Transmettre des pièces, rangées sous leur nom
La demande de pièces, dans l’autre sens
Une demande de documents liste ce que votre client doit vous remettre. Les pièces transmises font l’inverse : vous listez ce que vous lui envoyez. Vingt fichiers d’un dossier de financement n’arrivent plus en vrac dans une publication, ils arrivent rangés sous « Identité », « Revenus », « Comptes et épargne ».
Comment ça se passe
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Nommer
Dans le composeur, « + Ajouter » puis « Transmettre des pièces ». Vous écrivez le nom de chaque pièce, une ligne par pièce. Une bascule « Demander | Transmettre » passe la même liste d’un sens à l’autre sans la réécrire.
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Publier
La publication part dans le fil avec ses pièces encore vides. Personne n’a rien à faire : aucune échéance, aucun destinataire, rien n’apparaît dans les choses à traiter de votre client.
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Déposer
Sur chaque ligne, « Déposer » ouvre le choix des fichiers, et un fichier glissé sur la ligne part aussitôt. La ligne affiche ses fichiers, qui les a déposés et quand. Tant qu’une pièce attend ses fichiers, la carte le rappelle à votre équipe.
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Récupérer
Votre client télécharge une pièce d’un clic (un ZIP quand elle contient plusieurs fichiers), ou toutes d’un coup par « Tout télécharger » en tête de la carte, rangées en un dossier par pièce.
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Corriger
Le menu « … » d’une pièce la renomme sur place ou la monte et la descend dans la liste ; un fichier déposé par erreur se retire de sa ligne, la pièce reste. Dans le composeur, les pièces se réordonnent en les glissant par leur poignée, ou avec Alt + ↑ et Alt + ↓.
Les fichiers transmis rejoignent aussi la bibliothèque du dossier, où la vue « Par pièce » les regroupe avec les pièces de même nom reçues sur une demande.
En situation
Courtage en crédit. Avant l’envoi à la banque, le courtier publie « Identité », « Revenus », « Comptes et épargne », « Projet ». Il dépose les trois derniers bulletins de chaque emprunteur sous « Revenus », les relevés sous « Comptes et épargne ». L’emprunteur voit d’un coup d’œil ce qui est prêt et télécharge le dossier entier, déjà classé.
Maîtrise d’œuvre. À la réception des travaux, l’architecte transmet « Plans conformes », « Notices d’entretien », « Garanties » : le client garde un dossier ordonné, pièce par pièce, au lieu d’une liste de vingt PDF.
Ce que ça ne fait pas
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Faire valider une pièce.
Une pièce transmise n’a ni statut ni revue ; pour obtenir un accord sur un document, utilisez un bon pour accord.
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Mêler pièces envoyées et pièces demandées dans une même liste.
Une liste va dans un sens ; pour donner et demander, mettez deux blocs dans la même publication.
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Prévenir à chaque dépôt.
Le client est prévenu de la publication ; les fichiers ajoutés ensuite apparaissent dans le fil sans nouvel e-mail.
À lire aussi
Pour recevoir des pièces plutôt qu’en envoyer, voyez les demandes de documents. La confidentialité des pièces explique comment réserver une publication à une partie des intervenants.
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