Un seul e-mail récapitule ce qui s’est passé, pas un par message
Dix événements en dix minutes, un seul e-mail
Une publication, trois commentaires, une pièce déposée, un rendez-vous confirmé : en quelques minutes, un dossier vivant déclenche dix événements. Un e-mail par événement noie la boîte de réception, et chacun finit par tout ignorer, y compris ce qui l’attend vraiment.
Un résumé, envoyé quand l’activité se calme
Le résumé part quand le dossier est resté tranquille 5 minutes, et au plus tard 15 minutes après la première nouveauté : une rafale donne un seul e-mail, et une activité continue n’empêche jamais l’envoi. Son contenu est relu au moment de l’envoi.
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Ce qui a déjà été vu n’y figure pas
Une pièce ouverte, ou tout ce qui précède votre dernière visite du dossier. S’il ne reste rien, aucun e-mail ne part.
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Jamais ce que vous avez fait vous-même.
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Ce qui vous attend passe en premier
Puis ce qui vous mentionne, les réponses à vos demandes, les autres publications. Les autres commentaires sont seulement comptés.
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Chacun ne reçoit que ce qu’il a le droit de lire
Pas de note interne pour un intervenant, pas de publication confidentielle qui ne le nomme pas, rien au-delà d’un accès limité. Un dossier clos n’envoie plus rien.
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Les rendez-vous confirmés ou annulés
Arrivent avec leur fichier .ics, pour que l’agenda les prenne en compte ou les raye.
Ce que reçoit chacun
Un intervenant reçoit un résumé par dossier, de tout ce qu’il peut lire. S’il n’a pas encore son lien, la première publication qui le concerne lui envoie l’invitation, qui vaut résumé.
Un membre de l’équipe reçoit un seul e-mail pour tous ses dossiers de l’espace, une section par dossier, celui où l’on attend sa réponse en tête. Un résumé ne remonte jamais plus loin que 24 heures. Le niveau se règle dossier par dossier, dans le menu « Notifications par e-mail » :
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Tout le dossier
Toute nouveauté qu’il peut lire. C’est le réglage par défaut du responsable.
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Ce qui me concerne
Une mention, un élément qui lui est adressé ou qui attend son action, la réponse à sa demande. C’est le réglage par défaut des autres membres.
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Rien par e-mail
Les notifications dans l’application restent.
Dans les réglages de son compte, chaque membre peut aussi couper d’un coup les e-mails de tous ses dossiers.
Se désabonner en un clic, sans compte
Sous chaque résumé, l’intervenant trouve « Ne plus recevoir les résumés de ce dossier », et son client de messagerie propose le désabonnement en un clic. Le lien n’expire pas et ne demande aucune connexion. Il n’agit pas à l’ouverture : une page demande confirmation, puis permet de les recevoir à nouveau, et la reprise n’envoie que les nouveautés à venir. Son lien d’accès au dossier reste valable, et le responsable voit « Ne reçoit plus les résumés » à côté de son nom.
Les mails ponctuels
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L’ajout à un dossier
Un membre est prévenu si la personne qui l’ajoute l’a demandé, un intervenant reçoit son lien.
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La demande d’invitation
Qu’un intervenant adresse au responsable, et le refus éventuel.
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La clôture
Chaque intervenant dont le lien est actif apprend que le dossier est en lecture seule, ou que son accès limité prend fin. L’équipe est prévenue dans l’application.
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Les relances d’une demande en attente
Ont leur propre fiche : voir Relances automatiques.
La cloche de l’application prévient aussi le responsable quand un intervenant ouvre le dossier depuis un appareil qu’il n’avait jamais utilisé, si l’espace a gardé cette alerte active (réglage « Sécurité », activé par défaut).
En situation
Bâtiment et rénovation. Le client dépose trois photos, l’électricien répond à une question, vous confirmez la visite de jeudi : le client reçoit un seul e-mail, avec le rendez-vous à ajouter à son agenda.
Cabinets. Une collaboratrice suit dix dossiers sur « Ce qui me concerne » : un e-mail par période d’activité, avec en tête le dossier où l’on attend sa réponse.
Ce que ça ne fait pas
- Pas de SMS ni de WhatsApp : l’e-mail et la cloche de l’application.
- Pas de récapitulatif hebdomadaire ni de relance d’inactivité.
- Le niveau de suivi par dossier est réservé à l’équipe : un intervenant ne peut arrêter que les résumés, dossier par dossier.
- Arrêter les résumés ne coupe pas les rappels d’une demande en attente, qui restent l’outil du professionnel.
À lire aussi
- Relances automatiques, pour les rappels d’une demande restée sans réponse
- Intervenants et équipe, pour savoir qui voit quoi
- Prise de rendez-vous, dont les confirmations arrivent avec leur .ics
- Clôture et archive, pour ce que reçoivent les intervenants à la clôture
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