Gestion de patrimoine : les pièces de connaissance client
Demandes de documents
Les pièces du bilan patrimonial, réunies dans une seule demande
Avis d'imposition, relevés, contrats : votre client dépose chaque pièce dans la demande ; vous acceptez ou refusez avec la raison.
- Une liste de pièces par demande, avec échéance
- Refus motivé : le client sait quoi redéposer
- La demande se clôt quand tout est accepté
Remplace : Pièces jointes · WeTransfer · Drive partagé
Votre client dépose ses pièces depuis son téléphone
L'entrée en relation avance au rythme de la pièce manquante
Un nouveau client signe, et le dossier d'entrée en relation reste ouvert des semaines. Vous attendez le justificatif de domicile, un avis d'imposition complet, un RIB lisible, le questionnaire de connaissance client rendu sans case vide. Tant qu'il manque quelque chose, vous ne pouvez pas aller plus loin.
Ce que vous demandez par e-mail revient par morceaux : une pièce jointe ici, une photo là, un document périmé qui oblige à tout reprendre. Le client, lui, ne sait pas ce qui l'empêche d'avancer, et vous tenez la liste dans votre tête ou dans un tableur.
Une ligne par pièce, de la même demande
Vous nommez ce que vous attendez : pièce d'identité, justificatif de domicile, dernier avis d'imposition, RIB, questionnaire de connaissance client renseigné, et ce que votre pratique ajoute. Chaque ligne peut porter une consigne, par exemple « moins de trois mois » ou « les deux faces ». L'ensemble partage une échéance.
Votre client ouvre le lien du dossier, sans compte à créer, et dépose chaque fichier en face de la pièce demandée, depuis son téléphone. Chaque fichier arrive sur sa ligne, pas dans un dossier commun où tout se mélange.
Accepter, ou refuser en disant pourquoi
Vous examinez chaque pièce. Vous l'acceptez, ou vous la refusez avec la raison : « avis d'imposition incomplet, il manque la deuxième page », « justificatif de plus de trois mois ». Le client lit le motif et recommence sur cette ligne-là seulement, sans renvoyer le reste.
La demande se referme d'elle-même quand la dernière pièce est acceptée. Si elle est close, la liste est complète : vous n'avez plus à vérifier à la main avant de passer au conseil. Les rappels automatiques s’occupent des retards (deux jours avant l’échéance, le jour même, le lendemain, puis sept jours après) et s’arrêtent à l’acceptation.
Des pièces sensibles, traitées comme telles
Pièces d'identité, avis d'imposition, relevés : vous pouvez les publier en confidentiel, de sorte que le cabinet et le client nommé les lisent, et pas un notaire ou un expert-comptable ajouté au dossier comme intervenant, sauf si vous le nommez.
La lettre de mission, à côté
La lettre de mission n'est pas une pièce que le client vous envoie : c'est un document que vous lui soumettez. Elle suit un autre chemin, le bon pour accord, daté et nominatif, que vous retrouvez dans le même dossier.
Une liste qui reste la vôtre
Kolinea collecte, conserve et date les documents. Il ne dit pas quelles pièces votre réglementation exige pour chaque client et ne garantit aucune conformité : la liste reste la vôtre, l'outil la rend suivie et retrouvable.
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