Avocat : pièces confidentielles partagées avec un client
Confidentialité
Ce qui est confidentiel le reste
Les notes internes restent au cabinet. Une pièce confidentielle n’est lue que par le cabinet et par les seuls intervenants qu’elle nomme ou mentionne. Le journal dit qui a consulté quoi.
- Notes internes, invisibles du client
- Confidentiel : l’équipe et les intervenants nommés
- Journal d'accès exportable
Remplace : Mails transférés · Pièces sensibles sur WhatsApp
À la question « qui a vu ce document ? », vous avez la réponse
La pièce qui n'a rien à faire dans le dossier de l'expert-comptable
Un litige commercial réunit vite plusieurs personnes autour d'un même dossier : le dirigeant, son directeur général, l'expert-comptable de la société, parfois un huissier ou un consultant. Chacun a besoin de quelque chose, aucun n'a besoin de tout. Votre analyse de la position du client, le montant sous lequel il refuse de transiger, la correspondance avec la partie adverse : ces pièces appartiennent à vous et à lui.
Le réflexe habituel consiste à les envoyer à part, par e-mail. Elles sortent alors du dossier, et il devient impossible de dire qui les détient, sous quelle forme, et depuis quand.
Un choix fait au moment de publier
Chaque publication se règle à l'écriture : visible des participants, interne à votre équipe, ou confidentielle. Une publication confidentielle n'est lue que par votre cabinet et par les intervenants que vous nommez ou mentionnez dans la publication elle-même. Elle n'est jamais montrée au groupe « Tous les intervenants », et une simple mention dans un commentaire ne l'ouvre pas à quelqu'un d'autre.
L'interrupteur « Confidentiel » est réservé à l'équipe : un intervenant ne peut pas déclasser une pièce, ni la rendre visible par erreur. Une pièce qui ne le concerne pas n'apparaît pas pour lui, ni en grisé, ni avec un cadenas. Il n'a rien à deviner.
Les rappels respectent le même cloisonnement
Un rappel automatique ne part qu’à une personne qui peut lire la publication concernée. Rappeler à un client de déposer une pièce confidentielle ne révèle donc pas son existence à quelqu’un qui n’a pas à la connaître. L’agenda de l’espace, disponible avec Premium, qui regroupe les dates de tous les dossiers, ne reprend de son côté jamais une publication confidentielle.
Savoir qui a ouvert quoi
Le journal d'accès du dossier enregistre qui l'a ouvert, quel document a été consulté ou téléchargé, quand, et depuis quel appareil. Le responsable du dossier et les superviseurs le lisent, et il s'exporte en CSV. Le jour où quelqu'un affirme ne jamais avoir reçu une pièce, ou l'avoir vue sans en avoir le droit, la réponse existe.
Vous pouvez aussi retirer l'accès d'un intervenant à tout moment, sans toucher à ce que le client continue de voir.
Le classement des pièces reste le vôtre
Kolinea cloisonne et journalise l'accès. Il ne détermine pas à votre place ce que couvre votre secret professionnel : c'est à vous de classer chaque pièce, au moment où vous la publiez. L'outil rend cette décision ferme, visible et vérifiable après coup.
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