Kolinea est en ligne. C’est un dossier partagé avec vos clients : vous l’ouvrez pour un sujet précis (une maison à construire, une vente, un prêt immobilier, une clôture annuelle), vos clients y entrent par un lien personnel, sans créer de compte, et chaque demande y porte un destinataire, un statut et une échéance. Messages, documents, bons pour accord, décisions et rendez-vous avancent sur le même fil, du premier message à la clôture.
Kolinea s’adresse aux professionnels qui suivent un client pendant des semaines ou des mois : constructeurs, artisans, maîtres d’œuvre, experts-comptables, avocats, agents immobiliers, courtiers, conseillers en gestion de patrimoine. Voici ce que vous pouvez y faire dès le premier jour, problème par problème.
Où retrouver tout ce qui s’est dit avec un client ?
Dans le fil du dossier. D’ordinaire, une décision part par e-mail, la photo arrive sur WhatsApp, le devis dort dans une pièce jointe et le rendez-vous se fixe au téléphone : personne n’a la vue complète. Dans Kolinea, chaque dossier a un seul fil, où messages, documents, demandes et rendez-vous se rangent à leur date.
Votre client y écrit comme vous. Il peut déposer un fichier ou vous adresser une demande, qui arrive sur votre tableau de bord comme les autres. Le fil se recherche et se filtre, les onglets ouverts se mettent à jour en direct, et votre équipe échange en notes internes que le client ne lit jamais. Vos clients, eux, reçoivent un seul e-mail qui regroupe l’activité d’un dossier, quelques minutes après la dernière nouveauté, et rien n’est envoyé s’il n’y a rien de neuf. Le détail est sur la page le fil du dossier, où rien ne se perd.
Vos clients doivent-ils créer un compte ?
Non. Chaque client reçoit un lien personnel, confirmé par un code reçu par e-mail sur chaque nouvel appareil ; aucun compte à créer, aucun mot de passe à retenir. Pour un client que vous ne joignez que par téléphone, vous créez depuis sa fiche un lien à usage unique, à ouvrir sous 24 h, et un code à 6 chiffres que vous lui transmettez vous-même, à part.
Chaque personne du dossier a son propre accès : complet par défaut, ou limité, et elle ne lit alors que ce qui la nomme ou la mentionne. Un sous-traitant ou un notaire suit ainsi sa part du dossier sans lire le reste. Vos clients ne paient jamais. La page votre client entre sans créer de compte décrit l’entrée pas à pas.
Comment savoir qui attend quoi ?
Ouvrez la vue « En attente » du dossier. Elle sépare ce qui attend de vous (une pièce à accepter, une demande à laquelle répondre) de ce qu’on attend de l’autre côté, avec les retards en tête. Rien ne se saisit à la main : chaque demande publiée alimente ces listes et en sort dès qu’elle est traitée.
Votre client arrive, lui, sur « En attente de moi », avec ce qu’on lui demande. Sur votre tableau de bord, « Où agir » classe vos dossiers par urgence, à côté des échéances, jalons et rendez-vous confirmés des quatorze jours à venir, tous dossiers confondus. La page savoir qui doit agir, sans rien chercher montre les deux côtés.
Comment garder la trace d’une décision du client ?
En la posant dans le dossier plutôt que dans un message. Une décision envoyée par e-mail se lit au mauvais moment, se note ailleurs ou s’oublie, et personne n’est chargé de la reporter. Kolinea propose deux gestes pour l’éviter.
La décision à choix pose une question de deux à six options : le carrelage, la façade, la durée du prêt. La réponse porte la date et le nom de la personne, et reste attachée à la question. Vos clients peuvent, eux aussi, vous faire choisir.
Le bon pour accord, réservé au professionnel, soumet un objet écrit en toutes lettres, avec un document si besoin : un devis, un avenant, des comptes annuels. Chaque personne nommée accepte, ou refuse avec un motif, et l’acceptation enregistre la date, l’heure, son nom et l’objet exact accepté. C’est une validation simple, datée et nominative, sans valeur de signature électronique qualifiée.
Comment réunir les pièces d’un dossier ?
Avec une demande de documents : une ligne par pièce attendue, une consigne si besoin (« toutes les pages », « de moins de trois mois ») et une échéance pour l’ensemble. Votre client dépose ses fichiers en face de chaque pièce. Vous acceptez chacune, ou vous la refusez avec un motif : seule celle-là repasse « à fournir », et le client ne renvoie qu’elle. La demande se referme quand tout est accepté, et les fichiers rejoignent l’onglet « Documents » du dossier. Voir une demande de documents, une ligne par pièce attendue.
Les pièces sensibles, une offre de prêt ou un avis d’imposition, se publient en confidentiel : seuls l’équipe et les intervenants que la publication nomme ou mentionne les lisent, et le notaire ou le sous-traitant présents dans le même dossier ne les voient pas, sauf si vous les nommez. Le détail est dans la confidentialité des pièces.
Qui relance quand l’échéance approche ?
Kolinea, à partir de l’échéance que vous posez sur la demande. Les rappels automatiques partent deux jours avant l’échéance, le jour même, le lendemain, puis sept jours après, et s’arrêtent dès que la demande est traitée. Il n’en part jamais deux le même jour, ni aucun si vous venez de relancer à la main. Ils valent pour les demandes, les demandes de documents, les décisions et les bons pour accord ; le bouton « Relancer » reste là pour un cas précis. Voir les rappels automatiques.
Pour un rendez-vous, vous proposez jusqu’à cinq créneaux depuis le dossier. Votre client en choisit un ou en demande d’autres, et la confirmation lui arrive avec l’invitation d’agenda : la page caler un rendez-vous sans les trois allers-retours montre l’échange.
Que reste-t-il une fois le dossier terminé ?
Tout ce qui a été demandé, fourni et décidé. Vous clôturez le dossier : il passe en lecture seule pour tous, et les demandes encore ouvertes sont marquées « non traitées à la clôture ». Il reste consultable à vie par chacun, tant que votre espace existe, quel que soit votre plan ; si vous supprimez l’espace, chaque intervenant en est prévenu par e-mail 30 jours avant. Chaque participant peut aussi exporter le dossier tel qu’il le lisait, le fil en PDF et les documents d’origine.
Deux ans après la livraison d’une maison, le devis accepté est toujours là, avec la date et le nom de qui l’a accepté. La page un dossier clos reste consultable, des années après détaille l’export.
Ce que Kolinea ne fait pas
Kolinea ne fait ni signature électronique qualifiée, ni facturation ou paiement, ni import de vos e-mails ou de vos conversations WhatsApp. Il ne lit pas vos disponibilités pour proposer des créneaux, et le rythme des rappels ne se règle pas demande par demande. L’archive est une trace datée et nominative : vos obligations légales de conservation restent les vôtres.
Par où commencer ?
Le bouton « Ouvrir mon premier dossier » vous demande votre métier et le nom du dossier, puis vous inscrit avec votre adresse e-mail. Le dossier s’ouvre avec le modèle de dossier de votre métier : ses publications attendent dans le composeur, chacune à préparer ou à retirer d’un clic. Vous ajoutez vos clients, vous publiez une première demande, et ils reçoivent leur lien.
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