Emportez le dossier tel que vous le lisez, quand vous voulez

L’export suit la vue de celui qui le demande. Un intervenant obtient le dossier tel qu’il le lisait, un intervenant à accès limité ce qu’il voit, un membre de l’équipe tout ce que son rôle lui montre. Personne n’emporte ce qui lui était caché dans le dossier.

Le menu Exporter propose :

• le fil en PDF, avec en option la page de garde et sa synthèse, les participants et leurs coordonnées, les champs personnalisés, les commentaires, les notes vocales, les réactions, la mention « Vu par » quand le dossier l’active, et l’historique des modifications
• les documents d’origine, rangés dans l’archive et précédés du jour où ils ont été partagés
• une période limitée, selon la date de publication, les commentaires suivant leur publication

Avant de lancer, la taille estimée s’affiche. L’archive contient aussi un fichier LISEZMOI qui dit de quelle vue il s’agit, quelle période est couverte et ce que chaque partie renferme.

Deux choix restent à l’équipe seule : un paquet JSON réimportable, pour restaurer le dossier dans un autre espace ou un autre environnement, et la vue des intervenants, qui montre uniquement ce que lisent les intervenants du dossier, sans note interne, sans commentaire interne et sans champ réservé à l’équipe. Même si la demande les réclame, ils sont refusés à quiconque n’est pas de l’équipe.

L’archive se prépare sans bloquer l’écran : vous pouvez fermer la fenêtre. Un e-mail donne le lien de téléchargement dès qu’elle est prête, et la fenêtre « Exporter » la garde aussi. Une personne invitée sans adresse e-mail la retrouve à cet endroit.

Le lien est valable 7 jours. À chaque téléchargement, l’autorisation est revérifiée : si l’accès de la personne a été retiré entre-temps, ou si l’espace a retiré l’export à son profil, le fichier ne part pas.

Quelques garde-fous encadrent la demande :

• un seul export à la fois par personne et par dossier
• 10 exports par personne sur 24 heures
• un PDF est refusé au-delà de 1 500 publications : l’export invite alors à choisir une période plus courte, ou à exporter sans le PDF
• une archive de plus de 4 096 Mo est refusée, avec le même conseil

Bâtiment, rénovation. À la réception du chantier, le client exporte le fil en PDF avec les documents : devis accepté, photos, décisions. Il a sa copie, qu’il garde même sans plus rien demander à l’entreprise. Un artisan à accès limité n’emporte, lui, que ce qu’il voyait.

Cabinets d’avocats et d’expertise comptable. Le cabinet exporte un dossier en PDF avec ses pièces pour le classer selon ses règles de conservation, ou prend le paquet JSON pour le restaurer dans un autre espace. Pour répondre à un tiers, il peut n’exporter que la vue des intervenants, sans les notes internes.

L’export n’existe pas partout. Un dossier d’essai ne s’exporte pas, et un dossier lu par un simple lien, comme un dossier d’exemple ou un dossier qui attend son professionnel, se lit sans se télécharger.

L’espace peut retirer l’export aux intervenants à accès limité, depuis l’onglet « Sécurité » de ses paramètres. Ce réglage ne touche pas les autres intervenants, qui exportent toujours. Il s’applique à la demande, à la préparation et au téléchargement, et il n’est jamais une révocation : le désactiver rend l’export à ceux qu’il concernait.

Une archive n’est pas un coffre-fort à valeur probante, et l’export ne remplace pas vos obligations de conservation. Il ne se fait pas non plus à la place d’une personne : un export reste attaché à celui qui l’a demandé, et ne se télécharge pas à sa place.

Une intégration peut aussi demander l’export par l’API : l’archive se prépare de la même façon, avec les mêmes limites.

• Clôture et archive, ce qu’un dossier clos garde à vie
• Confidentialité des pièces, ce que seules l’équipe et les personnes nommées lisent
• Intervenants et équipe, les accès complets et limités
• API et intégrations, demander un export depuis vos outils