Tous vos dossiers en un seul endroit : une action à la fois

Pilotage réunit les points ouverts des dossiers actifs où vous intervenez, dans l’espace courant, et les range en deux blocs.

L’ordre est celui de l’enjeu, et la liste est groupée en quatre : Jalon menacé, En retard, Bientôt, Sans urgence, chacun avec son nombre d’actions. La ligne dit d’abord pourquoi le point remonte, puis le dossier et le jalon concerné ; quand une seule personne est attendue, la raison dit aussi son silence : elle n’a pas ouvert le dossier depuis trois jours, elle l’a vu sans répondre, ou, quand elle a répondu assez souvent, « répond d’ordinaire en 2 jours ».

« Me le rappeler » fait sortir le point de « À faire » jusqu’au moment choisi : dans 1 heure, ce soir (tant que le soir est à venir), demain matin, demain après-midi, lundi matin, ou un jour et une heure de votre choix. La ligne dit alors « Remis à » et la date. Le rappel ne vaut que pour vous : rien ne change pour l’intervenant ni pour vos collègues.

Un clic sur la ligne ouvre une feuille titrée par l’action à faire, avec la vraie carte du point : répondre à une demande, trancher une décision, valider des pièces, confirmer un créneau, donner un accord, remplir un formulaire. La carte agit comme dans le dossier, sous les mêmes droits.

• Des documents à valider s’ouvrent en grand dans la feuille, et s’annotent avant de valider.
• Une demande d’accès s’accepte ou se refuse dans la feuille.
• Une publication prévue s’ouvre dans le composeur du dossier : rien n’est envoyé tant que vous ne l’avez pas publiée.
• Action suivante montre le point suivant de la liste dans la même feuille ; Dans le fil et Voir dans le dossier ouvrent le dossier à la place.
• Une fois le point traité, la feuille le dit et il quitte « À faire ». Quand il n’en reste plus, elle propose de revenir aux actions.

Un point qui attend un intervenant monte quatre marches : Kolinea, vous, un appel, quelqu’un d’autre.

Après l’appel, deux issues. « Il a répondu » ouvre la feuille sur la réponse, à enregistrer pour lui. « Appel passé » note un appel sans réponse : le point passe en suivi trois jours (« Appel passé à M. Durand hier »), puis revient dans « À faire ». L’appel est noté dans l’historique du dossier, que seule l’équipe lit.

Un point ouvert depuis au moins quatorze jours sans échéance remonte aussi, avec l’action « Fixer une échéance » : ni rappel ni retard ne le ferait revenir seul.

Le panneau « Jalons à tenir » liste les jalons des cinq prochaines semaines avec leur météo : tenu, menacé ou compromis, et combien de leurs points sont réglés ou en retard. Un point marqué « Nécessaire pour » un jalon en est un prérequis ; sans ce lien, un point l’est quand son échéance tombe au plus tard à la date du jalon. Le jalon est menacé dès qu’un prérequis est en retard, compromis quand un point nécessaire est attendu après sa date ou n’a pas d’échéance. Le panneau rappelle cette règle sous « Comment se lit la météo des jalons ».

Le bouton « Enchaîner les actions » ouvre les actions de « À faire » l’une après l’autre, dans l’ordre du tri, une par écran, avec une barre d’avancement.

• Au clavier, chaque bouton montre sa touche : Entrée fait l’action, L demande quand la rappeler (chaque moment a son chiffre), → passe à la suivante, ← revient à la précédente, Échap arrête, ou annule une confirmation en cours.
• « Joindre » ouvre la fiche de la personne et reste sur l’action. Une fois l’appel passé, Entrée le note sans réponse, R ouvre la réponse.
• Sur un téléphone, ce sont des boutons. Balayer vers la droite passe à l’action suivante, vers la gauche demande quand la rappeler, avec un repère « Passer » ou « Me le rappeler » derrière la carte. Un balayage ne fait jamais l’action elle-même : faire entrer quelqu’un ou marquer un jalon atteint demande de confirmer, et reste sur le bouton.
• Une action qui se traite dans sa carte l’ouvre dans la même feuille que sur la page ; une action qui ne se fait que dans le dossier l’ouvre dans un nouvel onglet.
• À la fin, un bilan : actions faites, passées, remises à plus tard, ouvertes dans leur dossier, appels à passer.

En haut de chaque vue, une vue d’ensemble en quatre chiffres : les actions à faire et le temps qu’elles prennent, les points en retard (chez vous ou chez les intervenants), les rendez-vous d’ici dimanche et les jalons menacés ou compromis. Chacun ouvre la vue qui y répond. Une ligne rappelle aussi ce que Kolinea a réglé sur les sept derniers jours, et combien après une relance.

La vue Actions se filtre sur place : une recherche sur le titre, le dossier ou le nom de l’intervenant, et un filtre par type d’action quand la liste en mêle plusieurs. Son panneau commence par Aujourd’hui : les rendez-vous du jour, leur heure et ce qu’il reste à préparer avant.

Les autres vues répondent à d’autres questions.

Le tableau de bord montre les premières actions de Pilotage, par enjeu : une action directe s’y fait sur place, un point s’y ouvre dans la même feuille, et un lien mène à tout le reste.

Depuis la page du dossier ou depuis Pilotage, un tiroir donne l’état du dossier : les jalons sous forme d’étapes, ce qui menace le prochain, qui attend quoi, la trace horodatée des décisions et des bons pour accord (en lecture seule, filtrable), les prochaines dates et ce qui s’est passé depuis votre dernière visite.

Un bouton prépare un point d’étape dans le composeur : où en est le dossier, ce qui est attendu de l’intervenant, ce que vous préparez, ce qui a été décidé. Il n’est pas publié tout seul : vous le relisez avant.

Le point du dossier a aussi un côté pour l’intervenant : « Où en est votre dossier » lui montre les étapes franchies, la prochaine, ce qui attend sa réponse et ce que l’équipe prépare. Dans sa liste de dossiers, ceux qu’une autre équipe a partagés avec lui résument ce point sous leur sujet : la prochaine étape, ce qui se prépare, ce qu’il a décidé.

L’API expose le Pilotage du membre dont la clé est utilisée, ce qui attend un contact, la relance groupée d’un contact et l’appel passé hors Kolinea. L’assistant IA lit votre Pilotage et propose « Ma session » pour vous la faire parcourir. Les relances automatiques et la vue en attente d’un dossier alimentent le même calcul.

Quelques dossiers ouverts en parallèle. Le matin, vous ouvrez Pilotage : quatre actions. Vous enchaînez les actions en quelques minutes, au clavier ou au doigt, et vous fermez. Le reste est en suivi.

Un intervenant qui ne répond pas. Après trois jours de retard, le point remonte avec l’action de relancer. Deux relances plus tard, la ligne propose de le joindre, avec son numéro. Il ne décroche pas : « Appel passé », et le point revient dans trois jours.

Une semaine de congés. Vous confiez vos actions à deux collègues jusqu’à lundi. Celui qui est disponible traite la pièce reçue ; elle disparaît du Pilotage de l’autre.

Pilotage s’appuie sur les rappels automatiques, les jalons et la vue en attente. Pour enregistrer une réponse donnée au téléphone : prendre le relais.