Une demande de documents, une ligne par pièce attendue
Demandes de documents
Les pièces du candidat et du garant, demandées à chacun
Listez ce qu'il vous faut pour étudier la candidature. Le candidat dépose chaque pièce ; vous acceptez ou refusez avec la raison.
- Identité, revenus, avis d'imposition
- Refus motivé : le candidat sait quoi redéposer
- La même demande pour le garant
Remplace : Pièces jointes · WeTransfer · Drive partagé
Votre client dépose ses pièces depuis son téléphone
Une liste avant les fichiers
Une demande de documents commence par la liste des pièces attendues, avant tout fichier. Chaque pièce a sa place ; une fois déposée, elle y reste. Votre client voit à tout moment ce qu’il a déjà remis et ce qu’il lui reste à fournir, et la demande se referme d’elle-même quand tout est accepté.
De la liste à la demande refermée
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La liste
Vous nommez les pièces attendues, une ligne par pièce, avec une consigne facultative (« toutes les pages », « de moins de trois mois ») et une échéance pour l’ensemble, elle aussi facultative.
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Le destinataire
Vous nommez la personne qui doit déposer, ou vous laissez la demande à l’autre partie du dossier. Une seule personne suffit à la traiter.
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Le dépôt
Votre client ouvre le dossier par son lien, confirmé par un code reçu par e-mail, sans créer de compte. Il dépose un ou plusieurs fichiers en face de chaque pièce, pas dans un dossier commun.
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La revue
Vous acceptez chaque pièce, ou vous la refusez avec un motif, obligatoire. Les fichiers refusés restent visibles, barrés, et la pièce repasse « à fournir » : votre client lit la raison et ne refait que celle-là. La personne qui a déposé ne valide jamais ses propres pièces.
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L’état
La demande est « à faire », puis « en cours » dès qu’un fichier est déposé, puis « traitée » quand toutes les pièces sont acceptées. Les fichiers déposés apparaissent aussi dans l’onglet « Documents » du dossier.
En situation
Bâtiment et rénovation. Le modèle « Maison individuelle » du catalogue ouvre sur les pièces du permis de construire : plan cadastral, titre de propriété du terrain, étude de sol G1 (« complète, toutes les pages »), attestation d’assurance dommages-ouvrage. Si l’étude de sol arrive amputée, vous la refusez en disant laquelle des pages manque, et l’acquéreur ne renvoie que celle-là.
Cabinets comptables et d’avocats. À l’ouverture d’un client : extrait Kbis de moins de trois mois, statuts à jour, relevé d’identité bancaire. À la clôture annuelle : relevés de décembre, factures fournisseurs non parvenues, contrats de prêt, tableau des immobilisations. En contentieux, la liste s’étend aux contrats, bons de commande, factures impayées et à la mise en demeure déjà envoyée.
Ce que ça ne fait pas
- Juger une pièce à votre place. Kolinea range et suit ; c’est vous qui décidez qu’un relevé est lisible, complet, du bon mois.
- Dire quelles pièces la loi vous impose. Les listes du catalogue sont des points de départ à relire et à adapter à votre matière, pas un avis sur ce que votre dossier exige.
À lire aussi
La demande de documents tient mieux avec ses rappels : les rappels automatiques partent deux jours avant l’échéance, le jour même, le lendemain, puis sept jours après, et s’arrêtent au traitement. Pour ne pas réécrire la même liste à chaque client, les modèles de dossier la rangent une fois.
Côté méthode, l’article relancer un client qui n’envoie pas ses pièces explique comment rédiger la liste et à quel rythme relancer, et la liste des pièces d’un dossier de prêt immobilier donne un cas détaillé. Si vous venez d’un outil de collecte de pièces, lisez l’alternative à Content Snare.
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