Organisme de formation : modèle de dossier de formation
Modèles de dossier
Chaque session, préparée d’avance
Le modèle « Parcours de formation » prépare le recueil des besoins, la validation du programme et les pièces de fin de session, avec leurs échéances.
- Demandes prévues, dans l’ordre
- Des échéances calées sur chaque session
- Vos propres modèles, partagés avec votre équipe (Premium)
Remplace : Copier-coller d'un ancien dossier · Checklist papier
Vous écrivez vos demandes une fois pour tous vos clients
Kolinea propose aux organismes de formation un modèle de dossier de formation, « Parcours de formation » : trois publications préparées, le recueil des besoins, la validation du programme et les pièces de fin de session. Vous le rouvrez pour chaque session. Le modèle prépare, vous publiez.
Pourquoi repartir du même modèle à chaque session ?
D’une session à l’autre, les dossiers se ressemblent : mêmes pièces à réclamer à l’entreprise cliente, même convention à faire accepter, mêmes preuves à rassembler à la fin. Tout réécrire revient à recopier la session précédente en espérant n’oublier ni une pièce ni une échéance.
Que contient le modèle « Parcours de formation » ?
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« Recueil des besoins »
Une demande de documents à dix jours. Elle commence par « Bonjour …, pour préparer « … », j’ai besoin des pièces ci-dessous. » (les pièces du recueil, en détail)
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« Validation du programme »
Un bon pour accord à sept jours, intitulé « Programme et convention de formation — … », avec le message « Voici le programme et la convention de « … », à valider avant le démarrage. »
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« Pièces de fin de session »
Une demande de documents à sept jours, introduite par « La session est terminée. Merci de déposer ci-dessous les pièces à conserver. »
À partir de quel jour se comptent les échéances ?
Le modèle retient une durée, pas une date : dix jours, sept jours. Les sept jours des pièces de fin de session partent donc du jour où vous préparez cette publication, pas de l’ouverture du dossier : préparez-la quand la session se termine, ou corrigez l’échéance dans le composeur avant de publier.
Qu’est-ce que le modèle laisse à écrire ?
Les personnes nommées et le document soumis au bon pour accord ne passent pas dans un modèle : vous joignez le programme et la convention en préparant la publication. Il laisse aussi de côté le choix du format, la liste définitive des stagiaires ni les convocations. Au plan Gratuit, vous l’employez tel qu’importé ; le retoucher demande Premium.
En vrai, dans le dossier Delmas Logistique
Le dossier d’essai reprend les publications du modèle et y intercale ce qu’il ne prévoit pas. Après le recueil des besoins, Catherine Jourdan écrit à la main un choix entre trois formats, que Vincent Delmas, le directeur général, tranche en faveur de deux jours espacés d’une semaine. Vient ensuite la validation du programme, avec ses deux fichiers joints, qu’il accepte. Enfin, Baptiste Delaunay, collègue de Catherine, demande la liste définitive des stagiaires et l’accord de prise en charge de l’opérateur de compétences.
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