Un formulaire que vos destinataires remplissent ensemble, à leur rythme
Des questions posées une fois, des réponses qui s’accumulent
Pour cadrer un dossier, il faut souvent plus d’une réponse : un besoin, une échéance, un moment pour joindre la personne. Posées par messages, ces questions se perdent au fil des échanges, et la réponse arrive en morceaux. Un formulaire les réunit dans le fil, au même endroit, avec une seule réponse que chaque destinataire peut écrire à son tour.
Des champs, une réponse partagée
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Les champs
Vous écrivez directement la liste des champs, trente au plus. Le message qui accompagne le formulaire fait l’introduction, le formulaire n’a pas de titre à lui. Chaque champ porte son nom (255 caractères au plus) et se marque obligatoire ou facultatif.
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Quatre types de réponse
Texte court (255 caractères au plus), texte long (5 000 caractères au plus), choix unique, choix multiple. Un champ à choix propose au moins deux options distinctes, vingt au plus.
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Une seule réponse
Le formulaire s’adresse à une ou plusieurs personnes, ou à l’autre partie du dossier, mais il n’y a qu’une réponse pour tous. L’un remplit deux champs, un autre complète le lendemain, un troisième corrige une réponse. Chaque champ affiche « Rempli par » son auteur et la date, avec la mention « modifié » s’il a été repris.
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Un enregistrement qui ne piétine personne
Le bouton « Enregistrer » n’envoie que les champs que vous avez changés. Deux destinataires qui remplissent des champs différents au même moment ne s’effacent pas, et un champ que vous n’avez pas touché garde son auteur. Ce que vous tapez reste dans votre navigateur jusqu’à l’enregistrement.
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Un affichage à la mesure du formulaire
Jusqu’à deux champs, on remplit directement dans le fil. Au-delà, le fil liste les champs avec leur réponse (huit au plus, puis « + 3 autres champs »), et un bouton ouvre le formulaire complet dans un panneau, sur le premier champ resté vide.
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Le statut
« À faire » tant que rien n’est rempli, « En cours » dès qu’un champ l’est, « Traitée » quand tous les champs obligatoires le sont. L’en-tête le dit en mots : « pas encore rempli », « 1 champ sur 3 rempli », « rempli ». Vider un champ obligatoire fait redescendre le statut.
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L’échéance et les rappels
L’échéance est facultative, comme pour les autres ressources. Elle déclenche les relances automatiques, qui s’arrêtent au traitement ou à l’annulation. Tant que le formulaire n’est pas traité, il figure dans la vue en attente de ses destinataires, avec l’action « Remplir ».
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Votre information
Celui qui a posé le formulaire est prévenu quand quelqu’un le remplit, sauf s’il l’a rempli lui-même.
Le formulaire se garde aussi dans un modèle de publication : les noms des champs et les libellés des options peuvent y porter les variables du dossier. Il est possible dans une note interne, adressé à des membres de l’équipe seulement.
En situation
Cadrer un dossier, quel que soit le métier. Le catalogue de modèles propose un « Questionnaire de démarrage », échéance à sept jours : « Votre besoin, en quelques mots » (texte long, obligatoire), « Une échéance à respecter ? » et « Le meilleur moment pour vous joindre » (textes courts, facultatifs). Le client n’a que le besoin à écrire pour que le formulaire passe à « Traitée ».
Conseil et cabinets. Le « Questionnaire de découverte » prépare le premier rendez-vous : « Activité principale » (obligatoire), « Nombre de salariés », « Date de clôture de l’exercice » et « Vos attentes ». Deux personnes de l’entreprise peuvent se partager les réponses, l’une l’activité, l’autre la date de clôture ; vous relisez une réponse, pas quatre messages.
Ce que ça ne fait pas
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Il n’y a pas de champ pour joindre un fichier.
Les quatre types sont des textes et des choix. Pour réunir des pièces, c’est la demande de documents.
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Rien n’empêche d’enregistrer un formulaire incomplet.
Le formulaire prévient (« Formulaire enregistré. 2 champs obligatoires restent à remplir. ») sans refuser : l’information arrive rarement d’un coup.
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Une seule réponse, pas une par personne.
Pour savoir ce que chacun pense, posez à chacun sa question ; pour trancher un choix, c’est la décision à choix.
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Seuls les destinataires remplissent.
Celui qui a posé le formulaire lit les réponses ; un client que le formulaire ne nomme pas ne peut pas écrire dedans. Un formulaire annulé ou un dossier clos ne se remplit plus.
À lire aussi
Le formulaire se publie depuis le fil : la rédaction d’une demande explique comment, et le fil du dossier comment tout s’y retrouve. Pour publier plus vite le même questionnaire d’un dossier à l’autre, voyez les modèles de dossier, et pour ceux qui doivent le remplir, intervenants et équipe.
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