Dupliquer un dossier : l'an prochain repart de cette année
Chaque année, le même dossier à refaire
Le même client revient tous les ans pour son bilan, la même formation repart à chaque session, le même contrat se renouvelle. Le dossier de l'an dernier avait tout : les bonnes personnes, les informations du client, la liste des pièces à fournir. Repartir d'un dossier vide, c'est tout ressaisir, et oublier une pièce qu'on avait mis du temps à bien nommer.
Un nouveau dossier, prérempli depuis l'ancien
« Dupliquer » se trouve dans le menu « … » du dossier, et dans la bannière d'un dossier clos, à côté de « Rouvrir ». L'assistant de création s'ouvre, déjà rempli.
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Le sujet et la description
Sont repris, et vous les modifiez. Si le sujet contient une année, Kolinea propose l'année suivante : « Bilan 2026 » devient « Bilan 2027 ».
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Les intervenants
Sont tous cochés. Vous décochez ceux qui ne suivent pas.
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Les champs du dossier
Le nouveau dossier a les mêmes groupes de champs, vides ou avec leurs valeurs, à votre choix. Une date déjà passée n'est jamais reprise.
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Les pièces
De la dernière demande de documents sont prêtes à redemander, dans les publications prévues du nouveau dossier.
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Rien ne part
Avant « Ouvrir le dossier » : les intervenants ne sont prévenus qu'à ce moment-là, comme pour tout nouveau dossier.
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Les deux dossiers se citent
Dans les informations du dossier, l'équipe lit « Dupliqué de » et « Dupliqué dans », avec un lien vers l'autre.
Ce que ça ne fait pas
Le fil, les documents, les rendez-vous et l'historique restent dans le dossier d'origine : le nouveau commence sans passé. Seule l'équipe duplique, et seulement si l'espace peut encore ouvrir un dossier : le nouveau compte dans les dossiers actifs, comme les autres. Un dossier d'exemple ou un dossier qui attend encore d'être repris par son professionnel ne se duplique pas.
La duplication existe aussi par l'API, et l'assistant IA peut la faire à votre demande : dans les deux cas, les intervenants sont ajoutés au nouveau dossier sans être prévenus.
À lire aussi
Pour partir d'une organisation type plutôt que d'un dossier précis, voyez les modèles de dossier. Les champs personnalisés disent ce que contient un groupe de champs.
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