Les étapes clés du dossier, datées et confirmées
Une étape clé se perd dans le fil
« Hors d’eau », « compromis signé », « dépôt du dossier » : ces étapes structurent un dossier qui dure des mois, et pourtant elles se noient entre deux messages. Au bout de quelques semaines, personne ne sait plus si l’étape a eu lieu, ni quand, ni qui l’a constaté.
Le jalon donne à chaque étape une date et un état, visibles de tous au même endroit.
Une date prévue, puis une étape atteinte
Depuis le composeur, dans le groupe « Planifier » à côté du rendez-vous et du lieu, vous choisissez « Marquer une étape ».
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Ce que vous saisissez
Un titre, une date prévue et, si vous voulez, une description courte de 500 caractères au plus. La date est un jour, sans heure.
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Qui le confirme
L’étape passe de « prévue » à « atteinte » d’un clic, par la personne qui l’a posée (un client compris) ou par n’importe quel membre de l’équipe. Un jalon ne se confirme qu’une fois, tant que le dossier est ouvert.
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La trace
Une fois atteinte, la carte affiche la date et le nom de la personne qui l’a marquée, et le fil le rappelle d’une ligne (« Claire a validé l’étape… »).
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Pas de destinataire, pas de rappel
Un jalon n’attend rien de personne. Il ne relance donc personne.
Jamais « en retard », seulement « à confirmer »
Quand la date prévue est passée sans confirmation, le jalon n’est pas en retard : personne ne devait rien. Il change de message, selon qui lit.
- Pour qui peut le confirmer, il devient « à confirmer », en couleur d’alerte, avec le bouton en évidence. Il rejoint aussi la liste « À traiter » du dossier, sous le nom « Confirmer l’étape ».
- Pour les autres, c’est un simple « prévu le… · pas encore confirmé », sans reproche ni urgence.
Lisible de tous, même d’un intervenant à accès limité
Un intervenant à accès limité ne voit que ce qui le nomme ou le mentionne, et les jalons. Une publication qui ne porte que des jalons se lit donc par tous les intervenants du dossier. Une note interne reste réservée à l’équipe, et une publication confidentielle à ceux qu’elle nomme ou mentionne : le jalon n’y change rien.
Le jalon se retrouve ensuite partout où le dossier montre ses dates :
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Le calendrier du dossier
(« Calendrier & Journal ») le place à sa date, et signale « À confirmer » celui qui attend.
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L’avancement
Une barre indique « 2/5 jalons atteints » (par exemple) et se déplie sur la liste des étapes.
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L’agenda par abonnement
Les jalons font partie des types d’événements proposés, avec les rendez-vous confirmés et les échéances, et vous en retirez le type si vous n’en voulez pas. Dans l’agenda, l’événement porte un drapeau, le titre et le nom du dossier. Un dossier clos garde ses jalons dans l’agenda, mais plus ses échéances.
Un jalon se range aussi dans un modèle : sa date est alors gardée en jours à partir de l’enregistrement, et recomptée à partir du jour d’utilisation.
En situation
Bâtiment, rénovation. Vous posez « Hors d’eau » à la date prévue au planning. Le client, qui n’a pas à deviner où en est le chantier, voit l’étape dans le fil et dans l’avancement. Le jour venu, vous ou un collègue la confirmez, et le dossier garde la date réelle.
Immobilier, courtage. « Compromis signé » est posé par le professionnel avec sa date prévue. Si la date passe sans que personne ne l’ait marqué, le jalon passe en « à confirmer » pour l’équipe, et le vendeur lit « pas encore confirmé », pas un « en retard » qui n’en est pas un.
Ce que ça ne fait pas
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Il n’y a pas de relance.
Aucun rappel n’est envoyé, ni avant la date ni après : le jalon n’a pas d’échéance de réponse.
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Ce n’est pas un planning.
Un jalon est une date isolée, avec un titre et une courte description ; il n’a ni durée ni dépendance avec un autre.
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Le client ne confirme pas à la place de l’équipe.
Il ne peut marquer atteint que le jalon qu’il a posé lui-même.
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Rien ne se marque après la clôture.
Un dossier clos est en lecture seule : un jalon qui attendait reste tel quel jusqu’à la réouverture.
À lire aussi
- Agenda par abonnement, pour retrouver les jalons dans l’agenda que vous utilisez déjà
- Intervenants et équipe, pour ce que voit un intervenant à accès limité
- Vue en attente, pour ce qui attend encore quelqu’un dans le dossier
- Prise de rendez-vous, l’autre date du groupe « Planifier »
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