Vos dossiers récurrents, préparés d’avance
Modèles de dossier
Chaque bilan annuel, prêt d'avance
Le modèle « Bilan annuel » prépare les demandes de pièces et l’accord sur vos préconisations, avec leurs échéances.
- Demandes prévues, dans l'ordre
- Des échéances calées sur chaque dossier
- Vos propres modèles, partagés avec votre cabinet (Premium)
Remplace : Copier-coller d'un ancien dossier · Checklist papier
Vous écrivez vos demandes une fois pour tous vos clients
Une suite de publications, enregistrée une fois
Un modèle de dossier enregistre la suite de demandes, d’accords et de décisions d’un type de dossier, dans l’ordre où elle se déroule. À la création d’un dossier, cette suite attend l’équipe dans le composeur, prête à partir.
Deux niveaux, qui s’emboîtent
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Le modèle de publication
Depuis le composeur, « Enregistrer comme modèle » (avec Premium) garde le texte, les ressources (demande de documents, décision, bon pour accord, checklist, formulaire), les groupes qui la lisent et d’éventuels fichiers joints. Des variables (objet du dossier, responsable, intervenants, organisation, date du jour) prennent les valeurs du dossier à l’emploi. À l’enregistrement, un nom de client resté dans le texte est repéré et remplaçable par sa variable en un clic.
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Le modèle de dossier
Une suite ordonnée de modèles de publication. Vous le choisissez, facultativement, en créant le dossier, puis l’assistant passe ses publications en revue : chacune se garde ou s’écarte d’une case.
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La préparation
Les publications gardées attendent au-dessus du composeur (« N publications prévues »), visibles de l’équipe seule. « Préparer » remplit le composeur avec les valeurs du dossier à ce moment-là, clients ajoutés depuis compris. Rien ne part avant que vous publiiez.
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Les échéances
Elles sont gardées en nombre de jours et recomptées à partir du jour où vous utilisez le modèle.
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L’équipe
Un modèle est personnel tant que vous ne le partagez pas. Les modèles de dossier fournis par métier se parcourent dans un catalogue, puis s’importent comme copie propre à votre espace.
En situation
Bâtiment et rénovation. Le modèle « Maison individuelle » aligne les pièces du permis, l’accord sur les plans, la signature du contrat, le choix de la façade et l’avenant n° 1. « Salle de bain », pour un artisan : photos de l’existant, choix des finitions, accord sur le devis.
Cabinets comptables et d’avocats. « Clôture annuelle » enchaîne les pièces de clôture, l’inventaire du stock et la validation des comptes. « Contentieux » enchaîne la convention d’honoraires, les pièces du litige, la préparation de l’audience et l’accord sur les conclusions.
Ces suites sont des points de départ : relisez-les et réécrivez-les à votre manière avant de les employer.
Ce que ça ne fait pas
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Rien ne s’envoie tout seul.
Le modèle prépare, vous publiez.
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Il ne garde ni rendez-vous, ni jalon, ni lieu
Qui appartiennent à un dossier, ni les personnes nommées : les destinataires se désignent à la publication.
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Il n’agit pas sur le passé.
Modifier un modèle ne change pas ce qui a déjà été préparé ou publié dans un dossier.
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Sur le plan Gratuit
Les modèles du catalogue s’importent, mais restent figés : utilisables tels quels, sans modification.
À lire aussi
Un modèle vaut ce qu’il contient : voyez les demandes de documents, le bon pour accord et les décisions à choix qui le composent. Pour voir ce que donne une suite de ce genre sur un vrai métier, ouvrez la page constructeurs de maisons ou celle des experts-comptables.
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