Caler un rendez-vous sans les trois allers-retours
Rendez-vous
Le terrassement, calé dans le dossier
Proposez plusieurs dates pour implanter le bassin. Votre client choisit ; l’invitation d’agenda part avec l’adresse du chantier.
- Plusieurs créneaux, un seul choix
- Adresse du chantier jointe
- Invitation d’agenda à la confirmation
Remplace : SMS · Allers-retours par téléphone
Un rendez-vous confirmé arrive avec son invitation d’agenda
Des créneaux proposés, un créneau choisi
Le rendez-vous se propose depuis le dossier, avec plusieurs créneaux à la fois. L’autre partie en choisit un ou en demande d’autres, et la confirmation lui arrive avec l’invitation d’agenda.
- Dans le composeur du dossier, vous ajoutez une proposition de rendez-vous. Vous donnez de un à cinq créneaux (date, heure, durée), et vous pouvez saisir « jeudi 14h » ou « demain 9h30 » plutôt que de passer par le calendrier.
- Vous choisissez le lieu : sur place, par visioconférence ou par téléphone. Sur place, l'adresse se choisit parmi des suggestions et s'affiche sur un plan, ou se rédige en quelques mots (« sur le chantier »). En visio, vous collez un lien ; votre salle habituelle peut être enregistrée dans votre compte et sera proposée d'office aux rendez-vous suivants.
- Votre client reçoit la proposition et choisit un créneau, ou demande d'autres propositions en joignant un message qui dit ce qui ne va pas.
- Dès qu'un créneau est choisi, le rendez-vous est confirmé pour tout le monde. Il ne peut plus que s'annuler.
Si le client demande d'autres créneaux, vous publiez une nouvelle proposition. L'ancienne reste visible avec son statut, et l'échange demeure dans le dossier plutôt que dans une boîte mail.
Dans l'agenda de chacun
À la confirmation, le rendez-vous part avec un fichier d'invitation (.ics) joint au résumé d'activité des lecteurs qui ne l'ont pas encore vu. La carte confirmée porte aussi un bouton « Ajouter à mon agenda ». Un rendez-vous confirmé puis annulé est annoncé de la même façon, avec l'invitation qui le retire de l'agenda.
Les rendez-vous confirmés rejoignent aussi l'agenda par abonnement, sans rien importer à la main.
En situation
- Immobilier, courtage, patrimoine. Une visite se propose sur place, avec l’adresse exacte, et le rendez-vous de signature chez le notaire se propose de la même façon. La vue « en attente » montre qui n’a pas encore répondu.
- Cabinets d’avocats et d’experts-comptables. Le rendez-vous de signature ou de bilan se fixe en visio : un lien, trois créneaux, un client qui répond depuis son téléphone.
Ce que ça ne fait pas
- Kolinea ne lit pas vos disponibilités : vous proposez les créneaux, il ne les déduit pas de votre agenda. La lecture de vos disponibilités et l'écriture directe dans votre agenda ne sont pas livrées.
- Le rendez-vous se propose à des personnes du dossier. Kolinea n'offre pas de page de réservation ouverte à tout visiteur.
- Un rendez-vous confirmé ne se déplace pas : il s'annule, puis vous en proposez un nouveau.
- Les adresses suggérées sont des adresses françaises ; pour un lieu à l'étranger, rédigez-le en texte libre.
À lire aussi
Le lieu complète la date : voyez le partage de lieu, avec ses secteurs approximatifs, et l'agenda par abonnement pour retrouver tous vos rendez-vous au même endroit. Pour savoir qui n'a pas répondu, consultez la vue en attente.
Rendez-vous, dans d’autres métiers
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