Avant le premier conseil, il y a le dossier. Un conseiller en gestion de patrimoine réunit une quantité de documents avant de pouvoir recommander quoi que ce soit : ce que le client est, ce qu'il possède, ce qu'il sait des produits, ce qu'il attend. La collecte s'étale sur plusieurs semaines, par e-mail, avec une pièce périmée ici et un questionnaire à moitié rempli là. Voici une liste de travail et une manière de la tenir.
Les obligations d'un conseiller dépendent de son statut, de son rattachement professionnel et des produits qu'il propose. Cette liste regroupe les pièces que l'on demande le plus souvent ; elle ne remplace ni votre propre procédure de connaissance du client, ni les consignes de votre association professionnelle ou de votre régulateur. En cas de doute sur une pièce obligatoire, c'est auprès d'eux qu'il faut vérifier.
Les documents de l'entrée en relation
Ce sont ceux que le cabinet produit et que le client lit, valide ou renvoie signés.
- Le document d'entrée en relation, qui présente le cabinet, son statut et ses modalités d'intervention.
- La lettre de mission, qui cadre ce que vous ferez et dans quelles conditions.
- Le questionnaire de connaissance du client, qui recueille sa situation, ses objectifs, son expérience des placements et son rapport au risque.
Ces trois documents ont un point commun : on doit pouvoir dire plus tard quelle version le client a reçue et quand il l'a acceptée.
Les pièces d'identification
Le plus souvent :
- une pièce d'identité en cours de validité, pour chaque personne concernée ;
- un justificatif de domicile récent ;
- le dernier avis d'imposition ;
- un relevé d'identité bancaire.
Pensez au conjoint ou au co-titulaire quand le dossier est commun : chacun a ses propres pièces, et un seul dossier peut cacher deux collectes.
Les pièces patrimoniales
Elles dépendent du patrimoine à étudier, et il est inutile de tout demander dès le premier jour. On rencontre souvent :
- des relevés de comptes et de placements, avec leur date ;
- les contrats existants, par exemple d'assurance-vie ou d'épargne, avec leurs derniers relevés ;
- les titres de propriété des biens immobiliers et, le cas échéant, les tableaux d'amortissement des prêts ;
- les statuts et derniers comptes d'une société dont le client est dirigeant ou associé ;
- des justificatifs d'origine des fonds, lorsque votre procédure en prévoit pour l'opération envisagée.
Demandez en priorité ce qui conditionne la première recommandation, et le reste au fil de l'eau. Une liste de vingt pièces envoyée d'un coup décourage ; trois demandes de cinq pièces se traitent.
Pourquoi la collecte s'enlise
Les pièces ne se ressemblent pas. Un avis d'imposition se retrouve en deux minutes, un contrat ancien cherché chez un assureur prend une semaine. Annoncez dès le départ ce qui sera long, pour que le client commence par là.
Le questionnaire n'est pas qu'un formulaire. Un client qui le remplit seul, en vitesse, répond souvent à côté. Prévoyez de le relire avec lui et de noter ce qui change.
Personne ne tient le décompte. Le cabinet suit la liste dans une tête ou un tableur, le client ne sait pas ce qui l'empêche d'avancer. Il est plus simple de lui montrer la liste et l'état de chaque pièce.
Faire du dossier une base qui reste utile
Une fois la collecte terminée, le dossier ne s'arrête pas. Avant un arbitrage, une souscription ou le point annuel, la question revient : quelle situation avions-nous retenue, qu'avons-nous proposé, et qu'a répondu le client ? Gardez au même endroit les documents reçus, la proposition présentée et la réponse datée. Séparez ce que le client lit de vos notes internes, et ne laissez voir les pièces patrimoniales qu'aux personnes qui en ont l'usage.
Avec Kolinea
Kolinea organise cette collecte sans prétendre vous rendre conforme : il collecte, conserve et date les documents. Le questionnaire et les pièces d'identification forment une demande de documents : une ligne par pièce, une consigne facultative, une échéance. Le client, et son conjoint ou co-titulaire, entrent chacun par un lien, confirmé par un code reçu par e-mail, sans compte. Vous acceptez chaque pièce ou la refusez avec un motif.
La lettre de mission peut être soumise en bon pour accord, avec la date et le nom de la personne qui valide ; c'est une validation simple, pas une signature électronique qualifiée. Les pièces patrimoniales se publient en confidentiel : le cabinet et le client nommé les lisent ; un notaire ou un expert-comptable ajouté comme intervenant ne les voit pas, sauf si vous le nommez. Les rappels partent deux jours avant l’échéance, le jour même, le lendemain, puis sept jours après.
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