Les dates de vos dossiers dans Outlook
Ce que vous faites depuis Outlook
Voir les rendez-vous confirmés de vos dossiers, avec leur lieu quand il a été partagé
Voir les échéances de vos demandes et les jalons de vos dossiers
Garder, si vous le cochez, les créneaux encore proposés à un client : Outlook les affiche comme provisoires, marqués ⏳
Choisir un calendrier pour tous vos dossiers, ou un calendrier par dossier
Retrouver chaque nouveau dossier dans le calendrier commun, tous espaces confondus
Brancher Outlook, étape par étape
Depuis un dossier ou les paramètres de votre compte, cliquez sur Outlook.
Outlook sur le web s’ouvre et vous demande de confirmer l’ajout du calendrier. Si le bouton ne vous mène pas à votre Outlook, copiez l’adresse proposée au même endroit et ajoutez-la comme calendrier abonné.
Dans Kolinea, gardez les dates à afficher : rendez-vous confirmés, échéances des demandes, jalons.
Un calendrier Outlook qui suit vos dossiers
Les rendez-vous sont dans Outlook, les échéances dans vos dossiers, et c’est entre les deux que les dates se perdent. Recopier chaque rendez-vous et chaque pièce attendue prend du temps, et une date reportée de travers ne se voit pas.
Avec Outlook branché, Kolinea tient le calendrier à jour : une date qui bouge dans un dossier bouge dans Outlook, sans rien réimporter. Le lieu partagé dans le dossier s’affiche avec le rendez-vous. Dans les réglages de la synchronisation, vous ne gardez que les dates qui vous servent : un agenda saturé est un agenda qu’on cesse de lire.
Les créneaux proposés, sans double réservation
Quand vous proposez plusieurs créneaux à un client, vous pouvez les garder dans votre calendrier tant qu’il n’a pas choisi. Outlook les affiche comme provisoires, et leur titre porte ⏳. Vous ne donnez pas deux fois la même heure pendant que votre client choisit. Dès qu’il a choisi, le rendez-vous reste et les autres créneaux s’en vont.
En situation
- Immobilier. Les visites et les rendez-vous de signature de tous vos dossiers s’affichent au même endroit, avec leur lieu.
- Cabinets d’avocats et d’experts-comptables. Chaque dossier a son calendrier : l’échéance d’une pièce attendue et le rendez-vous de conciliation apparaissent côte à côte, dans l’agenda que l’équipe consulte déjà.
Pour toute l’équipe et pour vos clients
Chaque personne d’un dossier synchronise ses propres dates, client compris, et ne reçoit que ce qu’elle lit elle-même : une publication confidentielle qu’elle ne lit pas n’apparaît pas dans son calendrier, et un accès retiré coupe les dates.
Avec Premium, un propriétaire ou un administrateur peut aussi créer une adresse pour l’espace entier : les rendez-vous confirmés de tous les dossiers, chacun titré du dossier, à ajouter au calendrier partagé de l’équipe. L’adresse cesse de fonctionner si son titulaire quitte l’espace. Tout le fonctionnement est décrit sur la page Agenda par abonnement.
Ce que l’intégration ne fait pas
C’est de la lecture seule : Outlook reçoit les dates de Kolinea, et Kolinea n’écrit pas dans votre calendrier ni ne lit vos disponibilités.
Outlook relit le calendrier à son propre rythme : c’est lui, pas Kolinea, qui décide quand un changement apparaît.
Les créneaux ⏳ sont un rappel : ils ne bloquent pas vos disponibilités pour quelqu’un qui cherche un créneau libre.
Un dossier clos garde ses jalons et ses rendez-vous, mais plus ses échéances, et l’historique remonte à six mois.
Quiconque détient l’adresse du calendrier lit ces dates : gardez-la pour vous, ou changez-la.
Les fonctionnalités en jeu
Vos questions avant de brancher
Une autre question ? Contactez-nous
Non. Outlook s’abonne à une adresse secrète au format iCalendar, que Kolinea tient à jour. Kolinea ne se connecte pas à votre compte Microsoft.
Kolinea guette la première lecture d’Outlook, qui arrive en général quelques secondes après votre confirmation, puis affiche « Synchronisé » avec l’heure de la dernière lecture.
Oui. Toute personne d’un dossier, client compris, peut synchroniser les dates de ce dossier depuis le dossier lui-même. Chacun ne reçoit que ce qu’il lit lui-même.
Supprimez-la dans Kolinea : Outlook ne reçoit plus rien. Retirez aussi le calendrier d’Outlook pour effacer les dates déjà reçues.
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