Conseiller en patrimoine : faire valider une lettre de mission ou une préconisation

Un bilan patrimonial demande plusieurs accords : la lettre de mission au démarrage, les préconisations une fois le bilan fait, parfois une déclaration d’adéquation ou une note sur l’orientation retenue. Chacun se donne en deux mots, au téléphone ou en réponse à un e-mail, et se retrouve mal. Quand on demande plus tard ce que le couple avait accepté, et si les deux l’avaient fait, la réponse dort dans une boîte de réception.

Vous écrivez l’objet en toutes lettres, « Validation des préconisations du bilan 2026 », vous joignez le PDF et vous nommez les deux membres du couple. Chacun répond pour lui-même, depuis son propre lien, sans compte. L’accord reste « en attente » tant qu’un des deux n’a pas répondu, devient « accordé » quand les deux ont accepté, et passe à « refusé » dès qu’un seul refuse.

Avant de valider, chacun relit l’objet et lit que l’accord est définitif. Un refus peut dire pourquoi, mais le champ est facultatif. Si vous le réglez pour votre espace, un client sans compte confirme son accord avec un code reçu par e-mail.

Le modèle « Bilan annuel » prépare « Accord sur les préconisations », avec dix jours d’échéance : « Voici mes préconisations pour… Donnez votre accord ci-dessous avant que je les mette en œuvre. » L’objet est prérédigé : « Préconisations du bilan annuel — … ». La lettre de mission et la déclaration d’adéquation n’y figurent pas ; vous les soumettez de la même façon, en écrivant l’objet vous-même. L’échéance, facultative, déclenche les rappels automatiques.

Une acceptation ne se modifie plus : elle garde la date, l’heure, la personne, l’objet et l’empreinte du document tel qu’il était. Si les préconisations changent, vous soumettez une nouvelle version ; la précédente reste attachée à ce que les clients avaient accepté.

Votre cabinet télécharge l’attestation PDF. Chaque réponse y porte un sceau numérique, et le fichier se vérifie sans compte : le client, ou quiconque le détient, le dépose sur Vérifier un document, et la page dit s’il est bien celui que Kolinea a établi.

Kolinea ne dit pas ce que votre réglementation attend d’une lettre de mission, d’une déclaration d’adéquation ou d’une préconisation : les mentions, l’information à donner, la forme. Il garde qui a accepté quel texte, et quand. Ce n’est ni une signature électronique avancée ni une signature qualifiée au sens du règlement eIDAS : ce que votre pratique demande d’une signature se fait ailleurs. Le bon pour accord va aussi dans un seul sens, vers le client.

Dans le dossier d’essai, la lettre de mission, « Lettre de mission — bilan patrimonial annuel », est jointe en PDF. Valérie Marchand l’accepte, puis Olivier Marchand le lendemain. Les préconisations du bilan 2026 attendent encore Olivier : Valérie a accepté, le dossier le dit, et l’accord reste « en attente ».

• Bon pour accord, la fonctionnalité en détail
• CGP : collecter les pièces d’entrée en relation client, de la lettre de mission au point annuel
• CGP : un modèle de dossier pour le bilan annuel, les pièces et l’accord préparés chaque année
• Garder la trace d’une décision client, ce qu’une trace utile doit contenir