« Je m'en occupe » : le client dit où il en est, les relances attendent
Relancer quelqu'un qui est déjà dessus
Le client a bien vu la demande. Il attend lui-même un papier de sa banque, ou il sait qu'il ne pourra pas s'y mettre avant la fin du mois. Rien ne le dit dans le dossier : la relance part quand même, puis une deuxième, et il finit par vous écrire à côté pour expliquer qu'il n'a pas oublié.
De votre côté, la demande reste « en retard » sans que vous sachiez si elle est oubliée ou en route.
Il le dit sur la carte, avec une date
Sur la carte d'une demande ou d'une demande de documents, la personne à qui elle est adressée touche « Je m'en occupe ».
-
Une date, si elle le veut
« Attendu le » est facultatif. Avec une date, les relances automatiques attendent jusque-là. Sans date, la demande est marquée comme prise en charge, et les relances continuent.
-
Un mot pour l'équipe
Facultatif aussi, par exemple « j'attends un document de mon côté ».
-
Ce que tout le monde lit
Sur la carte, « Claire Martin s'en occupe, attendu le 14 novembre », et à la place de la prochaine relance, « Relances automatiques en pause : elles reprennent après le 14 nov. ».
-
Une nouvelle déclaration remplace la précédente
La personne peut changer sa date ou son mot.
-
Le récapitulatif d'activité
L'annonce aux autres lecteurs du dossier (« Pris en charge »).
Après l'échéance, c'est une demande de délai
Si la date donnée tombe après l'échéance de la demande, ce n'est plus une simple indication : c'est une demande de délai, et l'écran le dit à la personne avant qu'elle envoie (« Après le 10 novembre, c'est une demande de délai, que Julie Moreau accepte ou non »).
-
Seul l'auteur de la demande répond
Depuis la carte ou depuis Pilotage, où la demande de délai apparaît comme un point à traiter.
-
Accepter le délai
L'échéance passe au jour demandé, et les relances attendent jusque-là.
-
Refuser
L'échéance ne change pas, et les relances reprennent.
-
La personne qui a demandé le sait
Son récapitulatif d'activité annonce « Délai accordé » ou « Délai refusé », et l'historique du dossier garde qui a demandé quel délai, et la réponse.
Ce que ça ne fait pas
La date se choisit à partir d'aujourd'hui, et au plus tard un an après l'échéance. Le destinataire ne déplace jamais l'échéance lui-même : sans votre accord, elle reste celle que vous avez fixée. La déclaration n'existe que sur les demandes et les demandes de documents encore en attente, pas sur un bon pour accord, une décision ou un rendez-vous.
À lire aussi
Les relances automatiques disent quand partent les rappels, et les demandes de pièces comment une demande de documents se suit pièce par pièce.
Les autres fonctionnalités
Votre prochain dossier, sans rien perdre en route
Pas le bon moment ?
Recevez le lien par e-mail et reprenez plus tard, depuis votre ordinateur.
Un seul e-mail, et votre adresse n’est pas conservée.