Expert-comptable : réunir les pièces du bilan
Demandes de documents
Les pièces de clôture, réunies dans une seule demande
Relevés, factures, inventaire : votre client dépose chaque pièce dans la demande ; vous acceptez ou refusez avec la raison.
- Une liste de pièces par demande, avec échéance
- Refus motivé : le client sait quoi redéposer
- La demande se clôt quand tout est accepté
Remplace : Pièces jointes · WeTransfer · Drive partagé
Votre client dépose ses pièces depuis son téléphone
Le bilan commence par les pièces
À la clôture, le travail d’un cabinet commence par obtenir ce qui permet d’établir les comptes : le relevé de décembre, les factures fournisseurs non parvenues, l’inventaire du stock au 31 décembre, le tableau des immobilisations acquises, les contrats de prêt. Chaque dossier a ses pièces, chaque pièce arrive par un chemin différent, et la boîte mail ne dit plus qui a envoyé quoi.
Le coût, c’est de relire un fil pour savoir ce qui manque encore avant chaque relance, puis de recommencer la semaine suivante parce que deux pièces sont arrivées entre-temps.
Une demande par clôture, une ligne par pièce
Vous listez les pièces attendues une seule fois, avec une échéance pour l’ensemble. Votre client dépose chaque document en face de la ligne qui le demande, pas dans un dossier partagé où tout se mélange. Vous pouvez adresser la demande à un seul des contacts du dossier, la gérante ou l’associé, plutôt qu’aux deux.
Un document incomplet se refuse avec sa raison. Un inventaire du stock sans les valeurs unitaires, par exemple : le client lit le motif sur cette ligne, redépose, et vous n’avez rien à réexpliquer par téléphone. Les rappels automatiques partent deux jours avant l’échéance, le jour même, le lendemain, puis sept jours après, et s’arrêtent une fois la demande traitée.
Ce que le catalogue prépare pour la clôture
Le modèle « Pièces de clôture » porte déjà la liste : relevés bancaires de décembre, factures fournisseurs non parvenues, contrats de prêt, tableau des immobilisations acquises, avec quinze jours d’échéance. Le modèle « Inventaire du stock » ajoute une checklist (compter le stock, lister le matériel hors d’usage, valoriser les travaux en cours) puis une demande pour l’inventaire au 31 décembre, « avec les quantités et les valeurs unitaires ».
Vous les appliquez à un dossier et la demande part déjà écrite, dans votre vocabulaire. Le dossier de clôture en entier, avec ses trois étapes, est détaillé sur la page des modèles de dossier pour l’expert-comptable.
Après les pièces, la suite de la clôture
La demande de documents n’est qu’une étape du dossier. Dans le dossier d’exemple, une fois les pièces réunies, le projet de bilan est publié, les comptes annuels sont soumis en bon pour accord, puis une nouvelle demande réunit le procès-verbal signé et la feuille de présence pour l’assemblée générale. Chaque étape reste dans le même fil.
En vrai, sur une clôture d’exercice
Le dossier d’exemple suit la clôture 2025 d’une SARL de paysage. Vous y voyez la demande de documents, un inventaire refusé pour des valeurs unitaires manquantes puis redéposé complet et accepté, et les pièces qui restent à déposer. Il s’ouvre sans créer de compte.
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