Modèle de dossier « Suivi de projet » : accueil, prochaines étapes et document à valider

Quand l’utiliser

Vous menez un projet avec un client et vous voulez que chacun sache ce qu’il reste à faire. Ce modèle convient à tout métier : il ouvre le dossier avec un message d’accueil, la liste de ce que le client doit encore faire de son côté et un document à valider.

Ce que le dossier prépare

Le message d’accueil explique que tous vos échanges passent par le dossier : messages, documents, demandes et rendez-vous au même endroit. Le client y retrouve ce qui a été dit et ce qu’il reste à faire.

Les prochaines étapes prennent la forme d’une liste à cocher, avec quatorze jours dans le modèle : relire le document envoyé, déposer les pièces manquantes, confirmer le prochain rendez-vous. Le client coche chaque ligne au fur et à mesure ; vous voyez ce qui est fait et ce qui attend encore. Vous fixez l’échéance, Kolinea la rappelle à votre client. Les lignes sont des exemples : remplacez-les par celles de votre projet.

Le document à valider est joint avec un mot qui invite le client à donner son accord ou à vous dire ce qu’il faut changer. Il répond en cinq jours par défaut, et la date avec le nom de qui a validé restent dans le dossier. Vous retrouvez ainsi, au même endroit, qui attend quoi et ce qui a été décidé.

Ce que vous gardez en main

Les publications du modèle attendent votre équipe, visibles d’elle seule. Vous gardez ou écartez chacune, vous ajustez les échéances et les pièces, puis vous publiez quand le moment vient. Rien ne part chez le client tant que vous n’avez pas publié.