Modèle de dossier « Clôture annuelle » : pièces, inventaire du stock et comptes

Quand l’utiliser

À l’approche de la clôture, vous attendez de vos clients les mêmes pièces que l’an dernier et vous relancez dossier par dossier. Ce modèle ouvre le dossier de la clôture annuelle d’un client et range au même endroit les pièces de clôture, l’inventaire du stock et la validation des comptes annuels.

Ce que le dossier prépare

La demande de documents liste les pièces de clôture : relevés bancaires de décembre, factures fournisseurs non parvenues, contrats de prêt et tableau des immobilisations acquises. Le client dépose chaque pièce sur sa ligne, depuis son téléphone ou son ordinateur, et vous voyez ce qui manque. Vous fixez l’échéance : le modèle propose quinze jours, Kolinea la rappelle à votre client.

L’inventaire du stock a sa propre publication. Le client y trouve les étapes de l’inventaire au 31 décembre, sous forme de liste à cocher : compter le stock, lister le matériel hors d’usage, valoriser les travaux en cours. Juste dessous, une demande de documents attend l’inventaire du stock au 31 décembre, avec les quantités et les valeurs unitaires. Quinze jours là aussi.

Enfin, vous joignez les comptes annuels et le client les valide avant leur dépôt au greffe. Le modèle laisse sept jours pour répondre, et la date et le nom de qui a validé restent dans le dossier.

Ce que vous gardez en main

Les publications du modèle attendent votre équipe, visibles d’elle seule. Vous gardez ou écartez chacune, vous ajustez les échéances et les pièces, puis vous publiez quand le moment vient. Rien ne part chez le client tant que vous n’avez pas publié.