Vous demandez déjà à un assistant de reformuler un message ou de ranger une liste. Pour lui parler de vos dossiers, il fallait jusqu’ici lui recopier ce qu’ils contiennent, puis recopier sa réponse dans Kolinea. L’assistant IA pour dossiers clients supprime ce va-et-vient : vous branchez votre propre assistant sur votre compte, il lit vos dossiers et prépare des publications, et vous les publiez depuis Kolinea.
Comment brancher son assistant IA à Kolinea ?
Le branchement tient en trois gestes, sans clé à recopier. Vous collez l’adresse du serveur Kolinea dans votre assistant, vous vous connectez à Kolinea, puis vous cliquez sur « Autoriser ». La connexion apparaît ensuite dans vos paramètres, page « Assistant IA ». Pour un assistant qui ne sait pas se connecter, une clé personnelle reste possible depuis la même page.
Vous gardez l’assistant que vous utilisez déjà : Claude, dans claude.ai et Claude Desktop, par un connecteur personnalisé ; ChatGPT, par un connecteur en mode développeur, selon votre offre ChatGPT ; Claude Code, en collant la même adresse ; Cursor et VS Code, avec un bouton d’installation sur la page « Assistant IA ».
Que lit l’assistant dans vos dossiers ?
Il lit ce que vous lisez, ni plus, ni moins. Cela comprend vos dossiers, avec leurs fils (notes internes de votre équipe comprises), la liste de leurs documents et leurs intervenants. Il lit aussi votre annuaire de contacts, vos modèles de dossier et ce qui vous attend : les dossiers où une action est demandée, et ce qui arrive dans les 14 prochains jours.
Il agit dans l’espace où vous vous trouvez au moment de la demande, et il ne voit aucun dossier où vous n’intervenez pas. Il ne lit pas le contenu des fichiers eux-mêmes : il en connaît le nom, le type et la taille.
Que peut-on lui demander ?
Vous lui parlez avec vos mots, et il répond à partir de vos dossiers.
- « Qu’est-ce qui m’attend aujourd’hui ? » : il liste les dossiers où une action est attendue, avec les échéances des 14 prochains jours.
- « Fais le point du dossier Durand » : il relit le fil et dit ce qui est décidé, ce qui attend et les prochaines échéances.
- « Prépare une demande de documents pour les Durand : RIB et avis d’imposition pour vendredi » : la demande apparaît dans les publications prévues du dossier, prête à relire.
- « Relance ce qui est en retard » : il prépare des relances et n’en envoie aucune.
Kolinea fournit aussi trois consignes toutes prêtes : « Préparer ma journée », « Relancer les retards » et « Faire le point d’un dossier ».
Que prépare l’assistant, et qui publie ?
Il prépare des publications : une demande, une demande de documents, une proposition de rendez-vous, une décision à choix, une checklist, un jalon. Chacune attend dans les publications prévues du dossier, marquée « Préparée par l’assistant de » suivi de votre prénom. Vous la corrigez si besoin, puis vous la publiez depuis Kolinea, ou vous l’écartez. Il peut aussi ouvrir un dossier vide : personne n’en est prévenu et aucun client n’y est ajouté.
Tant qu’un membre de l’équipe n’a pas publié une publication préparée, le client ne sait pas qu’elle existe. L’assistant ne publie rien, ne répond à personne, ne relance personne et n’envoie aucun e-mail.
Quelles sont les limites ?
La connexion donne à l’assistant vos droits dans Kolinea, pas davantage. Il ne dépose pas de document, ne supprime aucun dossier, ne change pas de plan et ne gère pas votre équipe. Il ne laisse pas non plus de commentaire sous votre nom : un commentaire parle dans le dossier tout de suite, il s’écrit dans l’application.
Tout ce qu’il fait est tracé dans le journal d’audit, sous la forme « Claire Martin (via son assistant) ». Vous pouvez couper l’accès à tout moment depuis la page « Assistant IA » de vos paramètres : l’assistant perd son accès immédiatement.
Où vont les données de vos dossiers ?
Kolinea n’exécute aucun modèle d’intelligence artificielle et n’a aucun sous-traitant d’IA. Quand vous branchez votre assistant, le contenu des dossiers qu’il lit n’atteint que le fournisseur de l’assistant que vous avez choisi, selon ses conditions et sous votre responsabilité. Choisissez-le comme vous choisiriez n’importe quel outil à qui vous confiez les échanges de vos clients. La page Sécurité le dit aussi.
Est-ce inclus dans mon plan ?
L’assistant IA fait partie du plan Premium. Chaque nouvel espace reçoit 2 mois de Premium offerts, sans carte bancaire, puis le plan Gratuit. Après un retour au plan Gratuit, rien n’est supprimé : la connexion reste en place, mais Kolinea la refuse tant que Premium n’est pas actif, et les publications déjà préparées restent dans le dossier.
Pour aller plus loin
Pour le détail de chaque geste, lisez la fiche Assistant IA. Les publications que l’assistant prépare sont celles du dossier : voyez les modèles de dossier pour celles que vos dossiers prévoient déjà, et la vue « en attente » pour ce qui attend une réponse. Pour relier Kolinea à vos autres outils, il y a l’API et les intégrations.
Pour essayer, ouvrez les paramètres de votre compte, page « Assistant IA », et collez l’adresse dans votre assistant.