail pour vos clients. La salle se ferme d’elle-même 2 heures après la fin du créneau. Si vous préférez votre propre salle, le lien que vous collez reste possible, comme avant. Pour la prise de rendez-vous elle-même, la page Caler un rendez-vous sans les trois allers-retours explique comment proposer des créneaux.
Comment lancer un appel sur le moment ?
Une question à régler de vive voix, un document à commenter ensemble : « Lancer une visio », depuis le dossier. Vous cochez les personnes à appeler parmi celles du dossier. Vous pouvez commencer sans caméra, pour un simple appel audio, et la remettre en route ensuite.
L’invitation arrive tout de suite. Les membres de l’équipe la voient s’afficher avec un bouton « Rejoindre » et dans leurs notifications. Vos clients la reçoivent par e-mail, et chaque personne invitée trouve, en ouvrant le dossier, un bandeau du type « Cédric vous attend en visio ». « Terminer pour tous » ferme la salle : plus personne ne peut y entrer. Sinon, elle se ferme d’elle-même 2 heures après le départ du dernier participant.
Peut-on faire venir quelqu’un qui n’a pas accès au dossier ?
Oui, si vous êtes de l’équipe. Vous saisissez le nom et l’adresse e-mail de la personne, un notaire ou un artisan par exemple, pour ce seul appel. Son lien n’ouvre que cette visio, jamais le dossier, et un code à usage unique confirme son premier appareil. Un membre de l’équipe ou un intervenant à accès complet lance la visio ; seule l’équipe invite une personne extérieure, ajoute du monde en cours d’appel et termine l’appel pour tous.
Que reste-t-il de l’appel dans le dossier ?
Une ligne dans le fil, qui dit quand l’appel a eu lieu et qui y était : « Visio de 14 h 02 à 14 h 37 · Cédric, M. Durand, Me Martin (invitée) ». Le contenu de l’échange n’est conservé nulle part. Le fil reste ainsi l’endroit où l’on retrouve ce qui s’est passé, appels compris ; la page Le fil du dossier, où rien ne se perd décrit le reste de ce qu’il garde.
Votre client doit-il installer quelque chose ?
Non. Il rejoint la visio depuis son navigateur, sur son téléphone comme sur son ordinateur, par l’accès qu’il a déjà à son dossier, sans créer de compte. Pendant l’appel, chacun peut couper son micro ou sa caméra, partager son écran pour montrer un document, ou écrire un message. Le fonctionnement de cet accès est détaillé dans Votre client entre sans créer de compte.
Où passent les appels, et sont-ils enregistrés ?
La visio est hébergée en France : elle passe par un serveur que l’éditeur de Kolinea exploite lui-même chez OVHcloud, l’hébergeur qui accueille déjà Kolinea. Aucun prestataire supplémentaire ne voit vos appels.
Kolinea n’enregistre ni le son ni l’image, et ne transcrit rien. Ils traversent le serveur pendant l’appel, puis il n’en reste rien. Personne n’entre dans une salle sans que Kolinea l’y ait invité : chaque entrée est vérifiée au moment du clic, et un lien transféré à quelqu’un d’autre ne lui ouvre rien.
Le serveur reçoit, le temps de l’appel, le nom affiché de chacun, son adresse e-mail et sa photo de profil, et l’adresse de connexion de son appareil. Le nom et l’adresse e-mail d’une personne extérieure sont effacés 30 jours après la fermeture de la salle ; la ligne du fil garde seulement son nom.
Combien ça coûte, et quelles sont les limites ?
Visio Kolinea est incluse dans tous les plans, Gratuit compris. Elle a ses limites :
- Kolinea n’enregistre pas les visios, n’en fait ni transcription ni compte rendu ;
- une visio part toujours d’un dossier ou d’un rendez-vous : il n’y a pas de salle permanente ouverte à n’importe qui ;
- un dossier clos ne lance plus de visio, et le dossier d’essai n’en lance pas ;
- une personne extérieure invitée à un appel ne lit rien du dossier.
Pour commencer
Ouvrez un dossier, choisissez « Lancer une visio » et cochez la personne à appeler, ou proposez votre prochain rendez-vous avec « Visio Kolinea » comme lieu. La page Appeler vos clients ou les voir en visio, depuis leur dossier reprend tout le détail et les questions fréquentes.