Une réponse reçue au téléphone, rangée dans le dossier
Le client répond, mais pas là où vous l'attendiez
Vous avez posé la question dans le dossier : parquet chêne ou carrelage ? Le client vous répond le soir par WhatsApp, ou vous le dit au téléphone. Sa pièce d'identité arrive par e-mail. Rien de faux, mais le dossier, lui, attend toujours : la demande reste « à faire », la relance part, et dans trois mois personne ne saura plus où chercher le choix.
Vous enregistrez la réponse, en son nom
Sur la carte de la demande, l'auteur de la demande ou le responsable du dossier choisit « Enregistrer pour… ».
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Ce qui s'enregistre
Le choix d'une décision, la réponse ou le refus d'une demande, le créneau d'un rendez-vous, un bon pour accord, un formulaire, une pièce déposée.
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D'où vient la réponse
Téléphone, WhatsApp ou SMS, e-mail, de vive voix, courrier. Vous pouvez joindre la preuve : la capture du message, l'e-mail, le document signé.
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La trace
La réponse est celle du client, et chacun lit dessous « Enregistré par Claire Martin, par téléphone ». Le journal du dossier le garde aussi.
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Le client est prévenu
Il reçoit un e-mail qui lui dit ce qui a été enregistré. Si ce n'est pas ce qu'il a dit, il répond à cet e-mail, et sa réponse arrive dans le dossier.
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Une pièce déposée pour lui
Est acceptée tout de suite : c'est vous qui l'avez vérifiée en la rangeant.
Ce que ça ne fait pas
Vous ne répondez qu'à la place d'un intervenant qui pourrait répondre lui-même à ce moment, et une seule fois : une décision déjà prise ne se reprend pas ainsi. Un bon pour accord enregistré par l'équipe reste l'accord d'une personne nommée, daté et marqué comme saisi par vous ; il n'a pas plus de valeur qu'un accord donné depuis le lien, c'est-à-dire celle d'une validation simple. L'assistant IA ne prend jamais le relais : seule une personne de l'équipe le fait.
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Le bon pour accord et les décisions à choix disent ce que chaque réponse enregistre.
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